130.837 elever i skyen: Kan det klares uden kaos

IT- arkitekt og systemkonsulent hos Erhvervsskolernes IT-Samarbejde (ESIS) Sebastian Kim Morsony skulle flytte knap 130.837 elever og kursister på fem store erhvervsskoler til Microsofts cloud-baserede samarbejdsplatform, Office 365.

Af gæste skribent Eva Marie Reng-Andersen, InLogic

ET PROJEKT AF EN VIS STØRRELSE

Med Office 365 får skolerne velfungerende mail med adgang fra alle mobile plaforme samt masser af kapacitet. ”Det gav god mening at ensrette mail-infrastrukturen i Office 365”, udtaler Sebastian Kim Morsony, der også som følge af udviklingen på undervisningsområdet ønskede at udforske mulighederne for fjernundervisning.

Erhvervsskolernes IT-Samarbejde ledte efter den bedst mulige integration på markedet. Efter grundig research faldt valget på UMS, som er et effektivt brugerhåndteringssystem, kendt for sine gnidningsfri integrationer.

UMS benyttes allerede af over 500.000 brugere fordelt på erhvervsskoler, IT driftcentre, gymnasier, VUC, SOSU, Handelsskoler og kommuner med tilhørende folkeskoler. UMS er udviklet af inLogic i Horsens, hvor størstedelen af udviklerne har siddet på den anden side af bordet som systemadministratorer på skolerne og dermed har en særlig indsigt i skolernes udfordringer.

”At flytte 130.837 (50.000 aktive) brugere til Office 365 lyder som et stort projekt, men vi har ikke oplevet kaos. Vi har jo haft inLogic i baghånden, og UMS har givet os de værktøjer vi skulle bruge for at holde processen kontrollabel”, påpeger Sebastian Kim Morsony.

Projektet er komplekst og af en vis størrelse, men ifølge Morsony behøver det ikke at give grå hår: ”UMS gør det nemt. Opgaven er den samme uanset antal brugere. Det tager blot længere tid”.

UMS anbefales bredt i uddannelsessektoren for gnidningsfri integration til bl.a. Microsoft Office 365, som hovedparten af danske skoler vælger, når de skal i skyen. ”Vi er faktisk inLogic’s første kunde, helt tilbage fra den gang, hvor de begyndte at udvikle UMS, der jo i dag er eksploderet på markedet. Så det er lidt sjovt. At vi har været med fra starten betyder også, at vi har været med at præge udviklingen. … Og det skal lige siges: inLogic er altid lydhør, når man har ønsker og input”.

Hvad er UMS?

UMS står for User Management System, som er skabt til at automatisere arbejdsgangene og frigøre ressourcer.

UMS bl.a. gør det muligt at have ét login og password til alle skolens systemer. UMS integrerer med skolens administrative systemer eksempelvis EASY-A, LUDUS, STADS, SIS, LECTIO, Tabulex og Navision.

UMS integrerer samtidig med eksterne systemer såsom UNI•Login, LMS (Fronter, Moodle, Sharepoint LMS) og Microsoft Active Directory og Exchange. Passwords synkroniseres med UNI•Login, så brugeren kan benytte sit UNI•Login i alle sammenhænge.

”Da vi sendte vores fem erhvervsskoler i skyen med Office 365 centreredes alt om UMS – uden UMS skulle vi have brugt ADFS, hvilket naturligvis også kunne være en god løsning. inLogic har kontinuerligt tilpasset produktet til vores behov og sammenkørt med Microsofts løbende udvikling. Det betyder, at mange af tingene er kodet under forløbet”.

FRIHED OG EMINENT SUPPORT

Når man som Erhvervsskolernes IT-Samarbejde drifter for adskillige skoler, er det essentielt at vælge en løsning, hvor driften er økonomisk forsvarlig, også på sigt.

Derfor vægtede Sebastian Kim Morsony uafhængighed og handlefrihed højt, da der skulle vælges integration.

”UMS lader os kunne gøre meget selv, det giver en høj grad af frihed. Med UMS er vi ikke afhængig af et konsulenthus. Især ved opdateringer er uafhængigheden og fleksibiliteten en fordel, også på bundlinjen. Vi sidder i et stort driftscenter og drifter for andre skoler, så vi er interesserede i at kunne løse så meget som muligt på egen hånd”.

Tilgængelig og fleksibel support var også et vigtigt aspekt af beslutningsprocessen. 

”Supporten er eminent! Selv i takt med at flere kunder kommer til, og jeg ikke længere ringer kl. 23.00, så er det jo Jyder, vi har med at gøre… så vi er aldrig et nummer i køen. Det er nogle folk, vi er glade for, og det menneskelige er faktisk endnu en god grund til at hænge ved”, afslutter Sebastian Kim Morsony.