スタートアップ企業や小規模企業がビデオ会議を利用するときの 10 のコツ


(この記事は 2015 年 9 月 2 日に Office Blogs に投稿された記事 Video conferencing for startups and small businesses—10 hacks to maximize their value の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

予算が限られたスタートアップ企業でも、経営が順調な小規模企業でも、目の前にチャンスがあればそれを逃す手はありません。どんな企業であっても、常にコスト削減や投資の最大活用を意識し、顧客や社内のチームが驚くようなビジネスを展開することが重要です。これを実行するには、関係者と直接話し合いの場を設けることが有効な手段ですが、それには多額のコストが伴う場合があります (英語)。電車や飛行機での移動費、車を使うならガソリン代もばかになりません。そのうえ移動には大なり小なり時間がかかります。また、移動環境がどんなに快適でも、生産性が下がることは目に見えています。これらを踏まえると、顧客に直接会いに行くメリットよりも、デメリットのほうが大きくなってしまうケースもあります。

このようなときに便利なのが、ビデオ会議です。航空券を買わなくても人と会うことができる素晴らしいツールです。ビデオ会議では予想外の面倒や問題が発生することがありますが、ちょっとしたコツさえつかめば、そうした問題を回避して、もっと効果的にビデオ会議を活用できるようになります。

  • カメラに慣れる (英語): ビデオ会議に出席する際に重要なのは、スーツを着て髪型を整えておくことだけではありません。それよりも、カメラに慣れておくことが重要です。どういうことかと言うと、たとえば、PC の画面ではなくカメラに目線を送るようにすること、ゆっくり動作すること、モジモジしないこと、笑顔を保つことなどを練習します。画面の向こうの相手には、あなたの動作が丸見えです。あなたが伝えたいメッセージだけがきちんと伝わるように、練習を重ねておきましょう。
  • 話し方を研究する: 無駄に大きな声で話したり、聞き取れないくらい小さな声で話すと、相手に良い印象を与えません。ビデオ会議を行う前に、マイクをテストしたり、部屋の中で動いてみて音声がどのように変化するかチェックしましょう。また、同僚や友人、家族に協力してもらって、穏やかな話し方や強い話し方などさまざまな口調を試し、実際にどのような印象を受けるかを教えてもらうとよいでしょう。
  • カメラの設定を確認する: カメラに慣れ、会議に適した話し方ができるようになったら、次は Web カメラの設定を微調整して、映像と音声がより良い状態で配信されるようにします。明度、露出、色、ホワイト バランス、マイクの音量などを軽く調整するだけで、映像の状態は大きく改善されることがあります。
  • 場所を選ぶ: 相手の気が散らないように、ビデオ会議には静かな場所を選びましょう。画面の中の背景が慌ただしいと、見ている人にメッセージが正しく伝わらなくなってしまいます。また、背景の動きが少なければ、映像がスムーズになるというメリットもあります。
  • 最新バージョンを使用する: ビデオ会議のテクノロジはバージョンを重ねるごとに進化しており、使い方がシンプルになったり、ビデオの品質が向上したりしています。そのため、ソフトウェアを更新して最新バージョンを使用するだけで、会議のエクスペリエンスが向上することがあります (通常、ソフトウェアの更新はボタンをクリックするだけで済みます。この手間を惜しまないようにしましょう)。
  • 有線で接続する: Wi-Fi ではなく有線のイーサネット接続を使用すると、音声や映像の配信がスムーズになり、安定性が向上します。Wi-Fi デバイスでも配信は可能ですが、簡単に使用できる反面、タイム ラグが大きくなる、映像が乱れやすくなるというデメリットがあります。このように音声や映像の質が低下すると、相手にとってストレスであるだけでなく、自身のプロとしてのメンツにも傷が付くことになります。
  • 帯域幅を確認する (英語): 開きたいビデオ会議のレベルによって、適切な帯域幅は変わってきます。高い品質を確保するには、下りと上りの通信速度を上げる必要があります。具体的な数字は、使用するビデオ会議のタイプや状況によっても異なりますが、それぞれのレベルで必要とされる最低限の通信速度 (下り/上り) の目安を以下にご紹介します。
    • ビデオ通話+画面共有: 128 kbps/128 kbps
    • ビデオ通話 (高品質): 400 kbps/400 kbps
    • ビデオ通話 (HD): 1.2 Mbps/1.2 Mbps
    • グループ ビデオ通話 (3 人): 512 kbps/128 kbps
    • グループ ビデオ通話 (5 人): 2 Mbps/128 kbps
    • グループ ビデオ通話 (7 人以上): 4 Mbps/128 kbps

早めに接続する: ビデオ会議には早めに接続しましょう。特に顧客との会議である場合は、早いに越したことはありません。顧客の貴重な時間を無駄にしたり、会議中に機材トラブルを起こして不慣れな印象を与えないようにしましょう。

相手の発言を促す: ビデオ会議中には、思ったことや考えたことをその場ですぐに発言することが難しい場合があります。ビデオ会議は、通常の会議の状況をテクノロジによって仮想的に実現したものであり、互いに疑問点をぶつけ合ったり、個々の意見を述べたりすることで、信頼をアピールし、理解を深め合い、長期的な関係を築いていくことが重要となります。気軽に発言できる場であることを伝えるために、いつでも質問してよいということを積極的に発信するようにしましょう。また、相手に自然に発言を促せるチャンスがあれば、同じ部屋で会議をしているときのような調子で声を掛けてあげましょう。

会議を録画する: ビデオ会議のテクニックを磨くには、カメラの向こうの相手から自分がどのように見られているかを知ることが最も効果的です。可能であれば、会議の音声と映像の両方を記録し、サッカー チームがビッグ マッチの後でプレイを振り返るように、自分の会議での振る舞いを評価しましょう。

最後にもう 1 つ。ビデオ会議の参加者に必ずフォローアップ メールを送るようにしましょう。通常の会議と同じく、顧客は必ずしもメモを取ったり、話の流れの中で出てきた情報やアイデアを完全に把握しているわけではありません。正確を期すためには、会議での重要ポイントや次回の課題、今後の展望、責任の所在などをまとめたフォローアップ メールを送るのが最も効果的です。この方法ならすべての関係者が会議での情報を確実に把握できるほか、参加者が会議での出来事を具体的に思い出すきっかけにもなります。また、メールを書くだけなら自分自身もほとんど手間がかからず、チームや顧客にとっても会議のことを長く意識にとどめておくことができるため、まさに Win-Win の方法です。

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