PROJECT ONLINE. SHAREPOINT SERVER 2013. SINCRONIZACION DE TAREAS.


Buenas,

En el post de hoy queríamos haceros llegar la referencia a este artículo:

http://support.microsoft.com/kb/2876938

el cual habla de la sincronización de tareas en el mundo online y SharePoint Server 2013. Como se explica en él, el proceso de sincronización de las listas de tareas con Microsoft Outlook difiere de manera significativa, si lo comparamos entre Microsoft SharePoint Server 2010 y Microsoft SharePoint Server 2013. El artículo en sí comenta las diferencias entre la características "Sync to Outlook" de SharePoint Server 2013 y el mundo online, respecto a la característica "Connect to Outlook" de SharePoint Server 2010.

Debemos tener claro que, a fecha de hoy, para que las listas de tareas se puedan sincronizar correctamente, el servidor de SharePoint y el de Exchange deben estar instalados en el mismo entorno. Esto es, debemos tener SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013, o SharePoint Online 2013 y Exchange Online 2013.

Características nuevas "Sync to Outlook" en SharePoint Server 2013.

  • Tanto SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013 deben estar instalados en el mismo entorno
  • SharePoint Server y Exchange Server deben ser ambos "on-premises" u "online".
  • Las tareas que se encuentren en listas de tareas serán sincronizadas a cuentas de Outlook, sólo si están asignadas a usuarios específicos (los que corresponden a la cuenta en concreto.)

Resúmen de la característica "Sync to Outlook" en SharePoint Server 2013.

  • Puedes sincronizar tareas de una lista de tareas con Outlook cuando dichas tareas están asignadas al usuario cuya cuenta corresponde con la de Outlook.
  • Cuando SharePoint está conectado con Exchange, y todos los clientes están conectados a Exchange, las estaciones de trabajo "cliente" reciben la información de las listas de tareas directamente del servidor de Exchange.
  • Tenemso la opción de sincronizar las tareas presentes en las listas de tareas con Microsoft Outlook. La manera más sencilla de realizar esto es pulsando el botón "Sync to Outlook" en una de las listas de tareas de SharePoint Server.

En el enlace indicado anteriormente podemos encontrar otro enlace para descargar un "white paper" llamado "My Tasks Aggregation in SharePoint Server and Exchange Task Integration". En él tenemos una muy completa descripción de todo este proceso, con información detallada acerca de prácticamente casi todo lo que se nos pueda ocurrir esté relacionado con este proceso.

Nos ha parecido relevante resaltar la siguiente información, la cual habla sobre las propiedades que se pueden sincronizar. Procedemos a traducir literalmente ese párrafo, por considerarlo bastante relevante:

"No todas las propiedades se sincronizan entre todos los sitios. En la tabla mencionada a continuación se indica lo que se puede sincronizar, y a qué propiedad lo hace. Cualquier propiedad que no esté mencionada aquí no es sincronizada."

Outlook Property

MY TASKS property

SharePoint property

Project property

Notes

Subject

Title

Title

Name

 

Due Date

Due Date

Due Date

Finish Date

 

Body

Description

Description

n/a

 

Status

Completed Checkbox

n/a

n/a

This works in parallel with % Complete property

Folder name

Group name

List name

Project name

 

Start Date

n/a

Start Date

Start Date

 

Importance

Pinned Date

n/a

n/a

 

Total Work

Total Work

n/a

Total Work

 

Actual Work

Actual Work

n/a

Actual Work

 

% Complete

% complete

% complete

% complete

This works in parallel with the Status property. Set to 100 when task is marked as complete. Set to 0, when unmarked.

 


Esperamos os resulte de interés, un saludo.

 

Jorge Puig

 

Comments (2)

  1. Vicente Martinez says:

    Hola Jorge,

    Sin Exchange Server no se puede sincronizar con Outlook?

    Gracias

    1. Buenas, Vicente

      Que bueno saber de ti. Mira este enlace donde se habla de funcionalidades “deprecadas”:

      https://support.office.com/en-us/article/Discontinued-features-and-modified-functionality-in-Project-Server-2013-2646D24B-0010-4870-BD96-7B1E819A3C0E

      Entre ellas la sincronización; creo que te puede venir bien.

      Disculpa el retraso en contestar…

      saludos

      jorge

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