フレキシブル ワークスタイル実現のポイント(1) ワークプレイスの形態と課題

東日本大震災以降、災害時のリスク低減や、省電力化への対応のために、テレワーク (在宅勤務) やフリーアドレスの導入、オフィス再編などを検討する企業が増えています。このような、デスクを固定しないワークスタイルをマイクロソフトでは 「フレキシブル ワークスタイル」 と呼んでおり、私たち自身も日々実践しています。しかし、フレキシブル ワークスタイルの実践には多様で複雑なハードルがあり、それらを一つ一つ解きほぐして、答えを出していかなければなりません。ワークスタイルは、単なるワークプレイス (場所) の問題ではなく、企業や組織の風土、マネジメントの考え方、ワーカーのスタンス、ライフスタイルとのバランスなどの複合的な要素の組み合わせによって作り出されるためです。もちろんすべてをクリアにすることは難しいですから、何を追求し、何をあきらめるのか、総合的な ROI を前提としたバランスを十分に考慮する必要があります。 ワークプレイスの主要 3 形態と課題 フレキシブル ワークスタイルは、いくつかのシーンに分けて考えることができます。一般的な営業マンの場合、以下の3つの形態のワークプレイスに分類できるでしょう: オフィス … 自席 (固定席)、フリーアドレス デスク、共有エリア、会議室 外出先 … カフェなど共有エリア、客先会議室、電車やタクシーなど交通手段内 自宅 オフィス では固定席、つまり一人一人が自分の専用デスクを持っている場合が多いでしょう。日本の企業や組織は特に 「席」 に対するこだわりが強いように感じます。その配置が組織におけるポジションを表していたり、席にひもづく役割 (「箱」 と呼ぶこともあります) が業務内容や責任を表現したりするからでしょう。このような企業や組織では、人ではなく箱を基準に業務が設計されています。 しかし近年は、コスト削減や営業効率向上を主目的として、固定席を撤廃する 「フリーアドレス化」 を実践する企業や組織が増えてきました。営業マンは営業が仕事ですから、社外活動の時間が長いはずです。日本マイクロソフトでも、ほぼ全員が固定席だった 2011 年 1 月以前のデータによると、自席の利用率は平均 4 割程度でした。つまり、6 割分のスペースが使われていなかったわけです。もちろんピークタイムの考慮などより緻密な計算は必要ですが、固定席を撤廃すればデスク スペースはかなり削減できるのは明白で、その分をゆとりのある作業空間や会議室、カジュアルに談話できるスペース (日本マイクロソフトでは 「ハブ スペース」 や 「コネクション ルーム」 などと呼び、アドホックな打ち合わせに利用しています) に回すことができます。 フリーアドレス化での問題は、今まで 「島」 のボスとして部下を一望にしていた上司の感情、同僚が隣にいないことでのコミュニケーション効率の低下、席が固定されないことによる作業環境の制約 (たとえば電話など)、の…

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実機で試せる 「Lync 体験セミナー」 開催

昨年 12 月にリリースしたユニファイド コミュニケーション製品 “Microsoft Lync” の価値を、実物に触れながら体験いただけるハンズオン セミナーを定期的に開催しています。 お申し込みはこちら >>> http://lync.microsoft.com/ja-jp/Events/Pages/events.aspx 昨年より既に数十回開催しておりますが、多数のお客様より、「実際に触ってみて Lync の本当の価値が理解できた」  「トライアル展開を検討するにあたっての評価ができた」 などの評価をいただいています。毎回席数 8 名と小規模でインタラクティブに実施しておりますので、疑問に感じられたこともその場で解決いただけます。ぜひこの機会にご利用ください。

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新時代のビジネス プロダクティビティ

このたび “ビジネスプロダクティビティ製品チーム” によるブログをはじめることにしました。Microsoft Office および関連製品群の総称を “ビジネスプロダクティビティ製品” と呼んでいるのですが、これらの製品事業を統括する部門 “Office ビジネス本部” のプロダクトマネージャー達が、製品に関わる最新ニュース、コンセプトや市場動向、Tips などを投稿していきます。必ずしも毎回話がつながっているとは限らず、またトーンも粒度もたぶんばらばらになると思いますがご容赦ください。 Office 関連製品群では、デスクトップやスマートフォン、サーバー、サービスと様々な形態で生産性向上のためのITをご提供しています。Microsoft Office スイート、すなわち Word や Excel、PowerPoint、Outlook などに代表される情報活用のためのフロンドエンド ツールは皆様いずれかお使いいただいていると思いますが、最近ではこれらの製品のブラウザー版やスマートフォン版が登場し、さらに幅広いシーンでご利用いただけるようになりました。Exchange や SharePoint、Lync といったサーバー製品は、最新技術をどんどん取り入れ、情報活用基盤およびアプリケーション開発基盤として、フロントエンドの生産性の向上と人や情報のつながりの強化を実現しています。そして先月、これらの製品群をクラウド サービスとしてご利用いただける Office 365 が登場し、展開の選択肢の幅もまた広がりました。私どもプロダクトマネージャーは、日本で今起こりつつある大きな変化に対応するワークスタイル実現のために、これらのテクノロジーをどう活用いただきたいかをご提案する役目を担っています。 プロダクティビティを高めるには 日本の 「ホワイトカラーの労働生産性」 が先進国の中で低いレベルにあると、長らく、随所で言われています。生産性を評価するためには、アウトプット÷インプットの式に様々な要素を当てはめていくわけですが、インプット側は労働投入量そのものですから、少ない労働投入量で多くのアウトプットを出せばいいということです。労働投入量の測定は難しいですが、単純化のため労働の質の代理変数を給料とすれば、同じ給料の人なら短い時間で同じアウトプットを出せる人のほうが、生産性が高いと言えます。アウトプット側は、一定の労働投入量に対しより高い成果が出るということですから、イノベーションやビジネス モデル、ビジネス プロセスの改善によりもたらされます。 もちろんアウトプットの拡大は、企業や組織として長期的に目指すべき方向性ですが、一朝一夕に革新できるものではなく、中長期にわたる戦略的な展開が必要です。一方インプットに直結する 「ワークスタイル」 の見直しによる改善は、比較的手軽に、また確実に実現できます。世界に冠たる日本の製造プロセスでは日々行われてきたことです。ホワイトカラーのワークスタイルにおいても、できないわけがありません。今までは、悪影響がすぐに目に見えて現れなかったため、なかなか本気になれなかっただけです。 ワークスタイルは今度こそ変わる しかし、東日本大震災以来、多くのお客様から、ワークスタイル改善に関するお問い合わせをいただくようになりました。私の担当するLyncでも、毎週大手町テクノロジーセンターで実施しているLync体験セミナーに、毎回多くのお客様にご来場いただいています。また、品川本社のショールームでも、複数のテレビ番組からの取材を受けています。弊社でもテレワーク (在宅勤務) やフリーアドレス (固定席の撤廃)、エンタープライズ ボイス (PBX と固定電話の撤廃) などを導入していますが、担当営業経由で見学を希望されるお客様が毎日のようにいらっしゃいます。日本マイクロソフトの社員は、震災翌週の月曜日からそのまま一週間、原則在宅勤務となったのですが、電話でのコミュニケーションも含めほとんどすべての業務を一切止めることがありませんでした。社員のだれもが持つこの経験が、お客様に伝わり、関心を引き起こしているのでしょう。弊社は危機対策のためにこのようなワークスタイルを選択したわけではありませんが、働き方の柔軟性を確保するために、どこにいても最高の生産性を発揮できる IT インフラを整備し、常日頃使っていたことが、危機発生時とその後の対応に大きな効果を発揮しました。 今までも、パンデミックなどの危機対応や、働く女性のサポートを中心とした働き方の柔軟性などを理由としたワークスタイル改善が、長く語られてきました。しかし残念ながら、あまり変われませんでした。変わることにより失うかもしれないと思い込んでいるものが、一時的な危機、おそらく自分ではない対象への対応に、二の足を踏ませていたのでしょう。でも、さすがに今回は違いそうです。地震への恐怖は近いうちに忘れられてしまうかもしれません。しかし電力の不足は、あと何年かは続くと思われます。原発事故への恐怖は今もなおのしかかり、再生可能エネルギーへの転換の一歩を踏み出すことになるかもしれませんし、人口減とマイナス成長を受け入れた新しい社会の在り方を模索することになるのかもしれません。いずれにせよ、高度成長時代の記憶を残す現在のワークスタイルは、変わらざるを得ないのです。 このあたりの話はまた機会を改めて、プロダクティビティ分野のソリューションや、弊社でのワークスタイルの話など交えながらご紹介してまいります。

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