Comunicación Unificada, qué es y porqué le interesa?

La Comunicación Unificada, ó UC por sus siglas en inglés, se describe a nivel general como “La integración de las comunicaciones para optimizar los procesos del negocio”. Esta definición puede ser, para algunas personas, un poco ambigua o subjetiva; sin embargo, la clave del concepto radica en la capacidad de integrar la comunicación real-time y non-real time, con los procesos del negocio. Lo anterior, debe ir aunado a consistentes interfases de usuario, sistemas back-end y, principalmente, reducción de costos y optimización de la productividad.

Un aspecto que UC desea simplificar, aplica para nuestras tareas cotidianas, por ejemplo: deseamos contactar a un compañero de trabajo: 1. Lo llamamos a su oficina, éste no se encuentra, por lo que le dejamos un mensaje. 2. Lo llamamos a su celular, este se encuentra apagado, por lo que le dejamos un segundo mensaje. 3. Tratamos de contactarlo vía IM (Mensajería Instantánea), se encuentra Off-Line. 4. Por último, le enviamos un e-mail. En ocasiones, cuando esta persona trata de devolvernos los mensajes, se repiten los mismos 4 pasos anteriores; generando esto pérdida de tiempo, recursos tecnológicos e incremento de costos.

Un factor crítico dentro del concepto de UC consiste en la “Presencia”; esto consiste en la posibilidad de identificar la disponibilidad de las otras personas por medio de una fuente de contactos/datos centralizada y consolidada. Disponibilidad sujeta no sólo a nivel del “cuando” sino también del “donde”. En el ejemplo anterior, antes de iniciar la primera llamada, si a través de su “Presencia” se determina que la otra persona se encuentra disponible, con el presionar de un botón el concepto de UC debe permitir realizar una video conferencia, luego, al presionar otro botón iniciar el intercambio de datos y potencialmente, la participación en tiempo real de otros compañeros de trabajo. Todo esto ocurre sin importar la ubicación física de los participantes, con un mínimo esfuerzo de todas las partes y por ende, optimizando la productividad.

A un corto/mediano plazo, esta visión agnóstica de UC será el futuro factor común de todas las comunicaciones empresariales. Sin embargo, la aplicabilidad práctica de este concepto se encuentra sujeta a dos soluciones:

- Mensajería Unificada (Unified Messaging – UM) : Consiste en la integración de diferentes fuentes de mensajes, como correo electrónico, Fax y correo de voz dentro de un mismo buzón. Integración que debe ser accesible de manera eficiente y fácil desde diferentes dispositivos, como computadoras, teléfonos celulares, PDA´s, entre otros.

- Colaboración en Tiempo Real (Real Time Collaboration – RTC): Servicios dedicados para la conectividad de personas en tiempo real, como mensajería instantánea (IM), colaboración de audio/video y conferencias.

La clave de dicha visión agnóstica consiste en la integración de ambas soluciones, integración que deberá estar alineada con las necesidades del mercado y enfocada en romper las barreras que existen en la actualidad entre los diferentes sistemas de colaboración y mensajería.

Microsoft, consiente de tal necesidad del mercado, ha desarrollado una serie de productos (Software y Hardware) orientados a simplificar, consolidar y optimizar la Comunicación Unificada. En la actualidad, la visión de Microsoft al respecto la conforman 2 plataformas:

- Unified Messaging:

1. Exchange Server 2007: Tercera generación de la línea de productos de Mensajería Unificada, con componentes claves de integración de Comunicación Unificada, como lo son:
   1. Voice Messaging System: V-mail almacenado en el buzón del usuario y accesado desde Outlook, OWA, teléfonos móviles o teléfonos tradicionales.
   2. Fax Messaging System: Almacenamiento de Faxes en el buzón del usuario y accesado desde Outlook, OWA ó dispositivos móviles.
   3. Speech-Enabled Automated Attendant: Facilidad de interactuar con un sistema de menús personalizado, por ejemplo: “presione 1 para ventas”, “a quién desea contactar?”.
   4. Self-Service Voice Mail Support: Por medio de OWA, los usuarios pueden personalizar su mensaje de bienvenida de su v-mail, grabar su mensaje out-of-office, reconfigurar su PIN o escuchar mensajes (e-mail´s) con tecnología nativa de text-to-speech translation.
   5. Outlook Voice Access: Acceso del buzón de los usuarios desde cualquier teléfono tradicional.
   6. Play on Phone: Posibilidad de “ruteo” de v-mail´s a un teléfono celular o cualquier otro teléfono que especifique el usuario.

La siguiente ilustración, muestra a nivel conceptual la integración de los componentes antes mencionados.

- Real Time Collaboration - comprende todo el Suite de Office:

1. Microsoft Office Communicator 2007: Es un Software cliente que suministra IM, voz, video, comunicación en tiempo real de datos e integración con Microsoft Office. Adicionalmente, extiende las comunicaciones a través de dispositivos móviles como SmartPhones.
2. Microsoft Office Live Meeting: Provee un espacio Web interactivo para las conferencias. Los usuarios son capaces de compartir archivos, realizar Streaming de audio/video y trabajar de manera colaborativa. Imagínese debatir sobre una presentación de PowerPoint, editar comentarios en Word, analizar cifras en Excel, todo en tiempo real, sin importar la ubicación de los participantes.
3. Microsoft Office Communications Server 2007: Sucesor del Microsoft Office Live Communications Server 2005, consiste de un servidor de perfil corporativo, que ofrece los servicios de Backbone para las comunicaciones en tiempo real con Microsoft Office. Administra la “Presencia”, servicios de IM, audio/video peer-to-peer y Application Sharing de los usuarios.
4. Microsoft Office RoundTable: Consiste de un Hardware especializado para conferencias. Posee un micrófono y una cámara de video panorámica, el cuál apoyado de un Software especializado, ofrece una vista de 360 grados de todos los participantes en la sesión.
5. Microsoft Office Communicator Mobile: Producto con la visión de replicar la misma experiencia que el usuario obtiene en su PC con el Office Communicator 2007, pero en dispositivos móviles.
6. Microsoft Office Communicator Web Access: Producto diseñado para extender el alcance del Office Communications Server 2007, a una población más exigente de Information Workers, donde el usuario solamente requiere un Web Browser.
7. Microsoft Office Outlook 2007: También miembro de la plataforma de productos de Unified Messaging, ofrece la solución integral para administrar y organizar mensajes, agendas, tareas, notas, contactos y otras informaciones.

En conclusión, no todo está escrito en lo que respecta al futuro y tecnologías de Comunicación Unificada, existiendo en el mercado diferentes “estándares”, tendencias y fabricantes. Sin embargo, Microsoft, en conjunto con alianzas estratégicas de empresas líderes en la industria, ofrece en la actualidad una solución integral, probada y consolidada de Comunicación Unificada; solución basada en tecnología de vanguardia, como Microsoft Exchange Server 2007 y Office Communications Server 2007.

Si desea mayor información al respecto y comprobar cómo estos productos lo pueden ayudar en adentrarse al mundo de Comunicación Unificada, visite https://www.microsoft.com/uc.

Alfredo Prahl Marturet – Microsoft Costa Rica

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