PROJECT ONLINE. COMO ENCONTRAR QUIEN HACE USO DE PROJECT ONLINE.


Buenas,

Hemos considerado conveniente haceros llegar una revisión de este tema, que ha sido comentado por Brian Smith en su blog:

https://blogs.msdn.microsoft.com/brismith/2016/09/12/project-online-how-do-i-find-who-is-using-project-online/

Ésta ha sido una conversación recurrente por parte de los usuarios de Project Online desde hace tiempo, y debido a cambios relacionados con mejoras en el rendimiento, se han tenido que contemplar maneras alternativas de localizar dicha información.

Estimamos adecuado añadir además este enlace, donde uno de nuestros MVPs, Paul Mather, ofrece otra alternativa a esto:

https://pwmather.wordpress.com/2016/09/30/want-to-capture-the-last-logon-time-for-the-projectonline-pwa-users-ppm-javascript-office365-sharepoint/ for details

“Chris Boyd contestó recientemente la pregunta acerca de por qué la columna “última conexión” (last connect) no estaba visible ya en Project Online, y sugería cómo podíamos tratar de reemplazar esta funcionalidad haciendo uso de otras características actualmente disponibles en Project Online y Office 365.

La conversación original se puede encontrar en el siguiente enlace:

https://microsoftproject.uservoice.com/forums/218133-office-365-project-portfolio-management-ppm/suggestions/14773167--last-connect-column-no-longer-shown-in-project-o

Empecemos por indicar el por qué la fecha de la última conexión se ha eliminado de la página de administración en PWA. Desafortunadamente, mantener esta información era una operación bastante “costosa” en términos de rendimiento que impactaba a los usuarios finales de maneras inesperadas, introduciendo un impacto negativo, sobre todo al realizar las siguientes operaciones:

  • Inicio de sesión en el sitio PWA
  • Navegando entre páginas del sitio PWA
  • Tiempo de respuesta al cargar el Centro de Proyectos

En el momento presente no existe intención de añadirlo de nuevo. Independientemente, seguiremos monitorizando la necesidad de las organizaciones para disponer de esta información.

Mientras tanto, existe un “workaround” para localizar quien está accediendo al sitio PWA:

  1. Configurar auditoría para una colección de sitios, apuntando al sitio PWA:             https://support.office.com/es-es/article/Definir-la-configuraci%c3%b3n-de-auditor%c3%ada-de-una-colecci%c3%b3n-de-sitios-a9920c97-38c0-44f2-8bcb-4cf1e2ae22d2?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Debemos confirmar marcamos la opción “Searching site content”

2. Añadimos un web part “Search-Driven Content” a la    página de inicio del sitio PWA, o a otra página que consideremos conveniente.

a) Pinchamos en la rueda dentada de la esquina superior derecha

b) Editamos la página

c) Añadimos un Web Part

d) Categoría “Search-Driven Content” “Recommended Items”. Si no queremos que el web part aparezca, debemos continuar con lo siguiente. De otro modo, debemos ir al paso

e) En el web part “Recommended Items”, pinchamos en la flecha en la esquina superior derecho.

f) Editamos el web part

g) Expandimos “Layout”, y marcamos “Hidden”

h) Damos a OK

3. Pinchamos sobre “Stop editing the page”

 

En este momento, cualquiera que acceda la página de inicio, será capturada su información. Para generar un informe:

  1. Vamos a: https://my_spo_url/PWA_URL/_layouts/15/Reporting.aspx?Category=Auditing
  2. Ejecutamos un informe personalizado
  3. Confirmamos seleccionamos “Searching site content”

 

El informe que se genera debiera indicarnos quien ha accedido al sitio PWA. Conviene resaltar que no capturará información de uso del cliente Project, o generación de informes usando OData.

El fichero resultante es de tipo Excel, con dos pestañas: “Audir Data – Table”, y “Report Data1”.

Obviamente esto sólo captura información de páginas específicas, de tal modo que debemos añadir otra páginas que nos resulten relevantes, si no fuera así la de inicio. Tengamos también en cuenta que no capturará información de uso OData, Project PRO, cliente de escritorio de Project Online o la aplicación IPad Portfolio.

Esperamos os resulte de interés, un saludo

Jorge Puig

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