SharePoint als Social Computing Plattform

Die wachsende Bedeutung des Internets, IT-Trends und der demografische Wandel haben unsere Kommunikation in den letzten Jahren vollkommen verändert. Die Menschen sind mobiler und die Unternehmen globaler aufgestellt als je zuvor. Die Geschwindigkeit mit der Geschäfte gemacht und Entscheidungen getroffen werden, nimmt immer mehr zu. Vor allem junge Menschen wachsen heute mit dem Internet und den damit verbundenen Social Networks auf, die heute mit Twitter, Facebook und Blogs in der Mitte der Gesellschaft angekommen sind. Ihre Nutzung nimmt rapide zu. Wo man in der Vergangenheit auf den Mondscheintarif gewartet hat, um ein günstiges Telefongespräch zu führen, kann man heute über Facebook, Messenger und Co. immer und überall mit der ganzen Welt in Kontakt treten. Diese Entwicklungen in Richtung Web 2.0 hat signifikante Auswirkungen auf unseren Arbeitsstil. Für die meisten Organisationen ist die Zusammenarbeit intern, aber auch mit Kunden und Partnern nicht nur wichtig, sondern von wesentlicher Bedeutung. Somit werden moderne IT-Infrastrukturen und Kommunikationsmittel sowie aktuelle Software mehr und mehr ein Erfolgsfaktor sein. Erfolge sind in der Regel im Netzwerk und mit regem Erfahrungsaustausch schneller und effizienter zu erreichen.

Streng genommen sind Soziale Online-Plattformen ein alter Hut, denn die Fototauschbörse Flickr reicht bis 2002 zurück und die Karriereplattform Xing startete 2003 unter dem Namen Open B.C.. Trotzdem hat man das Gefühl, dass Unternehmen, das Thema Social Computing erst jetzt neu für sich entdecken.
So sagte z.B. auch Steve Ballmer: „Es gibt keine Unternehmen mehr, die nicht Social Computing-Aspekte umsetzen möchten. Die Unternehmen wissen aber nicht, wie. Wenn wir Geschäftsführern und IT-Leitern aufzeigen können, wie Mitarbeiter nach ihren Vorstellungen untereinander kommunizieren können und dabei Privatsphäre und Sicherheitsaspekte berücksichtigen, dann werden die Mitarbeiter Social Computing auch im Unternehmen nutzen.“

Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter heute zusammen?

Es gibt bereits zahlreiche traditionelle Produkte und Technologien, die Mitarbeiter heute nutzen, um zusammenzuarbeiten, wie Telefon, Emails, Face-to-Face-Meetings, Fileserver, papierbasierte Dokumente, Instanstant Messenger, Faxgeräte und natürlich bereits bestehende Social Networking Plattformen wie Facebook, Twitter, MySpace und Xing.
Im privaten Bereich verfolgen die Menschen bei der Wahl der verwendeten Technologie meist den Best-of-Breed-Ansatz, indem sie bspw. Facebook für private und Xing eher für berufliche Kontakte nutzen, sich über Skype oder ICQ mit Freunden austauschen und ihren Blog auf Wordpress bereitstellen.

Doch für Unternehmen gelten im Vergleich zum Web 2.0 völlig anderen Regeln und Herausforderungen. Insbesondere Organisationshierarchien, Sicherheitsanforderungen und Compliance-Regeln müssen berücksichtigt werden. Darüber hinaus stellt eine Unternehmenslösung auch immer eine langfristige Lösung dar, bei welcher sich eine One-for-all-Strategie besser anbietet als eine Best-of-Breed-Lösung. Diese hat im Einzelnen vielleicht nicht die beste Funktionalität, aber vereint alle Dienste auf einer gemeinsamen Plattform, die allen Anforderungen bezüglich einheitlicher Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit, Security und Interoperabilität gerecht wird. Zudem können hierdurch Lizenzen eingespart werden und Medienbrüche reduziert werden. Die Mitarbeiter müssen nur noch mit einer geringen Anzahl von Applikationen arbeiten, was für die IT auch einen geringeren adminitrativen Aufwand bedeutet.

SharePoint 2010 bietet für Social Computing eine ganzheitliche Technologie und Plattform.

SharePoint 2010 stellt mit seiner MySite, der Peoplesearch, Dokumentenbibliotheken, Tagging & Rating, Wikis, Blogs und Diskussionsforen wesentliche Elemente bereit, in denen Anwender ihr Projektwissen schriftlich festhalten, Dokumente ablegen und verwalten sowie mit Kollegen unternehmensweit teilen können.

MySite – Mitarbeitern ein Profil geben

Der Wunsch vieler Mitarbeiter in Unternehmen ist es, sich innerhalb der Organisation schnell und unabhängig von der regionalen Aufteilung und der Organisationsstruktur untereinander zu vernetzen und Konatkt mit anderen anderen Mitarbeitern aufnehmen zu können, die ähnliche Interessen haben. So können Wissen und Erfahrungen ausgetauscht, aber auch Fragen und Probleme schnell gelöst werden.

Hierfür stellt SharePoint 2010 standardmäßig die MySite, - eine persönliche Profilseite für jeden Mitarbeiter zur Verfügung, Die MySite stellt den zentralen Knotenpunkt im kommunikationsfluss dar und kann dabei sowohl als digitale Visitenkarte sowie als Social Hub gesehen werden. Hier können personalisierte Informationen, aber auch eigene Dokumente und Inhalte abgelegt werden. Darüber hinaus wird die MySite mit einem Benutzerprofil ergänzt, welches standardmäßig Benutzerdaten, wie Name, Telefon, Emailadresse, Rolle im unternehmen, Abteilung und Vorgesetzter enthält und aus dem Activie Directory importiert wird. Diese Informationen können von jedem Benutzer individuell um ein Profilfoto, Geburtstag und Expertisen ergänzt werden und können Ihnen und Ihren Kollegen später bei der Suche sehr hilfreich sein.

SharePoint MySite

Overview - Auf der Startseite der MySite bekommt man einen schnellen Überblick über die sozialen Inhalte. Neben den eigenen Kontaktdaten, ist auf der Startseite auch ein Note Board integriert, welches ähnlich wie bei Facebook als “Wall” für verschiedene Postings genutzt werden kann. Darüber hinaus besteht hier auch die Möglichkeit kurze Statusmeldungen á la Twitter zu veröffentlichen. Beides wird über die Newsfeedfunktion oder beim Verfassen einer Email-Nachricht an Sie in Outlook angezeigt. Mithilfe des “Ask Me About” – Webparts können auch die eigenen Expertisen dokumentiert werden und so anderen Kollegen mitgeteilt werden bei welchen Themen Sie sie unterstützen können. Darüber werden innerhalb verschiedener Registerkarten Informationen zur Organisationsstruktur, Inhalten und zur Kontaktliste sowie die Gemeinsamkeiten mit anderen Kollegen angezeigt.

Organization - Ein weiter Punkt, der mithilfe der MySite abgedeckt werden kann, ist das Thema Organisationsstrukturen: Wer sind die Kollegen, wer ist der Vorgesetzte? Wichtig neben der Aufbauorganisation sind Projektorganisationen und weitere Strukturen. Viele Unternehmen tun sich schwer, diese im Überblick und aktuell zu halten und in einer interaktiven und leicht navigierbaren Form zur Verfügung zu stellen. Auf der SharePoint MySite hilft hierbei der Organisation Browser. Haben Sie auf Ihrem Rechner das Silverlight-Add-On installiert, können Sie das Organigramm interaktiv nutzen und vertikal durch die verschiedenen Hierachieebenen oder horizontal durch die einzelnen Teams navigieren. Beim Klick auf einen Mitarbeiter wird dessen Mysite geöffnet.
Die im Organisation Browser abgebildeten Organisationsstrukturen können dabei direkt aus dem Active-Directory übernommen werden und können innerhalb des Netzwerks auch zur Ermittlung der Social Distance dienen. Diese kann gerade in der Informationsflut des Inter- und Intranets sehr wertvoll und hilfreich sein, die richtigen und wichtigen Informationen herauszufiltern. Empfiehlt ein Freund oder Kollege einen Link, so hat dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit eine größere Relevanz als ein Link, der z.B. über Suchmaschinen gefunden wurde. Darüber hinaus ist die Validität der Informationen durch den Empfehler bereits geprüft worden und somit auch die Glaubwürdigkeit höher. dadurch können Informationen in Unternehmen direkt an die relevanten Personen weiterempfohlen bzw. Fehlinformationen vermieden werden.

Content – Die Registerkarte “Content” bzw. “Inhalte” enthält Inhalte wie kürzlich bearbeitete Dokumente und Blog-Posts, welche Sie auch Ihren Kollegen zur Verfügung stellen können.

Social Tages & Notes – Damit neue Dokumente, die Sie Ihren Kollegen zur Verfügung stellen, schneller und besser gefunden werden, können Sie diese Dokumente mit Tags und Notes versehen. Anders als bei Metadaten, die unternehmensweit definiert werden können, erlauben Tags Ihnen Webseiten, Dokumente und Beiträge mit individuellen Begriffen zu verschlagworten.

Alle Ihre in SharePoint verwendeten Tags & Notes werden auf Ihrer MySite in einer persönlichen Tag Cloud gesammelt und angezeigt. Mit Hilfe dieser können Sie sehr schnell, die Dokumente und Inhalte wiederfinden, die sie verschlagwortet haben. Die Tag Cloud können Sie dabei in der Sichtbarkeit für Dritte einschränken oder sogar löschen. 

Tag-Profil Seite

Colleagues – Auf der Registerkarte “Colleagues” bzw. “Kollegen” können Sie ähnlich wie bei Xing und Facebook, ihr soziales Netzwerk innerhalb Ihrer Firma zu pflegen. Vorgesetzte und Mitarbeiter mit dem gleichen Vorgesetzen werden zusammen mit der Profilsynchronisation mit dem Active directory automatisc bereits als Kollegen hinzugefügt. dabei müssen jedoch nicht alle Kollegen in dieser Liste auch organisatorisch im gleichen Team sein, wie Sie. Auch Mitarbeiter aus Projekten und virtuellen Teams können hier hinzugefügt werden. Dabei liegt es auch wieder an ihnen, ob Sie bestimmte Verbindungen zu Kollegen sichtbar machen möchten oder sie lieber privat halten.

Memberships – Die Registerkarte “Memberships” bzw. “Mitgliedschaften” ermöglicht es Ihnen die Zugehörigkeit von Verteilerlisten und SharePoint-Gruppen einzusehen und zu verwalten. Dabei kann es besonders für neue Mitarbeiter nützlich sein, sich auf dem Profil der direkten Kollegen zu informieren, bei welchen Verteilern man sich selbst am besten hinzufügt. 

Activity Feeds – Immer auf dem Laufenden bleiben

Für die Umsetzung des Twitter-Follower-Prinzips innerhalb der eigenen Organisation, stehen im Rahmen der MySite die sog. Activitiy Feeds zur Verfügung. Mithilfe dieser kann man Kollegen folgen und über die Aktivitäten der Kollegen informiert werden. Sei es, weil man gemeinsam in einem Projekt arbeitet, man sie als Experten schätzt oder weil sie an ähnlichen Themen arbeiten. Darüber sieht man, welche Dokumente erstellt wurden, welche Wikiseiten geändert oder welche Kommentare geschrieben wurden. Diese Kollegen müssen Sie nicht proaktiv pflegen, sondern erhalten z.B. auf Basis Ihrer Email-Kommunikation Vorschläge durch SharePoint genannt, welche Kollegen höchstwahrscheinlich für Sie von Interesse sein könnten.

Activity Feed auf der SharePoint MySite

Dies bedarf keiner gegenseitigen Rückversicherung, man kann auch einfach aufhören jemandem zu folgen, wenn z.B. das Projekt beendet ist. Dies entspricht der eigenen Dynamik unserer Arbeitswelt, je nachdem in welchem Projekt man gerade eingebunden ist, hat man es auch mit unterschiedlichen Menschen zu tun und dies sollte auch in einem sozialem Netz im Unternehmen abbildbar sein. Verbindungen können also auch wieder gelöscht werden.

Über welche Aktivitäten man informiert werden möchte, kann man individuell auf seiner MySite in den Profil-Einstellungen konfigurieren:

Diese Art der Vernetzung macht jedoch nur Sinn, wenn das Soziale Netzwerk keine alleinstehende Plattform ist, sondern eine enge Integration mit allen Anwendungen besteht, auf denen tatsächlich zusammengearbeitet wird.

Der Vorteil, welcher sich heraus ergibt ist die zufällige Beobachtung von etwas ursprünglich nicht Gesuchtem, was sich als neue überraschende Entdeckung entpuppt. Durch das Mitlesen von Informationen und Ideen andere Mitarbeiter können so Ansätze für Lösungen von eigenen Problemen und Fragen gefunden werden. Dies geschieht mehr oder weniger zufällig.

Social Connector für Outlook

Für viele ist Outlook eines der am häufigsten verwendeten Programme und viele Starten hiermit auch Ihren Arbeitstag. Neben der Email-, Kalender-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung kann Outlook 2010 an soziale Netzwerke wie SharePoint, Windows Live, Facebook und Xing angebunden werden.

Jeder Kontakt in Outlook wird, sofern hinterlegt, mit einem Profilbild angezeigt. Durch das Klicken auf dieses, werden die jeweiligen Kontaktinformatioen eingeblendet. In dem Social Newsfeed-Fenster in Outlook werden zudem alle Aktivitäten und Informationen zu dem jeweiligen Kontakt zusammengefasst, dazu gehören u.a. die News Feeds der eingebundenen Netzwerke, der gemeinsame Email-Verkehr, gemeinsame Besrpechungen und Dateianhänge. Darüber hinaus können Sie bstehende Verbindungen zu SharePoint und weiteren sozialen Netzwerken aus Outlook heraus verwalten.

Experten schneller finden

Sie bekommen einen neuen Auftrag oder ein neues Projekt übertragen, müssen ein neues Projektteam mit ganz bestimmten Expertisen zusammenstellen und wissen auf Anhieb nicht sofort, welche Kollegen Sie hierfür am besten einsetzen? Sie kennen zwar die Kollegen vom Sehen auf dem Flur oder aus der Cafeteria, wissen jedoch nicht genau über welche Erfahrungen sie verfügen und in welchen Projekten sie schon gearbeitet haben. das hierß für Sie in der Vergangenheit sich durchfragen zu müssen.
Mithilfe der MySite und der Personen-/Expertisensuche in SharePoint können Sie dies ändern. Mit Hilfe der Expertensuche finden Sie schnell die Kollegen, die am besten in Ihr Projektteam passen oder welche Sie zu speziellen Fachthemen befragen können.

Peoplesearch in Sharepoint 2010

Geben Sie bspw. in die Suche den Begriff “Advertising” an, bekommen Sie auf einer Ergebnisliste alle Treffer mit dem Bezug “Advertising” im Adressbuchstyle angezeigt. Dabei wird der Suchbegriff fett hervorgehoben. Mit einem zusätzlich Filter können Sie gerade sehr umfangreiche Ergebnislisten noch einmal nachträglich mit Filtern eingrenzen.

Knowledge Mining

Wissensmanagement sollte in jedem Unternehmen ein Thema sein, denn ein besserer Austausch von Wissen und Erfahrungen kann maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Durch aktives Wissensmanagement bleibt Wissen länger in den Unternehmen, auch wenn einzelne Wissensträger das Unternehmen verlassen. Zudem kann vorhandenes Wissen wiederverwendet werden und somit Zeit und Kosten eingespart werden, wenn mehrere Mitarbeiter nicht unwissentlich die gleiche Arbeit zweimal machen.
In heutigen Unternehmensumgebungen liegt viel Wissen und viele Informationen fragmentiert bei den Mitarbeitern. Das implizite Wissen ist entscheidend für den laufenden Betrieb eines Unternehmens. Doch wenn Mitarbeiter in ein anderes Team wechseln oder das Unternehmen sogar ganz verlassen, nehmen sie ihr Wissen mit.

Der Einsatz eines Blogs in SharePoint lohnt sich immer dann, wenn im Unternehmen eine Person für mehrere Nutzer Informationen bereitstellen möchte: Beispielsweise kann ein Chef hierüber Neuigkeiten an seine Mitarbeiter kommunizieren oder ein Projektleiter aktuelle Projekt-informationen für sein Projektteam posten.

Blogging mit SharePoint 2010

In Wikis lassen sich unter anderem FAQs, Glossare aller Art, Best-Practice-Beispiele oder auch Support-Informationen anlegen. (Mehr Informationen zu Enterprise Wikis mit Sharepoint 2010 finden Sie auch in folgendem Blog-Artikel: https://blogs.technet.com/b/tspiwger/archive/2010/04/11/enterprise-wikis.aspx)

Wikis in SharePoint 2010

Der Einsatz von Diskussionsforen ist immer dann sinnvoll, wenn Themen im Team erläutert werden sollten oder Informationen zu bestimmten Fragestellungen zusammengetragen werden müssen, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.

Zusammenfassung

Wer Menschen und Themen verbinden und Experten finden will, der braucht kein internes XING oder Facebook, sondern eine Plattform auf der möglichst alle intensiv ihren Job erledigen (Spuren hinterlassen) und eine gute Suche, die all diese Spuren (Kommentare, Dokumente, Blogeinträge,…) findet und transparent macht.
Mit SharePoint 2010 können Sie schnell und einfach eine intuitive und anwenderfreundliche Web 2.0 – bzw. Social Computing Plattform integrieren. Durch Mitarbeiterprofile, Activity Newsfeeds, Orgchart-Browser sowie Social Tagging und rating schaffen Sie mehr Tranzparenz, sowie einen schnelleren und unkomplizierten Zugriff auf den Wissensschatz des gesamten Unternehmens, was jeden einzelnen mitarbeiter dazu befähigt sich diese Informationen für seine eigenen Projekte zu Nutze zu machen und dabei für das gesamte Unternehmen enorme Effizenzgewinne zu erreichen.