Web 上で Office ドキュメントの作業を行う際に確認するべき 3 つのポイント

(この記事は 2014 年 10 月 23 日に Office Blogs に投稿された記事 Three questions to ask when you work on Office documents in the web の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。) テクノロジは、創造性や生産性を高めるために大いに役立つものです。テクノロジのせいで共同作業が妨げられていると感じたなら、なぜうまく行かないのかを考える必要があります。たとえば Web 上で Office ドキュメントの共同作業を行うために最適なテクノロジを選択するときには、以下に挙げる 3 つのポイントを必ず確認しましょう。 1. あなたは、Internet Explorer、Firefox、Safari などのブラウザーを使用していますか? インターネット ブラウザーによる制約があっては困ります。結局のところ、ブラウザーは Web での生産性向上を達成するための 1 つの手段にすぎません。Office Online は、Internet Explorer (IE)、Chrome、Firefox、Safari をはじめとする、あらゆる主要ブラウザーで使用できます。拡張機能などのソフトウェアを追加でインストールする必要はありません。どの主要ブラウザーでも、Office ドキュメントの内容がそのまま再現されます。こうした主要ブラウザーでは、Office のファイル形式やドキュメント自体の書式設定を維持したまま、Office Online を使用して Office ドキュメントを編集することが可能です。 一方 Google ドキュメントは、Chrome…


Outlook と Gmail のどちらの電子メール アプリケーションを選択するか

(この記事は 2014 年 8 月 18 日に Office Blogs  に投稿された記事 Which email application is right for you: Outlook or Gmail? の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。) クラウドへの接続を活用する現代社会では、電子メールやファイル、連絡先などにユビキタスにアクセスできることは、公私両面で生産性や効率性の鍵となります。Outlook および Outlook Web App (OWA) で構成されるマイクロソフトの電子メール ソリューションは、生産性向上に役立つほか、電子メールのみによる安全が非常に高い環境での他者との共同作業を実現します。 しかし、どの電子メール ソリューションが適しているかは個々のユーザーによって異なります。OWA、Outlook、および Gmail を並べて比較した資料を作成しましたので、ぜひお役立てください。この資料は大半の疑問に対する答えがひとめでわかるようになっており、詳細情報へのリンクも記載しています。 電子メール ソリューションを選択するうえで最も重要な基本事項は、受信トレイの管理効率です。不要な電子メールを無視したり、表示ウィンドウのレイアウトを変更したりすることは Outlook と Gmail の両方で可能ですが、Gmail ではルールを作成したり、Microsoft Word の編集ツールや書式設定ツールを利用することができません。Microsoft Excel のスプレッドシートから電子メールにセルを挿入することも、送信する電子メールの重要度を高、中、低のいずれかに設定することもできません。さらに、Gmail では電子メールのフラグ設定、分類、および並び替えの機能が不十分で、また電子メールにドラッグ アンド ドロップでファイルを添付することもできません。マイクロソフトの電子メール ソリューションでは上記のすべてを含め、多彩な機能が利用できます。 情報の高度な自動優先順位づけの実行 次期 OWA の新機能に、"Clutter" というコードネームで呼ばれているものがあります。受信トレイからあまり重要でないメッセージを削除して整理し、重要なメッセージに注目できるようにするという機能です。これは、同様の電子メールを過去にどのように処理したかに基づいて実行されます。たとえば、上司からの電子メールにいつも迅速に対応している場合、Clutter はこのようなメッセージをより目立つように表示します。また、親戚から送られてきた休暇中の写真など、あまり対応する必要がない電子メールについては、後から対応するように Clutter がより分けます。Clutter は使い込むほど判断が的確になります。Gmail の整理機能はあまり性能が高くなく、いくつかのプリセット タブに電子メールを一括で移動できるだけです。これは、個々のユーザーの操作に基づいて各メッセージを整理する OWA…


Windows の Microsoft Office で、見やすく、聞きやすく、使いやすいドキュメントを作成

(この記事は 2014 年 8 月 7 日に Office Blogs に投稿された記事 Make your documents easier to see, hear and use, with Microsoft Office on Windows の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)   世界中の教室では、日々、以下のような光景が繰り広げられているはずです。教師が学生に課題の内容を伝え、関連情報を記載したプリントや読書リスト、推奨する参考資料のリストを配ります。その後、学生たちは学習グループに分かれ、個人のプロジェクトについて共同で作業して互いにアドバイスしたり、下書き原稿を共有したり、互いのプロジェクトを編集したりして、課題を進めます。時折、教師が学生たちの進捗状況を確認し、指導を行います。最終的に、学生は原稿を完成させ、提出します。 もしもこのとき、クラスに障碍を抱えている学生がいて、他の学生と同じように情報にアクセスすることが難しい、またはアクセスできないとしたらどうでしょうか。 読み書きや共同作業は、教育に必要不可欠な要素です。今までもそうでしたし、これからもずっと変わることはありません。しかし、テクノロジが学習方法に変革をもたらした今、学生や教師が使用する文書、教科書、その他の資料の多くがデジタル化されています。このため、コンピューターやモバイル デバイス上で読み書きや編集、共有が行われますが、障碍のある方がコンテンツにアクセスできない場合、問題が生じるおそれがあります。 支援技術は大いに役立つでしょう。視覚に障碍のある方は、スクリーン リーダーを利用すると便利です。スクリーン リーダーは、画面上のテキストや、その他の視覚的情報を読み上げてくれます。しかし、真のアクセシビリティの実現は、ドキュメント自体、そしてドキュメントを作成するために使用するソフトウェアについて配慮するところから始まります。 Microsoft Office では、障碍のある方にとって見やすく、聞きやすく、使いやすく、アクセシビリティを考慮したドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成するためのツールが提供されています。視覚に障碍のある方がスクリーン リーダーを使用している場合、Microsoft Office でドキュメントを作成する際に、スクリーン リーダーがページ上のコンテンツを認識しやすくするためのポイントがいくつか挙げられます。まず、グラフィックス、図形、写真、表などすべての視覚的要素に代替テキストを記述し、そのコンテンツにわかりやすい説明を追加することは、他のユーザーが目にしているコンテンツを視覚に障碍のある方が「見る」うえで役立ちます。 また、スクリーン リーダーは、テキストが別の言語で記述されている場合に判別する必要があります。たとえば、カナダに住んでいる学生がフランス語と英語の両方のテキストを含むドキュメントを読んでいる場合、スクリーン リーダーがフランス語を英語のように読み上げないように、2 つの言語が使用されていることを認識させる必要があります。アクセシビリティを考慮した Office ドキュメントは、スクリーン リーダーがある言語から別の言語にスムーズに切り替えられるようにするための情報を提供します。また、適切な言語をドキュメントに設定することで、スペル チェックや文章校正も正しく機能します。 共同作業を行うために Office ドキュメントを PDF 形式でエクスポートする場合がありますが、Office ドキュメントではユーザー補助機能も PDF に転送することができます。たとえば、Office ドキュメントに含まれるすべてのグラフィックス、図形、写真、表などの視覚的要素の代替テキストは、PDF 形式でエクスポートした場合にも保持されます。 Microsoft…


Dogeared 社、優れた機能の宝庫である Office 365 に移行

(この記事は 2014 年 8 月 13 日に Office Blogs に投稿された記事 Dogeared discovers a gold mine of capabilities with Office 365 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)   Dogeared は、シーンを選ばず身に付けられるモダンなデザインのジュエリーを製作する企業です。1 つ 1 つ、願いが叶うように意味を込め、メッセージを添えて提供しています。先日、同社は Google Apps から Microsoft Office 365 のクラウドベース サービスに乗り換えました。この移行によって、ビジネスの成長をサポートする包括的なツールセットを利用できるようになりました。従業員はこうしたツールを活用して、同僚や顧客に対する即応性を高めています。   今回の移行について、Dogeared の IT ディレクターを務める Chad Berryhill 氏にお話を伺いました。   Q: Dogeared について、教えてください。 Dogeared の中心業務は、シンプルかつモダンなデザインで、シーンを選ばずにお使いいただけるオリジナル ジュエリーの製作です。ジュエリーは 1 つ 1 つ、愛、思いやり、気付きといった意味を込めて手作りしており、それぞれにメッセージカードを添えてお届けしています。当社は B-Corporation (非営利団体 B…


日本大学の全学生がOffice 365 を利用可能に

Office 365 Education プラン A3 のサービスを導入し、学生のクラウド利用率向上を図る 日本最大の学生数を誇る日本大学では、これまで学部ごとだった学生の ID 管理シ ステムを 2008 年に統合、約 10 万人の学生が利用できる共通認証基盤を構築し、メール システ ムとして Google Apps を導入しました。しかし、学生の利用率が想定より低かったため、より よい学生サービス提供をするため、2013 年には全学部の学生を対象に、Microsoft Office 365 Education の導入を決定、2014 年 4 月から運用を開始しました。導入の目玉は、最小限のコストでのアプリケーション不正利用の防止と、最新版の Office 365 ProPlus を常に利用できる環境の実現、学部事務担当のアプリケーション配布や管理負荷をなくすことです。今回日本大学では、Office 365 Educationを導入し、日本大学の学生は、Office 365 EducationのプランA3に含まれるサービスを利用できるようになりました。各学部、学生共に Office が自由に利用できることへの期待は高いものがあり、総合学術情報センターではクラウド 利用率の向上を目指して、Office 365 Education の活用促進を図っていく考えです。  Microsoft Office 365 Educationでは、Office 365 Education プラン A3に含まれる Office 365 ProPlus(※2) が、パッケージ版よりも安価に利用でき、常に最新バージョンが利用できるので、古いバージョンの Office をそのまま使い続けるようなこともありません。また、学生が…


マイクロソフト、ユニバーサル コミュニケーション革命を推進

(この記事は 2014 年 6 月 9 日に Office Blogsに投稿された記事 Microsoft drives the Universal Communications revolution の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)   投稿者: Arushi Agrawal、投稿日: 2014 年 6 月 9 日 ユニバーサル コミュニケーションを実現するためのツールは、あらゆる企業にとって必要不可欠です。たとえ大企業の場合でも、通常、こうしたツールの効果を測る基準となるのは、業務全般での有用性と共に、個々のユーザー ニーズにどの程度応えられるかというポイントです。ユニバーサル コミュニケーションの到来は、VoIP テレフォニー (インターネットを介して通話をルーティングする機能) や電子メール、インスタント メッセージング、モバイル コミュニケーション、音声/ビデオによる Web 会議といったものを、共通のディレクトリや共通の開発者ツールを備えた単一のプラットフォームに統合する、そうした時代の始まりを告げています。マイクロソフトは、場所やデバイスを問わないユーザー中心のコミュニケーションのためのフレームワークを実現する、強力な一連のユニバーサル コミュニケーション機能を提供しています。Microsoft Lync は、インスタント メッセージングやビデオ会議、オンライン メッセージング、音声通話によるシームレスなコミュニケーションを、複数のプラットフォームやデバイスで実現するエンドツーエンドのソリューションです。単一の ID サービスやディレクトリ サービスへの既存投資を活用しながら、自社のビジネス アプリケーションやプロセスにあらゆるコミュニケーションを統合し、ユーザーが効果的な方法で接続、連携できるようにします。 Google+ ハングアウトは、Google がユニバーサル コミュニケーション ソリューションを目指して提供しているサービスですが、主にコンシューマー向けの設計となっており、インフォメーション ワーカーに適しているとは言えません。主要な音声機能の多くをサード パーティ製アプリケーションに依存しており、重大な制約事項もあるため、ビジネスに利用するには十分ではないのが実情です。一方、Lync は、使いやすく管理も簡単で、企業とエンド ユーザーの双方のニーズに対応する、柔軟で包括的なユニバーサル コミュニケーション…


2013 年のテーマ: Office 365 に移行しているお客様が増えてきています

(この記事は 2013 年 12 月 17 日に Office 365 for business blog に投稿された記事をベースに作成されました) 2013 年がもうすぐ終わりますが、Microsoft Office 365 のモメンタムはどんどん広がっています。この 1 年間だけでも、多くのお客様が Google Apps から Office 365 に移行しています。いくつかのお客様は大手のお客様になります。 お客様が Microsoft Office 365 を選択する理由は簡単です。Google Apps を試したお客様は、効率的に仕事をするためのプロダクティビティ ツールが Google Apps には含まれていないと一様に言います。彼らは Google Apps が低コストに見えたので Google Apps を採用しただけであり、採用の結果、そうでないことがわかったのです。Google Apps は限定的な機能のみしか提供していないので、お客様はそのギャップを埋めるための追加のサービスを導入する必要がありました。これは結局、高コストで複雑な複数のテクノロジーを導入してしまったことを意味します。Google Apps は、機能、サポート、予測可能なロードマップといった意味においてビジネスの成長を保てていません。 Office 365 を選択したお客様は必要なツールをすべて入手できており、ツールはビジネスが急成長しているにもかかわらずビジネスの成長とともに成長しています。 ヤマハ発動機 (製造業): Google Apps と…


ユーザーがビジネス用に Gmail ではなく Outlook を選ぶ 12 の理由

(この記事は 2013 年 9 月 26 日に Office 365 for business Blog に投稿された記事の翻訳です)   私が仕事で最も嬉しいのは、お客様と直接会話をする機会があることです。弊社の製品やサービスについてお客様からお話を伺えることは光栄ですし、とても楽しいです。時には厳しいご意見に心が折れることもありますが、お褒めの言葉をいただいて自信がつくこともあります。できるなら、お客様と一日中お話しをしていたいほどです。 ビジネス用のソリューションを Google Apps から Office 365 に切り替えたという話を聞いたときには、嬉しさは通常の 2 倍です。Outlook を好んで使用されるお客様やパートナーの数は、今どんどん増え続けています。そうした企業の従業員の皆様からは、「組織全体の生産性を維持するためには、Office 365 の導入は正しい選択であった」と、満足の声が上がっています。お客様との会話の中でわかったのは、Gmailにはいくつか不足している機能があるということです。この記事では、お客様が Gmail ではなく Outlook を選んだ主な理由をご紹介していきます。 1. 電子メール、カレンダー、連絡先の統合 — 電子メールは、現代のビジネス コミュニケーションには欠かせない重要なツールです。Outlook ならビジネス上のコミュニケーションを 1 つの場所から効率的に済ませることができると、ご感想をいただいています。Outlook は、会議のセッティング、連絡先の詳細情報の検索、電話会議への通話、オンライン会議への参加などを行うためのハブ (中継点) としての役割を果たしています。また、受信箱の操作方法が一貫している点も、「何も考えなくても自然に操作できる」と、お客様に好評です。Outlook を起動 (英語) すると、必ず同じ画面が表示されるので、いちいち新しい操作方法を習得したりする必要がありません。Gmail では、操作性に影響する機能更新が頻繁に行われているため、新しい新規メール作成画面 (英語) や新しい受信トレイ (英語) の操作方法を更新のたびに習得する必要があります。 2. オフライン時の電子メール利用 – 会議の度に必ず取り上げられるのが、インターネット接続の有無にかかわらず、お客様に電子メールを安心してご利用いただけるようにする点です。飛行機での移動中、業務の一環として古いメールの整理を行うお客様がよくいらっしゃいます。そうした方のほとんどが、外出先でも Outlook…

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リアルタイム コミュニケーション ツールを最も豊富に揃えるマイクロソフト

(この記事は Office 365 for Business Blog に 2013 年 9 月 25 日に投稿された記事 の翻訳です) マイクロソフトは、生産性について最も広範に定義 (英語) していることを誇りに思っており、妥協することはありません。そのため、リビングから会議室まで さまざまな場所にいる人々をつなぐリアルタイムのコミュニケーションとコラボレーションを目標に掲げ、Lync と Skype を提供しています。これらは、企業のニーズを満たし、コンシューマーにも使いやすい、最も堅牢なコミュニケーション ツールです。他方 Google は、「Google のリアルタイム コミュニケーション サービス (英語)」の改善を目的としてハングアウトをリリースしました。しかし、その機能をよく確認してみると、最も幅広いリアルタイム コミュニケーション用ツールを提供しているマイクロソフトの優れている点が 5 つ浮かび上がってきます。 1. マイクロソフトは、コンシューマー向けと企業向けの両方のサービスを提供している マイクロソフトは、コンシューマー向けと企業向けの両方のサービスをお客様に提供しています。Skype は 3 億人を超える接続ユーザー数を誇り、世界最大級のコミュニティを形成しています。また、Office 365 の一部として提供される Lync Online は、大規模企業のセキュリティ、コンプライアンス、およびコミュニケーションへのニーズに対応したコミュニケーション サービスです。Skype と Lync は相互に接続できる (英語) ため、Skype ユーザーが Lync ユーザーに電話することも、その逆も可能です。 Google は、コンシューマー向けコミュニケーション サービスであるハングアウトしか提供していないため、多くのビジネスに求められる企業向け機能が不足しています。マーケティングから機能セットまで、コンシューマーを念頭に置いており、ビジネス使用は考慮されていません。5 月に開催された…


健康関連コンテンツ配信企業、モバイル ワークスタイル実現のために Google から Office 365 へ移行

Aisle7は、小売店での健康関連商品の販売におけるマーケティング サービスを提供しています。同社は、2009 年にオンプレミスのMicrosoft Exchange Server ソリューションから Google Apps Premier Edition に乗り換えましたが、その 9 か月後にGoogle ソリューションの利用停止を決定しました。先日、Aisle7 の IT ディレクターを務める Jake Harris 氏に、MicrosoftOffice 365 を採用するまでに同社がたどった経緯を伺いました。     Q: Aisle7 について、教えてください。 Jake Harris: Aisle7 は、「適切な情報を得ている消費者が、健全な消費者である」という理念の下に創設されました。当社の目標は、小売店のお客様の各店舗に顧客を呼び込み、売り上げを増加させることです。食品販売店のお客様には、信頼性の高い健康関連コンテンツを顧客に提供するために当社製品をお選びいただいており、情報Web サイト、携帯電話、店内のキオスク端末、ソーシャル メディアなど、顧客の目につくあらゆる場所に Aisle7 のソリューションを実装しています。   Q: 電子メール ソリューションをクラウドベースのサービスに移行した理由を聞かせてください。 Harris: Aisle7 は、モビリティを中心とした現代的なワーク スタイルを常に推進してきました。28 名の従業員のうち、ほぼ 4 分の1 が自宅などオフィスの外で仕事をしています。当社では、仕事と家庭のバランスを取ることが大切であり、また、通勤は環境に悪影響を与えると考えています。このため、従業員が場所を選ばずに生産性を発揮できるツールを常に模索しています。   Q: クラウドベースのビジネス生産性サービスのベンダーとしてマイクロソフトを選択するにあたって、どのような条件を考慮しましたか。 Harris: Google 製品を使用した経験から得た教訓を活かしました。クラウドベースのビジネス ツールを模索している中で、一般向けのツールではなく、作業環境を想定して設計されたものでなければならないと気付いたのです。Aisle7には、当社の成長と共に進化し続ける製品、そして当社の長期的な成長について考えてくれるビジネス パートナーが必要でした。…

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