PROJECT SERVER Y SINCRONIZACION DE USUARIOS CON SITIOS DE PROYECTO.


Hola, buenas,

Llevábamos tiempo ya pensando en traducir este estupendo post de Brian:

http://blogs.technet.com/b/projectsupport/archive/2014/12/03/project-server-and-synchronizing-users-to-project-sites.aspx

el cual nos comenta varios cambios relevantes a este respecto. Nos permitimos traduciróslo:

“En este post queremos resaltar determinadas diferencias entre Project Server 2010 y Project Server 2013, relacionadas con la sincronización de usuarios con sitios de proyecto. Una parte clave de este cambio debiera tenerse en cuenta antes de realizar una migración, ya que hay un parámetro configurable mediante la interfaz gráfica en esta versión, que ya no existe en la versión de 2013, y si se deshabilita antes de la migración, no se puede configurar otra vez en 2013; hablaremos en detalle de este parámetro, y una manera de solventarlo más adelante, pero primero vamos a ver como ha evolucionado el comportamiento y la configuración.

En Project Server 2010 existía una casilla de verificación en PWA \ Configuración del servidor \ Configuración de aprovisionamiento de sitios de proyecto, que decía “Active esta opción para sincronizar automáticamente a los usuarios de Project Web App con los sitios del proyecto cuando éstos se creen, cuando los jefes de proyecto publiquen proyectos y cuando cambien los permisos de usuario en Project Server. Si se desactiva la casilla de verificación, los usuarios de Project Server no se sincronizarán nunca con los sitios del proyecto.”

 

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En este ejemplo no está marcada, lo cual se refleja en la base de datos “Published”, en la tabla “MSP_WEB_ADMIN”, columna “WADMIN_AUTO_ADD_USER_TO_SUBWEB”. Si no está marcada, el valor será 0, y si sí lo está, será 1.

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Si creamos un nuevo proyecto, le añadimos recursos a tareas, y lo publicamos, vemos los siguientes trabajos en la cola, y no aparece nada relacionado con configuración de permisos en este plan de proyecto:

Project Save from Project Professional

Start Workflow success

Project Publish Notifications

Project Publish success

Reporting (Project Publish)

Project Site Create

Reporting (Project Sync)

Reporting (Enterprise Project Type and Workflow Information Sync)

Si vamos a PWA \ Configuración del servidor \ sitios de Proyecto, seleccionamos el proyecto, y pinchamos sobre “Sincronizar”

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Vemos que se ejecutan un par de trabajos:

Project Site Membership Synchronization

Reporting (Project Sync)

Independientemente, podemos confirmar que no se han añadido los usuarios que estábamos esperando al sitio de proyecto. Únicamente cuando marcamos la casilla de verificación mencionada en la primera captura de pantalla, y pinchamos luego sobre Sincronizar en la página de Sitios de Proyecto vemos que se añada a los usuarios. Esta casilla de verificación controla se añadan los usuarios al sitio.

Existen otros parámetros de configuración en Project Server 2010 que no se controlan mediante la interfaz gráfica, pero pueden configurarse de manera automática (o editando la base de datos, estando documentado en el artículo https://technet.microsoft.com/es-es/library/hh670402(v=office.14).aspx

tratándose de la misma tabla, MSP_WEB_ADMIN, cambiando en este caso la columna, “WADMIN_USER_SYNC_SETTING”

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Si este valor es 0, significa que todas las sincronizaciones están habilitadas. Si lo cambiamos a 2, este cambio no tiene efecto en la sincronización mientras la casilla de verificación siga marcada. La sincronización ocurre al crear el sitio, y también al usar el botón de Sincronizar.

 

Es momento ahora de hablar de la versión 2013. El cuadro de diálogo de la primera captura de pantalla no tiene equivalente en esta versión, y en una instalación nueva, el valor del parámetro de configuración “WADMIN_AUTO_ADD_USER_TO_SUBWEB” es por defecto, 1. El parámetro “WADMIN_USER_SYNC_SETTING” se puede modificar desde la interfaz gráfica, en PWA \ Configuración del servidor \ Configuración de sincronización de permisos de proyecto. (Ésto si tenemos permisos Project Server en el sitio PWA.)

 

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es interesante referenciar los valores para la columna WADMIN_USER_SYNC_SETTING de la tabla pub.MSP_WEB_ADMIN, que se pueden encontrar en el siguiente enlace:

https://msdn.microsoft.com/es-es/windows/microsoft.office.project.server.library.admin.usersyncsettings_di_pj14mref(v=office.15)

 

Si desmarcamos la opción “Habilitar la sincronización del sitio de proyecto” nos pondrá un valor de 10 en la base de datos, ya que deshabilita la sincronización con los sitios de proyecto y listas de tareas de SharePoint.

Con estos parámetros, que son equivalentes a los descritos anteriormente (el valor en la base de datos era 2, en vez de 10, ya que no se contemplaba la opción de lista de tareas), si creo un nuevo proyecto y lo publico, y/o si pincho sobre “Sincronizar” en la página de “Sitios de SharePoint conectados” no veo ningún tipo de trabajo de sincronización en la cola, y no se añaden usuarios al sitio de proyecto. En la versión 2013 ya no tenemos una opción que consista en un único click para sincronizar sitios si he usado la nueva característica de la interfaz gráfica para no deshabilitar la configuración de la sincronización.

Otro aspecto relevante, y lo que hizo que Brian investigara en detalle en este asunto es el asunto que comentaba en la introducción. ¿Qué ocurre si estoy usando la versión 2010 y tengo esa casilla de verificación desmarcada, y migro a 2013? En este caso puede hacer que nos quedemos estupefactos al comprobar que nuestros usuarios no son capaces de acceder a sitios de proyecto después de crear un proyecto. El comportamiento que veremos es que en una publicación inicial de un proyecto, asumiendo que se genera un sitio asociado, entonces incluso cuando tenemos la opción marcada de “habilitar la sincronización de proyectos”, no veríamos añadidos a nuestros usuarios, y tampoco veríamos los grupos adicionales “Project Web App Synchronized”. Sólo veríamos los miembros por defecto, Propietarios y Visitantes, si vamos a la Configuración del sitio \ Permisos del sitio.

Si pinchamos sobre el botón de Sincronización veremos que las cosas se ponen como debieran, y los nuevos grupos son añadidos, así como los usuarios. De tal manera que tengamos en cuenta de ese aspecto de configuración de la base de datos que hemos “arrastrado” de la migración, pero sólo al publicar un proyecto.

Mientras se decide cómo se actualizará la documentación para realizar esta comprobación antes de realizar una migración, Brian nos propone lo siguiente: Si hemos migrado desde 2010 (o una versión anterior) y no estamos viendo los permisos en los sitios, como esperaríamos cuando publicamos un proyecto, debemos revisar la base de datos: (adecuando el nombre de nuestra base de datos, en vez de ProjectWebApp)

SELECT [WADMIN_AUTO_ADD_USER_TO_SUBWEB] FROM [ProjectWebApp].[pub].[MSP_WEB_ADMIN]

Esto debiera devolvernos un 1. Si mostrara un 0, entonces podemos ejecutar lo siguiente:

Update [ProjectWebApp_PPM].[pub].[MSP_WEB_ADMIN]
Set [WADMIN_AUTO_ADD_USER_TO_SUBWEB] = 1
where [WADMIN_AUTO_ADD_USER_TO_SUBWEB] = 0

Se está revisando este comportamiento, y os haremos llegar una actualización tan pronto como esté disponible.

 

En Project Online esto nunca será un problema, porque el valor siempre será 1, y Project Online ahora tiene nuevos valores de configuración por defecto para la sincronización de permisos , de tal manera que por defecto no se sincroniza nada. Y como en 2013, si tienes la sincronización deshabilitada, cuando intentes pinchar sobre el botón de “Sincronizar” en los sitios conectados de SharePoint, no pasa nada.”

 

Esperamos os resulte de interés, un saludo

 

Jorge Puig

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