運用E R P進行流程改造
導入ERP系統, 一定要配合企業流程改造才能事半功倍.
而具備Best Practice實力的Microsoft Dynamics ERP系統, 其已經最佳化、自動化的操作流程與功能, 是企業實施流程改造的不二選擇.
企業決定導入ERP系統時, 一定要配合進行流程改造, 才能夠順利導入ERP系統.
企業應該如何進行流程改造呢? 這並不是漫無目標的改造, 而是應該配合導入的ERP系統的最佳流程, 進行企業的流程改造.
我們常說Best Practice, 就是在經驗的累積過程中, 把不好、不正確的部份修正, 讓整個流程能夠達到最佳運作的狀態. 而企業流程改造, 如果能配合運用Best Practice的經驗, 改進企業原來流程中的盲點, 必能達到降低成本、提高生產力及提升產品品質的目標.
Micrisoft Dynamics ERP經過多年的實際上線經驗累積與不斷的功能修訂、調整, 是少數經過市場考驗具有Best Practice實力的ERP系統, 也是企業能夠據以為進行流程改造的ERP系統.
不論是進銷存管理、研發與生產製造管理, 以及財務會計管理, Micrisoft Dynamics ERP都提供最佳化的業務流程, 並藉由完整、流暢的系統功能, 讓企業在流程改造完成時, 就擁有最適合企業運作的ERP系統.
流程改造最主要的目的有二:
- 流程最佳化, 把企業內各作業流程最佳化, 以最簡潔的作業方式來完成諸如銷售作業、採購進貨作業等等業務, 降低人工作業成本, 提升企業運作效率.
- 流程自動化, 流程最佳化後, 我們可以看到有些流程其實只是將資料轉變型式存在, 例如, 銷售訂單轉變為工單或是工單完工後轉變為成品庫存或出貨單, 這些轉單的作業, 可以直接在系統中自動完成, 不但可以節省單據處理時間, 提升人員工作效率, 還可以減少人工處理單據的可能錯誤.
Microsoft Dynamics ERP不僅提供最佳化及自動化的作業流程, 更以透通式表單呈現出各項業務資料的流向, 例如, 成品庫存可以很容易的查出是由那些工單完工產出, 更可以回溯是由那些銷售訂單或預測作業的結果, 讓操作人員能夠很方便的查詢需要的資料, 並且能夠讓決策主管迅速瞭解業務狀況, 以立即調整業務方向.
Microsoft Dynamics ERP提供完整的銷售訂單到訂單出貨功能, 讓業務部門能夠迅速完成銷貨作業; 系統能判斷成品庫存是否足夠出貨, 並自動建立工單及相關的採購單據來進行後續補足成品庫存, 以利銷售訂單的結案, 參見圖一Microsoft Dynamics NAV ERP的Sales & Marketing功能表及Sales Orders功能畫面.
圖一: Microsoft Dynamics NAV ERP的Sales & Marketing功能表及Sales Orders功能畫面
採購部門可以由系統自動產生的採購單進行補貨作業, 由於系統已經充分考慮到採購作業時所需要的供應商與報價處理流程, 可以自動完成採購單相關的交貨廠商及交貨單價等等的處理, 大幅節省採購人員的例行作業時間, 將人力投入在更需要的供應商管理及價格管理等業務.
而採購單的審批作業更可以在Microsoft Dynamics ERP上的電子簽核功能完成, 減少書面文件往返所需要的時間, 有效提升採購部門的效率.
已完成採購程序的採購單可以自動抛轉成為廠商交貨指示書, 並自動發送傳真或電子郵件給相關供應商, 通知交貨, 並轉為庫管部門的收貨單.
庫管部門可以由系統自動提示的收貨單來瞭解接下來應該有那些供應商來交貨, 並預先安排收貨及入庫作業, 將以往雜亂的入庫作業轉變成有效率的庫存管理. Microsoft Dynamics ERP更提供透通化的庫存資料查詢功能, 可以將某項庫存品的相關交易單據直接由庫存量欄位查詢, 不必再經過繁瑣的操作程序來查詢, 節省庫管人員在查詢庫存量及其相關交易單據的時間, 並且讓庫管人員能夠更有效率的掌握庫存狀態及供應商交貨狀況.
已完成收貨的相關採購單據及收貨單據, 自動轉入應付帳款作業中處理, 讓財務人員及採購人員能夠充分掌握對供應商的應付帳款情況, 避免和供應商發生交易異常的問題, 維持良好的合作關係.
由於Microsoft Dynamics ERP已經把出貨作業和銷售訂單整合, 出貨單可以由銷售訂單直接抛轉產生, 並呈現在庫管人員的系統中, 讓庫管人員能夠迅速掌握成品出庫的需求情況, 預先安排成品包裝及出貨的處理. 而出貨作業一旦完成, 相關收款資料就自動轉到應收帳款作業單中, 而簡易的查詢功能 讓財務人員及業務人員能夠全盤瞭解應收帳款的處理情況, 減少逾期貨款並強化企業的現金流.
在研發及製造管理方面, Microsoft Dynamics ERP提供研發人員完整的產品開發作業流程, 不論是新品BOM的建立、維護, 到產品BOM版本管理等作業, 系統都可提供完善的功能來協助研發人員進行產品BOM的管理.
工單的開立, 可以由銷售訂單或銷售預測經過生產排程自動產生, 完善規劃的現場工作站與製程管理功能, 能夠讓工單進行自動完工的處理, 也可以設定成工單必須停在些工作站經過人工批核後再流到下一工作站, 簡化製造部門處理工單的流程, 也節省製造部門間接人員的人力.
和工單相關的原物料備料或委外加工等作業, 都可以在系統中照預先的規劃方式自動完成, 產生相關的採購單, 並通知採購部門需要進行後續採購作業, 讓工單可以順利完成現場生產作業. 如下圖二所示, 為Microsoft Dynamics NAV ERP的工單處理畫面, 在左方功能表中的Consumption Journals功能則可以很輕易的處理與工單相關的備料與用料資訊.
圖二: Microsoft Dynamics NAV ERP的工單處理畫面, 左方功能表中的Consumption Journals功能則可以很輕易的處理與工單相關的備料與用料資訊.
而完工工單, 可以選擇直接入成品倉庫, 或需要經過品檢程序檢驗後再入庫. 不論那種方式, Microsoft Dynamics ERP都可以讓操作人員很方便的在系統中查詢, 並完成必要的工作.
與前端應收應付帳款密切結合的財務會計功能 可以在前端各項交易單據完成時, 自動抛轉切出相關的轉帳傳票, 財務人員可以由傳票查詢功能, 輕易的把與傳票內容相關的交易單據由系統中調閱出來, 毋需繁瑣的操作程序, 完全在傳票處理畫面中, 簡單的滑鼠操作即可完成.
相關的財務報表功能, 只要預先規劃財務資料表現規則, 就可以由己過帳完成的傳票內容整編得到完整的財報, 更由於Microsoft Dynamics ERP都是符合IFRS要求的ERP系統, 已經具備有完整的IFRS財務報表功能, 不用再另外花大錢建置.
而嚴謹的系統設計, 將過帳完成的傳票及其相關交易單據均鎖住不能再修改, 以達到企業內稽內控制度的基本要求.
由以上的說明, 已經實踐流程最佳化、自動化的Microsoft Dynamics ERP系統, 實為企業進行流程改造的最佳夥伴, 經由導入Microsoft Dynamics ERP系統的過程, 企業就已經開始一連串流程改程的程序, 而當系統導入上線完成, 就是企業流程改造的完成, 事半功倍.