よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (1)

1 年前に「予定表と SharePoint サイトの使い分けの運用 – マイクロソフトの場合」という記事でマイクロソフトが実際に Exchange や SharePoint をどのように使い分けているかということを事例も交えてお伝えしましたが、おかげさまで大変好評をいただきました。あれから時間が経ち、マイクロソフト社内でもクラウドである Office 365 への移行がかなり進んでいます。さらに、Office 365 にもいくつか新機能が追加されました。今回の記事では、マイクロソフトでこれらの機能や製品をどのように利用しているのかについてご紹介します。 マイクロソフトでは、組織の情報共有基盤を構築するにあたって、 Office 365 を利用しています。メールは Exchange Online、ファイル共有は SharePoint Online、オンライン会議、インスタントメッセージと電話は Lync Server、エンタープライズ ソーシャルは Yammer (いずれ SharePoint Online に統合) を利用して、メッセージング、ポータル、音声やビデオを交えたリアルタイムの共同作業、コンテンツ管理、レポートや分析などのビジネスインテリジェンス、などの様々な機能群と選択肢を提供します。Exchange と SharePoint は現在のところクラウドとオンプレミスが両方ありますが、これらはクラウドに移行されます。Lync は電話連携をしているためオンプレミスとなっています。 上記の機能群は、Exchange、SharePoint、Lync、Yammer を、利用用途に適して選択し、展開方法を検討します。その際、同じ用途 (たとえばファイル共有、予定共有をしたい) を実現する機能を複数の製品が持っていることがあります。そのため、すべての製品を導入する際に、お客様からは選択肢が多い分、どの機能をどのような考え方で使い分ければいいのか、また、どのような用途にどのように展開をするのが良いのかという相談を私もよく受けます。今回の記事では、特にお問い合わせを受ける以下の点について、マイクロソフトではどのように運用しているのかの事例も交えながら解説したいと思います。 予定共有や施設予約を行いたいのだが、予定表は Exchange と SharePoint の両方が持っている。どちらを使えばいいのか。 SharePoint はオンラインとオンプレミスの選択肢があるが、社内でどのように活用していけばいいのか。 ファイルの保管場所はどこを使えばいいのか (次回 #2 で解説) ソーシャル機能は SharePoint と Yammer…


Outlook と Gmail のどちらの電子メール アプリケーションを選択するか

(この記事は 2014 年 8 月 18 日に Office Blogs  に投稿された記事 Which email application is right for you: Outlook or Gmail? の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。) クラウドへの接続を活用する現代社会では、電子メールやファイル、連絡先などにユビキタスにアクセスできることは、公私両面で生産性や効率性の鍵となります。Outlook および Outlook Web App (OWA) で構成されるマイクロソフトの電子メール ソリューションは、生産性向上に役立つほか、電子メールのみによる安全が非常に高い環境での他者との共同作業を実現します。 しかし、どの電子メール ソリューションが適しているかは個々のユーザーによって異なります。OWA、Outlook、および Gmail を並べて比較した資料を作成しましたので、ぜひお役立てください。この資料は大半の疑問に対する答えがひとめでわかるようになっており、詳細情報へのリンクも記載しています。 電子メール ソリューションを選択するうえで最も重要な基本事項は、受信トレイの管理効率です。不要な電子メールを無視したり、表示ウィンドウのレイアウトを変更したりすることは Outlook と Gmail の両方で可能ですが、Gmail ではルールを作成したり、Microsoft Word の編集ツールや書式設定ツールを利用することができません。Microsoft Excel のスプレッドシートから電子メールにセルを挿入することも、送信する電子メールの重要度を高、中、低のいずれかに設定することもできません。さらに、Gmail では電子メールのフラグ設定、分類、および並び替えの機能が不十分で、また電子メールにドラッグ アンド ドロップでファイルを添付することもできません。マイクロソフトの電子メール ソリューションでは上記のすべてを含め、多彩な機能が利用できます。 情報の高度な自動優先順位づけの実行 次期 OWA の新機能に、"Clutter" というコードネームで呼ばれているものがあります。受信トレイからあまり重要でないメッセージを削除して整理し、重要なメッセージに注目できるようにするという機能です。これは、同様の電子メールを過去にどのように処理したかに基づいて実行されます。たとえば、上司からの電子メールにいつも迅速に対応している場合、Clutter はこのようなメッセージをより目立つように表示します。また、親戚から送られてきた休暇中の写真など、あまり対応する必要がない電子メールについては、後から対応するように Clutter がより分けます。Clutter は使い込むほど判断が的確になります。Gmail の整理機能はあまり性能が高くなく、いくつかのプリセット タブに電子メールを一括で移動できるだけです。これは、個々のユーザーの操作に基づいて各メッセージを整理する OWA…


在宅勤務に必要なルールとテクノロジー

昨年、2025 年の世代の働き方を予測する、リンダ・グラットンの著書『ワーク・シフト』が大変話題になり、本書は 2013 年ビジネス書大賞にも選ばれました。本書は、未来のビジネスパーソンは、職種や時差を超えて世界中の人との恊働が求められるようになり、時間の「細切れ化」が進む、と予言しています。 2014 年の現在、安倍政権は成長戦略、地方振興・人口減少対策の一環として「世界に勝てる若者」、「女性が輝く日本」といったテーマをあげて取り組んでいますが、場所を選ばない働き方、グローバルな働き方、女性の職場への進出、という点において日本は欧米に大きく後れを取っています。     リモートワークが前提となっている欧米社会 欧米ではもともと東京のように首都一極集中の構造になっておらず、国や地方をまたいで働くことが進んでいました。国をまたいだ仕事を行うため、ホワイトカラーは英語でコミュニケーションが取れることは当たり前ですし、女性だけでなく男性も含め日本のように長時間オフィスに拘束され働く必要がない、柔軟な時間の使い方を許されています。これは、働き方を支える制度や仕組みの改善、そしてこの 10 年で大きく進化した ICT の力をうまく取り入れた効率的な働き方にシフトしていることが要因として考えられます。日本は労働生産性において19年連続先進国中最下位となっていますが、バブル崩壊後の「失われた 20 年」で「社畜」という言葉まで生み出した働き方の改革を進めてこなかったことが大きく響いていると考えらえます。 たとえばマイクロソフト米国本社の典型的な働き方を見てみると、午前 8 時に出勤しますが (交通渋滞を避けるため) 午後 4 時から 5 時前には退社して保育園/幼稚園/学校に子供を迎えに行きます。夕食は家族で一緒に食べ、子供が寝静まった後に会社にログインして少し残業する、といったスタイルです。ここで注目したいのは、一日の総労働時間は少ないわけではないのですが、会社のオフィスに拘束されている時間はそれほど多いわけではありません。また、出産、育児、介護などの家庭の事情の場合は相当の間、在宅勤務が許されており、休暇も数週間取ることが一般的です。 また、米国では取引先企業が必ずしも自分と同じタイムゾーンに属しているとは限りません。米国は本土だけでも東部標準時 (EST)、中部標準時 (CST) 、山岳部標準時 (MST)、太平洋標準時 (PST) と 4 つ、加えてアラスカとハワイの 6 つの時間があります。シアトルで朝、会社に通勤して働き始めるころ、ニューヨークではお昼を迎えます。このような広大な国土のさまざまな都市に取引先企業が散らばっているため、ちょっとしたことは電話会議やオンライン会議で済ませてしまいます。場合によってはプロジェクトの最初から最後まで物理的に顔を合わせずに終わることもざらにあります。 また、自分の上司やチームメンバーが自分のオフィスの中にいるとは限りません。遠く離れた都市にある他の事業所にいることもよくあり、上司やチームメンバーと長く顔を合わせないことも多くあります。     働き方を変えてこなかった日本社会 一方、日本の働き方を見てみると、相変わらずオフィスに朝から晩までいることが重要である、という風潮があります。仕事をしている、していないにかかわらず、上司から見て物理的に顔が見えていることが勤勉であることの象徴でした。働いている間はずっと島型対向のレイアウトで顔を合わせながらコミュニケーションをとる、というのが 90% 以上の日本企業で取られている方式です。これは向かい合っている人同士のコミュニケーションが密になるというメリットがありますが、一方、そこにいないことは前提になっていません。そのため、そこにいない人とのコミュニケーション方法があまり発達していません。 その上、日本では東京や大阪などの少数の大都市に大きな支店や取引先が集中しています。そのため、離れた支店や取引先とのコミュニケーションが必要な人は少数の従業員に限られるという特徴もあります。 これらの要因もあり、日本ではなかなか働き方が変わってこなかった、変わるための必然性があまり認識されて来なかったと考えられます。 ところが、2010 年代になっていよいよ日本の人口減少が明確になってくると、経済力の源泉となる労働者を確保するため、いままでの環境では働くことができなかった女性などの新たな労働力確保、そして新たな市場確保のためグローバル市場進出が日本企業にとっても必須の経営課題となってきました。もはやいままでの働き方を維持して働くことが将来的にどんどん困難になっていくことが明白になっています。これからは、自宅や離れた地点とのコミュニケーションをより綿密に行っていく必要があります。     Lync を使うと在席情報を自動または手動で変化させることで、離れた相手からステータスが確認できます。在席情報の履歴を記録するアプリを作成して、勤務時間終了後に自動的に管理サーバーに記録するようなアプリを開発することもできます。(画面はサンプルイメージです) 在宅勤務を始める際のルール決め 育児をしている 30 代以上の女性、介護を抱える…


Office 365 と Outlook.com の違いは?

マイクロソフトが提供しているメールのクラウドサービスには、Office 365 (Exchange Online) と Outlook.com という 2 つのサービスがあります。過去には Hotmail、Outlook Live などいくつかのバリエーションがありましたが、現在はこの 2 つのサービスのいずれかに統合されています。これらのサービスについて「何が違うの!?」という質問をうけることがよくありますので、今回は両者の違いについて解説します。   Outlook.com とは? Outlook.com はマイクロソフトが提供している一般消費者向けの無料メールサービスです。マイクロソフトでは、もともと Hotmail と呼ばれるメールサービスを長年提供してきましたが、2012 年夏にブランド、デザイン、機能を一新させました。Outlook.com は単なるメールサービスだけではなく、写真やビデオをより簡単に共有したり、受信トレイを簡単に管理したり、ほかのユーザーどこにいても近況を確認したりできる機能が実装されています。Exchange ActiveSync や IMAP プロトコルにも対応しているので、スマートフォンからのアクセスにも対応し、複数のデバイスからアクセスしても、全く同じメールや予定表を閲覧することができます。 マイクロソフト アカウントを取得して http://www.outlook.com にそのアカウントでログインすることで、アカウントに紐づいた Outlook.com のメールサービスを無料で利用することができます。無料のクラウド ストレージである SkyDrive も同じマイクロソフト アカウントに紐づいているので、ファイルを添付する代わりに SkyDrive に置いた大容量ファイルや写真を共有することで、スムーズに共有を行うことができます。 画像や Office ファイルが添付されたメールを受信すると、ブラウザー上でスライドショーで表示させたり、Office を持っていなくてもブラウザー上で Office Web Apps で表示させたり、SkyDrive にシームレスにアップロードしてそのまま添付ファイルをOffice Web Apps で編集したり、といった操作を簡単に行うことができます。   Outlook.com は、マイクロソフトが元々メールクライアントのブランド名として持っていた Outlook を、そのまま一般消費者向けのクラウドサービス化したような位置づけとなっています。昔は…


ユーザーがビジネス用に Gmail ではなく Outlook を選ぶ 12 の理由

(この記事は 2013 年 9 月 26 日に Office 365 for business Blog に投稿された記事の翻訳です)   私が仕事で最も嬉しいのは、お客様と直接会話をする機会があることです。弊社の製品やサービスについてお客様からお話を伺えることは光栄ですし、とても楽しいです。時には厳しいご意見に心が折れることもありますが、お褒めの言葉をいただいて自信がつくこともあります。できるなら、お客様と一日中お話しをしていたいほどです。 ビジネス用のソリューションを Google Apps から Office 365 に切り替えたという話を聞いたときには、嬉しさは通常の 2 倍です。Outlook を好んで使用されるお客様やパートナーの数は、今どんどん増え続けています。そうした企業の従業員の皆様からは、「組織全体の生産性を維持するためには、Office 365 の導入は正しい選択であった」と、満足の声が上がっています。お客様との会話の中でわかったのは、Gmailにはいくつか不足している機能があるということです。この記事では、お客様が Gmail ではなく Outlook を選んだ主な理由をご紹介していきます。 1. 電子メール、カレンダー、連絡先の統合 — 電子メールは、現代のビジネス コミュニケーションには欠かせない重要なツールです。Outlook ならビジネス上のコミュニケーションを 1 つの場所から効率的に済ませることができると、ご感想をいただいています。Outlook は、会議のセッティング、連絡先の詳細情報の検索、電話会議への通話、オンライン会議への参加などを行うためのハブ (中継点) としての役割を果たしています。また、受信箱の操作方法が一貫している点も、「何も考えなくても自然に操作できる」と、お客様に好評です。Outlook を起動 (英語) すると、必ず同じ画面が表示されるので、いちいち新しい操作方法を習得したりする必要がありません。Gmail では、操作性に影響する機能更新が頻繁に行われているため、新しい新規メール作成画面 (英語) や新しい受信トレイ (英語) の操作方法を更新のたびに習得する必要があります。 2. オフライン時の電子メール利用 – 会議の度に必ず取り上げられるのが、インターネット接続の有無にかかわらず、お客様に電子メールを安心してご利用いただけるようにする点です。飛行機での移動中、業務の一環として古いメールの整理を行うお客様がよくいらっしゃいます。そうした方のほとんどが、外出先でも Outlook…


これからのテレワークを支える! Lync 2013 のビデオをご紹介

「テレワーク」は、これからの働き方を考えるうえで、間違えなく重要なキーワードの一つです。テレワークが必要となる背景には、次のようなことがあげられます。 生産性の向上 ワークライフバランスの改善 事業継続 その他、雇用確保、地域の活性化 日本政府においても、今年の 6 月に閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、テレワークの推進について次のように宣言しています。 「若者や女性、高齢者、介護者、障がい者を始めとする個々人の事情や仕事の内容に応じて、クラウドなどのIT サービスを活用し、外出先や自宅、さらには山間地域等を含む遠隔地など、場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するとともに、テレワークを社会全体へと波及させる取組を進め、労働者のワーク・ライフ・バランスを実現する。」 このような戦略を実現させるにあたり、誰でも簡単に扱え、かつお互いに離れて働いていも生産性を落とさないツールを使うことが求められます。マイクロソフトでは、Officeアプリケーションやメール、予定表、ファイル共有の仕組みと連携して動作する、プレゼンス、IM、テレビ会議を実現するソリューションである「Lync 2013」が重要な役割を果たします。 相手の状態が一目でわかるプレゼンス情報 メールや電話を出す前に、気軽に相手とリアルタイムでコミュニケーションできるインスタントメッセージング (IM) 離れていても同じ会議室で会議をしているかのように情報の共有が可能 – デスクトップ共有、音声、ビデオの共有 また、この手の同様のソリューションと比べて、Lync 2013 ならではの特長についても注目に値します。 誰でも身近に持っている環境 (PC, Mac, スマートフォン、タブレット)から手軽に利用が可能 使い方が簡単 (Office アプリケーションと同じ操作性) さまざまな他のプロダクティビティ ツール (Officeアプリケーション、メール、予定表、ファイル共有など)と連携、IDが統合されている この記事では、Lync 2013 でどのようなことが実現できるのかについて、ビデオを用意しましたのでご覧ください。 注: ビデオを見るには、それぞれのビデオ画面の右下に出るコントトールで、全画面表示にしてビデオ品質を高品質に設定すると見やすく設定を変更できます。   <a title=”ビデオ: Lync 2013 の新機能” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-lync-online-help/video-whats-new-in-lync-2013-VA103994612.aspx?CTT=5&origin=HA103993864&videoId=6b7808e6-e30b-435a-b6f8-00ca08431f28&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:” target=”_new” data-mce-href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-lync-online-help/video-whats-new-in-lync-2013-VA103994612.aspx?CTT=5&origin=HA103993864&videoId=6b7808e6-e30b-435a-b6f8-00ca08431f28&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”>ビデオ: ビデオ: Lync 2013 の新機能</a> <a title=”ビデオ: Lync 2013 で連絡先カードを使用する” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/videos/video-use-the-contact-card-in-lync-2013-VA104023123.aspx?videoId=47e85424-2104-4346-9698-02177537a1f8&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”…


Exchange/Outlook の利用で使える便利なメール機能のビデオを公開

今回の記事では、Exchange 2013/Outlook 2013 を利用することで使える、日常的なメールの送受信を行う上での便利な仕組みをご紹介します。差出人を変更したり、開封済み通知、メッセージの取り消し/置き換え/再送、サイトメールボックスといった仕組みをご利用いただけます。 それぞれの機能について説明しているビデオをご用意しましたので、ご覧下さい。 注: ビデオを見るには、それぞれのビデオ画面の右下に出るコントトールで、全画面表示にしてビデオ品質を高品質に設定すると見やすく設定を変更できます。 <a title=”ビデオ: BCC の詳細” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-more-about-bcc-VA103989007.aspx?videoId=6275334a-8d02-41ff-bbfe-a49dfc545b26&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:” target=”_new” data-mce-href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-more-about-bcc-VA103989007.aspx?videoId=6275334a-8d02-41ff-bbfe-a49dfc545b26&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”>ビデオ: ビデオ: BCC の詳細</a> <a title=”ビデオ: 開封済みメッセージで電子メールを管理する” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-track-email-with-read-receipts-VA104019904.aspx?videoId=97727aa8-fced-4d06-ab33-b0a23b6e3aed&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:” target=”_new” data-mce-href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-track-email-with-read-receipts-VA104019904.aspx?videoId=97727aa8-fced-4d06-ab33-b0a23b6e3aed&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”>ビデオ: ビデオ: 開封済みメッセージで電子メールを管理する</a> <a title=”ビデオ: 送信したメールを取り消す、置き換える、もう一度送信する” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-recall-replace-or-resend-sent-mail-VA103990867.aspx?videoId=1006ef20-82c3-4da8-8630-deb2c3a1db4b&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:” target=”_new” data-mce-href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-recall-replace-or-resend-sent-mail-VA103990867.aspx?videoId=1006ef20-82c3-4da8-8630-deb2c3a1db4b&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”>ビデオ: ビデオ: 送信したメールを取り消す、置き換える、もう一度送信する</a> <a title=”ビデオ: メッセージを取り消せない場合に再送信する” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-resend-if-you-cannot-recall-a-message-VA103990868.aspx?videoId=9d3248f2-4371-4f8e-8f98-50ee284b6c31&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:” target=”_new” data-mce-href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/video-resend-if-you-cannot-recall-a-message-VA103990868.aspx?videoId=9d3248f2-4371-4f8e-8f98-50ee284b6c31&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”>ビデオ: ビデオ: メッセージを取り消せない場合に再送信する</a> <a title=”ビデオ: Outlook 2013 および Outlook Web App で共有メールボックスを使用する” href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/video-use-a-shared-mailbox-in-outlook-2013-and-outlook-web-app-VA104012830.aspx?videoId=7755aab6-c456-49e9-957c-72d62ec255c1&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:” target=”_new” data-mce-href=”http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/video-use-a-shared-mailbox-in-outlook-2013-and-outlook-web-app-VA104012830.aspx?videoId=7755aab6-c456-49e9-957c-72d62ec255c1&from=shareembed-syndication&src=v5:embed:syndication:”>ビデオ: ビデオ: Outlook…


タブレットでさらに便利なメール エクスペリエンスを提供する Windows 8.1

(この記事は 2013 年 10 月 3 日に Outlook Blog に投稿された記事の翻訳です) 投稿者: Dawn Martynuik、投稿日: 10 月 3 日   近く一般提供が開始されるWindows 8.1 には、20 を超える新たなマイクロソフト アプリやサービスおよび機能強化が用意されています (英語)。その中でも私たちのチームが最も自信を持っているのが、メールのエクスペリエンス向上です。メール アプリをデバイス上で使用してクラウドの Outlook.com サービスを利用できるようになります。 新しい Windows 8.1 のメール機能は、最先端のメールを想定して設計されています。タッチ対応でモバイル デバイスに最適化され、日々あらゆる場面で使用できるように、重要な種類のメールを扱えるようになっています。メール アプリで Outlook.com のメール アカウントを使用すると、重要なメールをチェックできる便利な定番機能「一括処理」を利用できるほか、ニュースレターやソーシャル ネットワークの新着情報を特別なビューに自動分類したり自動返信を設定したりすることが可能になります。また、Outlook.com では Exchange ActiveSync を使用しているため、Outlook.com の連絡先や予定表が Windows 8.1 デバイスに自動的に同期されます。 メール アプリ (英語) の詳細については Windows Experience ブログをご覧ください。Windows 8.1 がお届けするメール機能を皆様にお役立ていただければ光栄です。 –Dawn…


ユニキャリアが使い勝手の歴然とした差を理由に Google Apps でなく Office 365 を選択

TCM 株式会社と日産フォークリフト株式会社の事業統合により誕生した新会社、ユニキャリア株式会社では、世界展開も見据えた情報基盤に Google Apps ではなく Office 365 を選択しました。この理由について、経営戦略本部IT部長 武藤 英之 氏に伺いました。   Q. ユニキャリアについて教えてください。 武藤氏: ユニキャリア株式会社は、フォークリフト業界の世界トップを実現するため、2011 年 12 月に設立された企業です。2012 年 8 月に TCM株式会社と日産フォークリフト株式会社を傘下に収め、グループとしての活動を開始し、この4 月に両社の完全統合を果たし、新統合会社として歩みをはじめたところです。”Challenge for Excellence ( 超一流への挑戦)” を長期経営ビジョンに掲げ、戦国時代を迎えた物流ソリューション業界における「真のエクセレントカンパニー」を目指しています。   Q. 情報共有基盤にクラウド サービスを選択した理由を置き換えください。 武藤氏: 長期的なコストを削減するには、ハードウェアを自社に持たないことが必須条件です。またリーマンショック以降激変する市場の中で投資を最適化することを考慮し、柔軟に経営環境に合わせて利用することが可能なクラウドサービスを多く選ぶことは必然と考えます。 今回は新統合会社発足に合わせてスピーディに環境を構築し競争力の源泉となる社員が力を発揮できる環境の整備を早期に立ち上げる必要もありましたのですぐにサービスの利用を開始出来る点も考慮しました。これで新しい経営の早期浸透へとつなげることが出来るとかんがえております。   Q. Google AppsではなくOffice 365を選択した理由は何ですか? 武藤氏: Office 365 なら多様な機能が統合され、シームレスに使えます。これに加え、使用感が以前のシステムと大きく異ならないことも重視しています。TCM と日産フォークリフトでは、どちらもメールは Microsoft® Exchange Server が使用されていました。Office 365 では Outlook 2010 の機能をフル活用できるため、ユーザーも違和感なく利用できます。ユーザー自身が培ってきたノウハウを捨ててまで、他社サービスを採用する理由はないと考えました。逆に多くの企業でOutlookを使っている中で、Google Appsの良さはどこにあるのか?我々はOfficeを中心にマイクロソフトの中で生活をしているのでその中で選びたいと考えました。…


予定表と SharePoint サイトの使い分けの運用 – マイクロソフトの場合

マイクロソフトでは、組織の情報共有基盤を構築するにあたって、 Exchange、SharePoint、Lync という三種類のサーバー製品を提供することにより、メッセージング、ポータル、音声やビデオを交えたリアルタイムの共同作業、コンテンツ管理、レポートや分析などのビジネスインテリジェンス、などの様々な機能群と選択肢を提供します。最近は、これらの 3 つの製品をすべて導入して、統合的な環境を構築されるお客様も増えてきました。 上記の機能群は、Exchange、SharePoint、Lyncを、利用用途に適して選択し、展開方法を検討します。その際、同じ用途 (たとえばファイル共有、予定共有をしたい) を実現する機能を複数の製品が持っていることがあります。そのため、すべての製品を導入する際に、お客様からは選択肢が多い分、どの機能をどのような考え方で使い分ければいいのか、また、どのような用途にどのように展開をするのが良いのかという相談を私もよく受けます。今回の記事では、特にお問い合わせを受ける以下の 2 点について、マイクロソフトではどのように運用しているのかの事例も交えながら解説したいと思います。 予定共有や施設予約を行いたいのだが、予定表は Exchange と SharePoint の両方が持っている。どちらを使えばいいのか。 SharePoint はオンラインとオンプレミスの選択肢があるが、社内でどのように活用していけばいいのか。   機能は共有範囲と管理を誰がするかに応じて使い分けよう どのサーバー製品のどの機能を使うべきかを検討するときは、まずその機能を使ってどれくらいの範囲のユーザーと情報共有をしたいのか、そして管理を誰がするのか、ということを検討する必要があります。製品の機能を使って情報を共有する「エンドユーザー」と、その機能を管理する「管理者」の 2 つの視点があり、同じように思われる機能でも、製品毎にそれぞれがコントロールできる範囲などの特性が異なっているためです。共有範囲と管理者を考えるに当たっては、どういう組織にもあてはめられるように、日本全国、もしくは世界各国に支店を展開している企業の場合を考えます。共有範囲について以下の 4 種類に分類してみたいと思います。 全社: 組織全体で共有する場合です。グローバル企業であれば、日本語圏だけではなく英語圏やそのほかの言語でも共有されることを想定する必要があります。(Exchange や Lync は組織全体で導入されるのが普通ですが、組織の一部のみに導入される場合は、その範囲が「全社」となります。) 管理は IT 部門など組織内で集中して行うことが想定されます。 拠点: グローバル企業であれば国ごと (日本、アメリカ、中国、など) に分けた単位で考えるとよいと思います。もしくは、国内の支店単位で考えることもできます。管理は IT 部門など組織内で集中して行うことが想定されます。 チーム: ユーザーが所属する組織としての部門、もしくはプロジェクトベースのグループの規模での情報共有と考えてください。管理はチームごとの管理者が行えると自由度が広がります。 個人: 他人とは共有されない情報で、特定のユーザーが複数のデバイスや場所から見る可能性がある情報です。仕組み自体は IT 部門が管理することになります。 それぞれがご自分が所属する組織ではどのように当てはまるか考えてみてください。場合によっては、4つのうちいくつかは合体できるかもしれませんし、ひょっとすると組織の定義のレベル感が多少異なっているかもしれません。 利用する機能と共有範囲が決まったら、次にそれぞれの共有形態を実現可能なExchange/SharePoint の機能と対比して、実装に落としていきます。たとえば、アドレス帳であれば、Exchangeのアドレス帳は全社に公開する情報を掲載するのが適切なのに対して、SharePoint 上ではアクセス権をコントロールして共有する範囲をチームに限定することができるので、より詳細な連絡先情報を共有できる、また、名刺情報などの個人情報の保持にはExchange の連絡先が適切である、など、似たような機能であっても可能な共有範囲が異なることがありますので、吟味が必要です。その際には以下の表を参考にするとよいでしょう。 Exchange のパブリックフォルダーやアドレス帳、予定表は Exchange の管理者のみが構成、情報の変更を行うことができ、IT 部門が中央でコントロールする仕組みになっている一方、SharePoint はチームサイトを許可していれば、チームごとに管理者を置いて情報の更新や権限設定を行うことができるので、より小さな組織単位での情報共有に適します。チームや拠点については、クラウド上でセキュリティグループを定義して、その中に必要なメンバーを登録することで便利に運用することができます。 機能…