大きな成長を遂げた Exchange 2013 と Outlook 2013 のメール

(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 12 月 14 日に投稿された記事の翻訳です) 1971年MIT の名代としてRay Tomlinson が、世界で初めてネットワーク メールの送信ボタンを押してから、メールがどれほど長い年月を旅してきたかを思うと興味は尽きません。25年以上かけて、メールはコミュニケーションのビジネス スタンダードとして、従来の郵便とファックスを抑え、何百万人に利用されるコミュニケーション手段として発達しました。 ソーシャル メディアの台頭にもかかわらず、メールは今も、インターネット コミュニケーションで最もよく使われる手段です。 メールの発達に伴い、その使い勝手にも期待が持たれています。今日のビジネスでは、メールをいつも確実に使えるように期待されます。一流の生産性の実現が望まれます。つまりメールは、単に良いだけでは満足されない、ずば抜けていることが求められるのです。 新しいOffice では、それができます。エンド ユーザーにも、IT 管理者にも、クラウドでも、オンプレミスでも、メールは Office 365 という新バージョンへの大きな一歩を踏み出しました。   新しいOutlook のご紹介 新しいOutlook では、同一のユーザー インターフェース (UI) に、ユーザーが好んでよく使う機能を合わせて、どこからでもメールにアクセスできます。魅力の一部をご紹介しましょう。 Windows 8 スタイルUI –  クリーンでモダン、直感的なユーザー インターフェースをご覧ください。ユーザーインターフェースは、プレミアム スクリーン サイズに最適化され、どのデバイスでも没入型の、いつもと同じ環境を実現します。 Outlook アプリ – Outlook とOutlook Web Appからサードパーティー製Web アプリを使える、新しいOfficeの拡張性をご活用ください。   管理しやすい – 画面を切り替えずに、その場で素早くメッセージを書き、送信できる「インライン コンポーズ」機能。今作ったメールに、ファイルを添付しますと書けば、「添付忘れ リマインダー」も登場します。  …


新しい Office 企業向け Volume License 提供開始

(この記事は Office 製品マーケティングブログのアナウンスメント記事の転載です)   12月1日より、Office 2013, Exchange 2013, Lync 2013, SharePoint 2013, Project 2013, Visio 2013 といった製品のオンプレミス エディションがボリュームライセンスで提供開始されました。 店頭やオンラインストアでの一般提供開始は、来年第1四半期の販売開始を予定しております。 新しいOffice は、様々なデバイスへの対応やサービスの連携強化により、ビジネスユーザーの生産性を大きく向上させる統合的な製品群です。 7月のCustomerPreview の提供開始から10月の開発完了に至るまで、皆様からたくさんの貴重なフィードバックを頂戴し製品に反映させてきました。 以下は新しいOfficeの代表的な特徴です。 様々なデバイスに対応し、タッチ、ペン、マウス、キーボードをスムーズに切り替えて利用でき、モバイルでの生産性を大きく高めます。 ソーシャルに対応し、人々、ドキュメント、ディスカッションの情報をリアルタイムで把握できるとともに、高解像度のビデオ会議を活用し、ノートやホワイトボードを共有して簡単に会議、情報共有を行えます。 データ損失防止、コンプライアンスマネジメント、マルウェア対策の機能をさらに強化するとともに、オンプレミス、クラウドを問わず、お客様のビジネスニーズに応じて柔軟な展開手法を提供します。 クラウドサービスとの連携により、自分のドキュメント、カスタマイズしたOfficeに、いつでもどこからでもアクセスできます。  新しい Office の購入、検証、更なる情報をお知りになりたい方は、日本マイクロソフトの営業担当者、もしくは販売パートナー様までお知らせください。 新しいクラウドサービス (Office 365) は来年第1四半期に提供予定です。 引き続き、CustomerPreview で体験ください。    日本マイクロソフト Office ビジネス本部


新しい Office 365 Preview を動画で理解しよう

皆様はもう 2012 年 7 月に登場した次期 Office カスタマープレビューを触ってみましたか?今回は、次期 Office に含まれるクラウド サービスの部分をわかりやすく紹介する動画を紹介します。この動画では、SharePointの新しいソーシャル機能、ファイルのドラッグ&ドロップによるアップロード、Outlookと連携するサイトメールボックス、そして複数人のHDビデオを見ながらプレゼンテーションができる新しい Lync について紹介します。また、同様の機能はオンプレミス版でも利用可能です。 ※ 動画はカスタマープレビューに基づいています。紹介している機能は今後正式リリースまでに変更になる可能性があります。   その他、Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013, OneNote 2013 などの新しいクライアント アプリケーションについても動画で分かりやすく特長をご紹介しています。詳しくは、以下のリンクをご覧ください。 新機能ご紹介ビデオ


統合力に勝るマイクロソフトクラウドサ-ビス

マイクロソフトは、さまざまなクラウドサービスを提供しています。クラウドの浸透が最も早いといわれているSaaS のコミュニケーション分野でのクラウドサービスが Microsoft Office 365 です。この分野の典型的サービスは、メールサービスです。 今ではメールサービスを利用していない企業はほとんどないといってもいいほどに、電子メールは普及しています。では、「クラウドサービスによる電子メールを利用するメリットは何?」「これまでの電子メールとはどう違うの?」 といった素朴な疑問がわいてきます。 ここでは、主に大手向け組織に提供されてきたメールシステム(グループウェアアプリケーション) ではなく、一般エンドユーザーが個人用途で利用してきたPOPメールとの比較を中心に、マイクロソフトが提供するこの分野のクラウドサービスのメリットを「統合力」という視点からお伝えしたいと思います。 メールを中心に考え方時、そこから次にするアクションは、返信するや転送するなどのメール関連のタスクだけではないはずです。例えば次のようなアクションを考えてみましょう。 会議をセットする チャットをする 直ちにWeb 会議をする 例えば、メールを読んで会議をセットする場合を思い浮かべてください。会議のセットとスケジューリングが別々のアプリケーションで動いている場合、最終的には3つのアプリケーションを行ったり来たりする必要があります。マイクロソフトの場合、これはすべてOutlook で完結する簡単なアクションとなります。 具体的には、メールの上部に表示されるリボンの中の「会議」をクリックするだけで、メールの内容が入った会議依頼のツールが立ち上がります。 メンバーはすでに入っていますので、後はそのメンバーの空き時間を確認して送信するだけです。空き時間は、「スケジュールアシスタント」によって確認することが出来るので、とても短時間で会議の設定が可能です。 最近では、コミュニケーションの手段として「リアルタイムコミュニケーション」も浸透しつつあります。いわゆるチャットやWeb会議です。メールの内容によっては、送ってきた相手の方と直ちに確認したいこともあるでしょう。その場合に役立つのがインスタントメッセージング(チャット)、音声チャット、ビデオチャット等です。 マイクソフトのサ-ビスであれば、これらのコミュニケーション手段も簡単に利用できるように設計されています。例えば、メールの差出人や宛先に入っている人のところには必ずプレゼンスと呼ばれるマークが表示されており、ここからその時に最適と思われる手段を選択することが出来るのです。 このプレゼンスは、メール上だけではなく、SharePoint Online のサイトやその他人の名前が表示されるところにはいつも表示されます。また、Office アプリケーションからは、直接SharePoint Online に保存したり、インスタントメッセージングに送ったりすることも可能です。こうしたすべてのサ-ビス、アプリケーション間の連携を強化し、意識することなくその時に必要な機能をサ-ビスやアプリケーションをまたがって利用することが非常に容易に出来るようになっています。これがマイクロソフトの「統合力」と言うもので、一つのサ-ビスやアプリケーションを決して単独では考えていないところにその長所があります。一見独立している機能が実は結びついていることによって、仕事の効率や生産性が飛躍的に向上することになるのです。


限界を超えるグループウェア

グループウェアの制約 さまざまな理由で、社員どうしが普段毎日顔を合わせることが少なくなると、顔を合わせなくても実現する情報交換、共有が必要になり、IT もそれに対応するアプリケーションを用意するようになります。たとえばグループウェアです。会社がある程度の人数以上になると、グループウェアの導入率は飛躍的に高まっていきます。まさに前述の状態が導入の必要性を高めていると思われます。 他方で、グループウェアに対する不満も少なくありません。グループウェアは機能という視点から見た場合に、さまざまなものを提供します。代表的な 10 の機能を下記に記しました。 電子メール ポータル 掲示板 スケジュール 連絡先管理 To Do リスト 検索 ワークフロー 文書共有と管理 アンケート 問題は、これらのさまざまな機能が、別々の入り口から提供されたり、機能間の連携が密でなく、余計な工数がかかったりということが、原因の 1 つとして考えられます。その結果、折角のグループウェアが宝の持ち腐れとなってしまって、あまり利用されなくなります。   マイクロソフトのグループウェア マイクロソフトのグループウェア製品は何か、ご存じでしょうか? クラウドの場合、次の製品群で構成されます。Exchange Online + SharePoint Online + Office (+ Office Communications Online + Office Live Meeting) ここに挙げたものはクラウド サ-ビスとして提供される製品群で、オンプレミス (社内設置) での提供の場合は、”Online” を “Server” と読み替えてください。クラウドでもオンプレミスでも提供できるのはマイクロソフトの強みの 1 つです。 これらすべてによって、クラウド グループウェアは構成されます。ご記憶いただきたい点が 2 点あります。 これらには Microsoft Office が含まれるということ…


ビジネス スキルを向上させる Outlook の威力

「生産性」というマジック ワード 「生産性」という言葉は多義的で人によって解釈が異なります。他方でその定義はとてもシンプルです。たとえば、「投入に対する産出の比率」です。この比率が大きくなることを「生産性」が増大する、と説明するわけです。 多様なのは、何を投入として定義し、何を産出として定義するかという点にあります。 工場などでの業務の場合、比較的わかりやすく測定ができます。ある製品を作り出すのにかけた時間に対して、産出された製品数の割合を、その製造工程の効率や生産性として表現することができます。 しかし、いわゆるホワイト カラーの生産性に目を向けると理解がとても難しくなります。成果物 (産出) を何で表現するかが困難だからです。一方、投入の評価は、ある業務にかけられた時間で測るというのはわかりやすい基準です。つまり、同じことを実行するのにかかる時間が短い方が効率が高い、生産性が高いに違いないと仮説を持つことができるはずです。 これまでホワイト カラーの生産性向上のために、さまざまな取り組みが検討されてきておりますが、ルーティン プロセスが明確な場合を除いて、時間を節約するための無駄探しはあまり効果を上げていないようです。仕事の進め方、プライオリティの置き方などに個人差があり、その個人差が必ずしも非効率ではなく、むしろそれを許容することで、より良い成果を生み出すことがありうるからです。つまり何を無駄と判断するかはかなり難しい課題だ、ということになります。 「生産性向上」というのは、だれもが納得するマジック ワードですが、その実行は非常に難しい課題を抱えているわけです。   初めの一歩 しかし、避けることのできない作業を、よりスムースに実施することができるようになるのは、間違いなく生産性向上に意味があるはずです。 ところで、電子メールがビジネスの基盤になっている現在、電子メールから「タスク」が始まることはたくさんあるはずです。典型的には次のような作業です。 転送する 会議のセットをする 自分のタスクとして振り分ける スケジュール確保をする もちろん、本来的に大切なのは、これらのタスクの後です。会議をセットすれば会議の準備をしなければならないですし、自分の「仕事」としてタスク リストに加えれば、そのタスクを締め切りまでに終了するための時間を取り、作業をしなければなりません。重要なのは、これらにかける時間であることは明確です。 逆に考えると、前提としての上記のような作業を、できる限りスムースに行えることは、大切なビジネス スキルのはずです。Microsoft Outlook + Microsoft Exchange は、こうしたビジネス スキルを容易に実現するいくつもの機能を持っています。これらのビジネス スキルのツールによる向上は、これを利用する全ユーザーの「生産性」の向上に資するはずです。 具体的な点についてご紹介します。   Outlook の威力 フラグによるメールの処理 メールの内容に対して、アクションを起こさなければならないものについては、ワン クリックでフラグをたてることで、仕事 (To Do) のリストに掲載されます。 To Do リストを管理して、仕事の漏れがないようにされる方も多いと思いますが、その際に、別のアプリケーションを立ち上げたり、コピー & ペーストをしたりという手間が一切省けます。Outlook ではワン クリックでリストに追加できます。 再利用のための「分類」 内容を分類したいときには、フォルダに移動するというような必要はありません。何種類も用意されている「分類」を利用して整理しましょう。 フォルダに分ける方も多いと思いますが、その場合には、メールの内容を 1 つの項目に振り分けなければならないわけです。その時に振り分けた場所が適切であるとは限りません。複数のフォルダに置いておきたい、という場合もあるでしょう。ちゃんと整理しているのだけど、結局、後から探すのに時間がかかったり、という経験をお持ちの方も多いと思います。…


機微な情報を含む電子メールを不適切な相手に送信することを回避

できること Outlook と Exchange Server、Active Directory Rights Management サービスの連携により、うっかりミスによるメールの誤送信を防ぎ、機密情報が入ったメールを自動的に暗号化することが可能になります。   解決したい課題 今や電子メールはビジネスにおいて必要不可欠なツールですが、誤送信にまつわる問題は絶えません。社内のメンバー同士のやり取りのスレッドに含まれる機微な情報を、うっかり社外の顧客に転送してしまうことで、ビジネスに深刻な影響を与えるような事態に発展することもあります。   2010 シリーズ Office 関連製品群で解決 Outlook と Exchange Server の連携機能である ”メールヒント” により、宛先に外部ユーザーや数多くのユーザーが含まれている場合、メール送信前に画面上部に警告メッセージを表示します。この機能でうっかりミスによるメールの誤送信を防ぐことができます。 また、Active Directory Rights Management サービスとの連携を追加することにより、メールに特定の文言が含まれていた場合や、送信先や送信元などの条件に応じて、自動的にメールを暗号化し、転送禁止やコピー禁止などの権限設定をすることも可能となります。ユーザー各自の判断や手動での権限設定に依存することなく、組織内で同一の設定を展開することができます。 また、宛先や含まれる文言等の条件によって、最終的なメール配信には、上司の承認が必要である、といったメールの流れをコントロールするフローを作成することができます。この場合は、上司はメールの中身を確認後、承認または却下を選択できます。Outlook と Exchange Server の組み合わせは、使いやすさの追求はもちろんのこと、現代のメッセージング環境に求められるセキュリティ対策も追及しています。