Introduktion til Grupper i Office 365
Gæsteblogindlæg af Director Cloud & Innovation Peter Lunding Smith, Proactive
Hvordan deler du dokumenter, opgaver, mail og noter med dine kollegaer eller elever på en nem måde? Måske har I allerede et komplekst sag- og dokumenthåndteringssystem, Microsoft Project eller også prøver I at holde hinanden opdateret igennem mails, kalenderdeling og en folder på jeres filserver?
Alle organisationer har behov for enkel og uformel kommunikation og videndeling i fora, der kan etableres hurtigt og enkelt af en medarbejder eller én elev, uden at det forudgående undervisning eller involvering af IT–afdelingen.
Med Grupper til Microsoft Office 365 kan administrator give medarbejdere og elever adgang til selv at oprette uformelle grupper, der holder styr på relevante dokumenter, opgaver, kalendere, noter og ikke mindst løbende kommentarer via chatfunktionen.
Grupper kan oprettes via Office 365-portalen, hvad enten brugeren befinder sig i Outlook Webmail, Kalender, Kontaktpersoner eller OneDrive. Brugeren kan løbende følge sine grupper eller er medlem af via menuen i venstre side.
Grupper opretter automatisk en dokumentmappe i SharePoint Online samt en mailboks med tilhørende kalender i Exchange Online. De inviterede medlemmer kan derfor vælge at sende mails - fx en ide, en opgave eller et projekt – direkte til Gruppens mailboks. Kalenderen kan også integreres i brugernes egne kalendere, så det bliver let at følge hinandens aftalte møder.
Administrator angiver om brugerne i organisationen skal have lov til at invitere eksterne brugere eller ej. For nogle giver det måske bedst mening, at indholdet i grupperne forbliver inden for organisationen, for andre er det essentielt at kunne invitere eksterne medlemmer til gruppen.
Der er flere gode links med hjælp til brug af Grupper – se bl.a.
Grupper med tilhørende dokumenter kan i øvrigt tilgås og redigeres fra de fleste stationære og håndholdte enheder.
Mød Peter Lunding Smith og hør mere om blandt andet Grupper på Microsofts Skolenetværks gratis Office 365-seminar 29/4 (Hellerup) og 30/4 (Århus) .