よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (3)

特集記事 よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (1) よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (2)  よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (3) <この記事> 前の 2 回で、Office 365 が持っている同じ用途 (たとえばファイル共有、予定共有をしたい) を実現する機能について、どの機能をどのような考え方で使い分ければいいのか、また、どのような用途にどのように展開をするのが良いのかという解説のうち、下記の 3 つについて取り上げてきました。 予定共有や施設予約を行いたいのだが、予定表は Exchange と SharePoint の両方が持っている。どちらを使えばいいのか。 SharePoint はオンラインとオンプレミスの選択肢があるが、社内でどのように活用していけばいいのか。 ファイルの保管場所はどこを使えばいいのか 最終回のこの記事では、Office 365 が持っているソーシャル機能を中心に使い分けを解説していきたいと思います。 ソーシャル機能は SharePoint と Yammer のどちらを使えばいいのか。   組織におけるコミュニケーションと共同作業についての分類 本題に入る前に、組織内でのコミュニケーションについて「共有範囲」と「緊急性」の 2 つの軸で分類してみたいと思います。 コミュニケーションの共有範囲については第一回でも取り上げましたが、全社、拠点、チーム、個人での共有により利用すべきツールが異なってきます。また、緊急性の面で見ると、緊急度が高い内容はリアルタイム性が求められます。メールはビジネスの世界では帰ってくるまでの期待値が 4 時間というデータもありますので、緊急を要するコミュニケーションには適していません。…


よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (2)

特集記事 よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (1) よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (2) <この記事> よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (3) 前回の記事「よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (1)」では、主に Exchange と SharePoint の予定表の使い分けについて解説いたしました。今回は、ファイルの置き場所をどこにするかについて考えてみたいと思います。 ファイルの保存場所として候補に挙がるのは、組織内のファイルサーバー、組織内の SharePoint などのグループウェア、そしてパブリック クラウドサービスである Office 365 など (SharePoint Online チームサイト、OneDrive for Business) でしょう。ファイルと一言で言っても、仕事の中で使われるファイルには、様々な用途に使われる様々な種類のものがあります。また、内容によっても置場を考えなければならないことがあります。たとえば、誰にでも公開してよいものなのか、個人情報などの機密情報なのか、によっても保管場所は変える必要があります。どういったことを検討すべきかについて順にみていきましょう。   SharePoint かファイルサーバーか~ファイルの種類により分けよう ファイルをどこに保存すべきかについて、ファイルの種類やサイズの観点から分類してみました。 Office 関連ファイル: Word 文書、Excel ブック、PowerPoint…


【ビデオ】クラウドと法対応~クラウドを安心してご利用いただくためのマイクロソフトの取り組み~が公開されました

1 年前に公表しましたビデオ「マイクロソフトの法務コンプライアンス対応とサービス品質へのこだわり」が大変な好評をいただきましたため、このたび、Microsoft Conference 2014 にあわせて内容を最新のものにアップデートしました。 ※ Microsoft Conference 2014 では満足度 1 位を獲得したセッションです。 マイクロソフトでは、世界規模のクラウドサービスを安心安全に提供するためのデータセンターへの投資や、お客様がクラウドを導入する上での課題解決の取り組みを継続的に行っています。この活動を通して、マイクロソフトはお客様の中にはクラウドサービスを利用する際の不安を取り除いていきます。今回のアップデートでは、特に Office 365 が 2014 年内に日本データセンターからサービスを提供することになったことを受けまして、日本で Office 365 を利用することも意識した内容となっています。(Office 365 の日本データセンター発表前ですので、Azure を例にした説明になっていますが、Office 365 も同じデータセンターから提供されます。)   クラウドと法対応   総務省の平成 25 年通信利用動向調査でクラウド利用動向について調査した資料を見ると、 クラウドのセキュリティが不安という層が一定層いる。マイクロソフトでは、これらの層に対して不安を払しょくしていく。   クラウドをめぐる法的論点 1. 政府機関によるデータアクセス データの帰属先: マイクロソフトでは、オンラインサービス条件の中でデータがお客様に帰属し、目的外でMSが二次利用することはない、と明記されている。政府機関からの任意要求に対して任意に開示することはない。強制開示命令については、お客様にリダイレクトするようになっている。マイクロソフトから開示する必要がある場合でもお客様に通知してから開示することになっている。 情報開示状況の公開: Web上で公開している。日本では 2014 年 1~6 月で 369 件の情報開示リクエストが来たが、ほとんどは個人向けサービスに対しての物であり、電子メールコンテンツなどのデータの開示に至ったものは一つもなかった。グローバルでは約 34,000件が来ているが、やはりほとんどは個人向けサービスについてであり、企業向けはグローバルでも 5 件しかなかった。最終的にマイクロソフトから開示はなかった。 暗号化の推進、技術開示センターの開設: バックドアがないことの確認のための仕組みも用意している。 法的要求: 不当な開示要求が来た場合には会社として政府にでも裁判を起こして対抗する。 2. 個人情報保護法 法令とガイドライン: パブリッククラウドの利用は海外での利用も含め、個人情報保護法には抵触しない。…


ビジネス情報の分類と保護 – マイクロソフト IT 事例

(この記事は 2014 年 5 月 8 日に公開されたホワイトペーパー Classifying and Protecting Your Business Information  の翻訳です) カスタマイズする際のメモ: このドキュメントは Microsoft IT の経験に基づいており、再利用、カスタマイズが可能なガイダンスと手順書が含まれます。組織の状況に合致しない時は利用しないでください。 アイディアやコンセプトなどを含むあらゆる形の情報は、潜在的なビジネス価値を持っています。メールのやり取り、ドキュメント共有、電話により会話など方法にかかわらず会社の機密情報を保護するのはあなた自身の責務です。情報の価値が高くなるほど、それを守るためにより多くのセキュリティ制御を行う必要があります。 このガイドでは、ビジネス情報やデータの、意図せず開示された場合の潜在的なインパクトに応じた分類 (高、中、低ビジネスインパクト) 方法の概要について述べます。また、情報を転送、共有、保管、破棄する前に保護する支援を行うためのソリューションについてもご紹介します。   このガイドラインでのトピック 情報の分類 情報の保護 分類とデータ配布のガイドライン 推奨されるセキュリティ実装 追加の情報   情報の分類 情報は意図しない開示による潜在的なインパクトにより高ビジネスインパクト (High Business Impact, HBI)、 中ビジネスインパクト (Moderate Business Impact, MBI) そして低ビジネスインパクト (Low Business Impact, LBI) の 3 種類に分類することができます。 表 1. 情報の分類 HBI HBI は許可なく公開されると、会社、情報の所有者、お客様に、即時に、直接的に、または多大な影響があるあらゆる情報を含む電子メール、文書、メッセージ、電話の会話などが含まれます。HBI 情報は知る必要がある場合にのみ共有されるべきです。HBI…


組織を改革するのに重要な 2 つの要素

かつての高度成長期/バブルのころの日本は世界中を圧倒する経済力を誇っていました。1989 年には世界の企業時価総額ランキング Top 30 社のうち 21 社が日本企業を占めていたり、世界各地で日本企業が著名な企業を買収し「ジャパンマネー」が恐れられていたりした時代がありました。特に工業製品についても世界中に日本の製品が流通し「世界の工場」の一翼を担っていました。しかし、いまはその座を新興国に明け渡し、東アジアだと中国やそれに続く国々の勢いに押されつつあるように見えます。2014 年には世界の企業時価総額ランキング Top 30 社には日本企業からはトヨタ自動車 1 社のみが入っているにすぎません。また、日本は 2010 年より人口減少社会に突入し、世界でも最も高齢化が進んでいる国の 1 つとされています。 もちろん、経済成長のモデルからすると日本は大量生産で急成長する「新参者」としての時代は終わり、この地位は新興国に譲って、日本はより高付加価値な製品を少量作っていくモデル、もしくはサービスで稼いでいくモデルに移行していく必要があるという大きな流れがありますので、今までと同じように経済成長をし続けていくことは難しくなっています。その代わり、これからの世界の中での「成熟社会」としての今日の日本のポジショニングを踏まえたビジネスモデル、成長モデルが求められています。                                                                          …


よく似た Office 365 の機能の使い分けの運用 – マイクロソフトの場合 (1)

1 年前に「予定表と SharePoint サイトの使い分けの運用 – マイクロソフトの場合」という記事でマイクロソフトが実際に Exchange や SharePoint をどのように使い分けているかということを事例も交えてお伝えしましたが、おかげさまで大変好評をいただきました。あれから時間が経ち、マイクロソフト社内でもクラウドである Office 365 への移行がかなり進んでいます。さらに、Office 365 にもいくつか新機能が追加されました。今回の記事では、マイクロソフトでこれらの機能や製品をどのように利用しているのかについてご紹介します。 マイクロソフトでは、組織の情報共有基盤を構築するにあたって、 Office 365 を利用しています。メールは Exchange Online、ファイル共有は SharePoint Online、オンライン会議、インスタントメッセージと電話は Lync Server、エンタープライズ ソーシャルは Yammer (いずれ SharePoint Online に統合) を利用して、メッセージング、ポータル、音声やビデオを交えたリアルタイムの共同作業、コンテンツ管理、レポートや分析などのビジネスインテリジェンス、などの様々な機能群と選択肢を提供します。Exchange と SharePoint は現在のところクラウドとオンプレミスが両方ありますが、これらはクラウドに移行されます。Lync は電話連携をしているためオンプレミスとなっています。 上記の機能群は、Exchange、SharePoint、Lync、Yammer を、利用用途に適して選択し、展開方法を検討します。その際、同じ用途 (たとえばファイル共有、予定共有をしたい) を実現する機能を複数の製品が持っていることがあります。そのため、すべての製品を導入する際に、お客様からは選択肢が多い分、どの機能をどのような考え方で使い分ければいいのか、また、どのような用途にどのように展開をするのが良いのかという相談を私もよく受けます。今回の記事では、特にお問い合わせを受ける以下の点について、マイクロソフトではどのように運用しているのかの事例も交えながら解説したいと思います。 予定共有や施設予約を行いたいのだが、予定表は Exchange と SharePoint の両方が持っている。どちらを使えばいいのか。 SharePoint はオンラインとオンプレミスの選択肢があるが、社内でどのように活用していけばいいのか。 ファイルの保管場所はどこを使えばいいのか (次回 #2 で解説) ソーシャル機能は SharePoint と Yammer…


BYOD 戦略と働きがいのある会社ランキング第 1 位の関係とは?!

現在日本マイクロソフトでは、ノート PC / スマートフォン (Windows Phone) /タブレット (Surface) の 3 デバイスを全社員に支給。BYOD も認められているため、中には Microsoft アカウントで許されている制限いっぱいの 10 デバイスを使いこなす猛者もいるという。  はたしてそこまでのマルチデバイスにどのような意味があるのか (どんなビジネス効果をもたらすのか)? マイクロソフトという会社だけの特殊な例にすぎないのでは? などさまざまな疑問を、同社ディレクター廣崎氏にぶつけてみた。  "不自由な IT" は、優秀な人材確保の足かせになりかねない   >> 続きはこちらでご覧いただけます


目指すのは、テレワークのメリットをすべての社員に開放すること

先の大震災以降、出張コストの削減やいつでもどこでも仕事ができる環境づくりによる業務効率向上を目指し、ワークスタイル変革に取り組む企業が増えている。かつてユビキタスやユニファイド コミュニケーションといったバズワードとともにたびたび脚光を浴びてきたテーマだが、ここにきて大きな成果を上げる企業が現れている。そのひとつ、日本マイクロソフトでは「フレキシブル ワークスタイル」なるコンセプトを提唱。自社のクラウド サービスやコミュニケーション ツールを駆使し、この数年間で下記のような大きな成果を得ている。 2011 年比で、商談単価 – 15% / 社員数 – 3% にも関わらず、成約商談数 + 47% / 受注額 + 27% を達成 組織の健康状態: ワーク バランス スコアが約 13% UP と従業員の満足度が大幅に向上 それまで男性に比べ高かった女性の離職率が、直近の 3 年間で同率まで改善  両立が難しいとされる「業務効率」と「社員の満足度」の両方の向上を果たしたポイントは何だったのか? コミュニケーション ツール「Lync」の果たした役割とは? などについて、同社エグゼクティブ アドバイザーの小柳津氏にお聞きした。冒頭、語られたのは「私たちも皆さんと同様 "顔を合わせて仕事をする" のが一番だと思っています。」という意外な言葉であった。       「すべての社員がいつでもどこにいても活躍できる会社」を目指して 「フレキシブル ワーク スタイルの取り組みについてご紹介すると、『会社に皆が集まってするのが仕事というもの』と目くじらを立てる方が必ずいますが、実はそうした考えを否定しているワケではないのです。会議にしても一堂に会して開催するのが一番よいに決まっています。でも現実には、地方に出張中、インフルエンザになった、といった事情で参加できない人が出てきます。こうしたロスを、IT を使って少しでも減らしましょう! という "補完的提案" でもあるのです。(小柳津氏)」 現状を "ガラガラポン" するものと思っていただけに、いきなりインタビュー冒頭から拍子抜けしてしまったが、硬直化している "日本的勤務形態" に適度な柔軟性をもたらしマイナスをプラスに変えるアプローチと考えれば、日本企業にとっても安心して聞ける提案だと言える。  …


企業は働き方改革をどう実現すればいいのか ~日本マイクロソフトの事例から学ぶ~

このコンテンツは、HRカンファレンス2013「企業は働き方改革をどう実現すればいいのか ~日本マイクロソフトの事例から学ぶ~」のレポートとなります。 少子高齢化社会を迎え、企業では今、社員のワーク・ライフバランス実現と生産性向上を両立する改革が求められている。では、どうすれば組織としての生産性を上げつつ、個人の働き方改革を実現できるのだろうか――。本講演では、株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長である小室淑恵氏が、経営戦略としてのワーク・ライフバランスについて解説。在宅勤務制度の導入をはじめ、細やかな工夫によってそれを実現している事例として、日本マイクロソフト株式会社 執行役人事本部長 佐藤千佳氏が、リアルな働き方改革について紹介した。 株式会社ワーク・ライフバランス 代表取締役社長 小室 淑恵氏(こむろ・よしえ) プロフィール:2006年株式会社ワーク・ライフバランスを設立。900社以上へのコンサルティング実績を持ち、残業を減らして業績を上げる「働き方見直しコンサルティング」に特に定評がある。2児の母として子育てをしながら、効率よく短時間で成果を上げる働き方を自らが実践。『なぜ、あの部門は「残業なし」で「好成績」なのか?6時に帰るチーム術(日本能率協会マネジメントセンター )』など著書多数。消費増税集中点検会合他、複数公務にも出席。今春よりNHK 「news web」月曜ナビゲーター。 日本マイクロソフト株式会社 執行役 人事本部長 佐藤 千佳氏(さとう・ちか) プロフィール:住友電気工業にてHRキャリアをスタートし、その後1996年にGEへ入社。コンシューマーファイナンス、コーポレート、ヘルスケア部門 において、採用、M&A後のインテグレーション、組織・リーダーシップ開発など多岐に渡るHR経験を積み、キャピタル部門においてHR本部長職。 2011年に日本マイクロソフトへ入社し、現職。   日本で、少子高齢化社会と共に急速に進む「働き方の見直し」 >> 続きはこちらでご覧いただけます


【ビデオ】マイクロソフトの法務コンプライアンス対応とサービス品質へのこだわり

マイクロソフトでは、世界規模のクラウドサービスを安心安全に提供するためのデータセンターへの投資や、お客様がクラウドを導入する上での課題解決の取り組みを継続的に行っています。この活動を通して、マイクロソフトはお客様の中にはクラウドサービスを利用する際の不安を取り除いていきます。この記事では、そのような取り組みの中から、海外データセンター利用時の法務リスクに関する質問とよくある誤解、マイクロソフトのコンプライアンスに対する取り組み、データセンターの品質改善活動についての解説とビデオをご紹介します。   海外データセンター利用時の法務リスクとその考え方 たとえば法務リスクについてよくお問い合わせを受ける項目としては、米国愛国者法、個人情報保護 (プライバシーとセキュリティ)、輸出管理の問題 (大学、製造業など)、契約条項上の課題などがあげられます。米国愛国者法については、もともとテロを防止するために手続的に集積された法律で、通常の企業活動を営む限りにおいてこれ単体で米国政府によるデータへのアクセスや差し押さえのリスクが高まるわけではありません。また、米国で企業活動をしている場合、すでに米国の法律の管轄下にあるため、リスクの大きさはアメリカの事業者のサービス利用や海外のデータセンターの利用の有無によりません。加えて、米国だけではなく、EU、アジア、日本でも当局による同様の捜査権限を認めた法律は存在するため、米国愛国者法のリスクがことさら高いわけではありません。 政府からマイクロソフトにデータ開示のお問い合わせがあった場合、マイクロソフトはまずお客様にお問い合わせをするように回答します。マイクロソフトからお客様データの任意の開示はしません。令状による開示の場合でも、できる限り事前にお客様に通知をするようにしています。 日本での個人情報保護法への対応ですが、条文を見る限り、海外データセンターの利用を直接禁止している条文はありません。EU のデータ保護指令については、Office 365 が EU 標準契約条項に準拠しているため、手続きを踏めば問題なくご利用いただけます。 セキュリティ、コンプライアンスや管理に関する中身について、RFI に対する標準的なレスポンスとして詳細に記載しています。 輸出管理については、外為法の観点で武器、原子力などの特定の技術情報を海外に移転する場合に経済産業省の許可がいる、ということについて、海外のデータセンター利用がこれにあたる可能性があるという懸念がありました。これについては今年 6 月に経済産業省から「輸出注意事項25第14号 外国為替及び外国貿易法第25条第1項及び外国為替令第17条第2項の規定に基づき許可を要する技術を提供する取引又は行為についての一部を改正する通達」という通達が出され、その中で「外国に設置されたサーバーに特定技術が保管される場合であっても、原則として外為法25条1項に規定する役務取引に該当せず、同条に基づく許可を要しない」という記載により海外データセンターの利用が原則として外為法の適用範囲外であることが明確化されました (※ 下記の動画の内容からのアップデートとなります)。なお、マイクロソフトでは、原則、お客様データの内容にアクセスすることはありません。 契約条項上の課題としてよく挙がる項目として、以下のようなことがありますが、Office 365 では以下のように規定されています。 準拠法と管轄裁判所はいずれも日本となっています。 データの所有権についてはお客様にあると定義されています。 契約終了時のデータの取り扱いも明記されている。 SLA についても定義されています。   マイクロソフトのコンプライアンスに対する取り組み マイクロソフトでは 160 以上の国と地域、700 箇所以上の事業所において、92,000 人の正社員と 91,000 人の契約/派遣社員が働いています。このようなグローバルビジネスを展開してきたノウハウをお客様へのクラウドサービスの提供にも役立てています。法令順守一つとっても、日本国内の法律、省庁ガイドライン、業界基準などの複数の基準に加えて、海外でビジネスを展開している場合は、それぞれの国と地域での規制についても遵守する必要があります。マイクロソフトでは、2002 年にビル・ゲイツが提唱した Trustworthy Computing の思想に基づいて、信頼できるコンピューティング環境を提供できるように努めています。たとえばプライバシーに関する考え方についてもマイクロソフトと他社とでは差が出ます。個人情報保護についても、2003 年に業務委託先管理について米国・カナダの公認会計士協会と「データ保護要件」を策定し、それを担保するための自主規制プログラムを定めました。日本において重要となる二段階以上の業務委託についても、NDA のもとで再委託先のリストを出せるようになっています。また、変わり続ける法律についても、マイクロソフトではリソースを割いて対応を続けます。   データセンターの改善活動 日本マイクロソフトでは、全世界で展開されているデータセンターやクラウドサービスについて、日本でも受け入れられるレベルの品質を達成し、それを全世界に展開することを目標に活動しています。マイクロソフトのデータセンターでは、広大な敷地で最先端のテクノロジーを使うことで電力効率アップや環境への配慮を行いながら、24 時間年中無休で信頼性の高いサービス、卓越したオペレーション、高可用性を実現しています。マイクロソフトのエンジニアも 3 万人以上がクラウドに従事して、クラウドに大きな投資を行っています。可用性確保についても、人事/プロセス/技術の改善によってさまざまな取り組みを行うことで改善を行っています。   詳細については、以下のビデオや添付されている PDF の資料をご覧ください。   マイクロソフトのクラウドと法対応~マイクロソフトの法務コンプライアンス対応とサービス品質へのこだわり~ microsoft-cloud-law-and-compliance.pdf