クイーンズ大学が Office 365 を採用: クラウドで全員がつながるキャンパスを実現するまで

(この記事は 2015 年 1 月 20 日に Office Blogs に投稿された記事 Queen’s journey to a cloud-connected campus with Office 365 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

今回は、クイーンズ大学で CIO 兼共同副学長を務める Bo Wandschneider 氏が Office 365 について執筆した記事をご紹介します。

クイーンズ大学の IT Services に所属する私のチームがクラウドへの移行を開始したのは、全学部生の電子メール ソリューションを Microsoft Exchange Online に移行した 2013 年のことでした。よく聞かれるのは、教職員を始めとする大学関係者の同意をどのように取り付けたかという点です。Exchange Online への乗り替えは、クラウドへの移行の手始めに最適だと思いました。なぜなら、オンプレミスの電子メール ソリューションの使用をきっぱりと断つことでインフラへの投資を削減し、IT 管理者の負担を減らし、その分の労力を大学コミュニティを充実させるためのプロジェクトに注げるようになるからです。

このプロジェクトでは、Office 365 を採用することで利用可能になる、便利なサービスの導入も行われました。便利なサービスとは、たとえば、無制限のオンライン ストレージやビデオ会議、チーム サイトやソーシャル ネットワークを活用した共同作業のための機能などです。これらの機能はすべて独自の仮想コンポーネントとして本学の設備に組み込まれ、教育環境の充実に貢 献しています。これらのサービスはキャンパス内であればどこでも使用できるため、学生と教職員はこのどこでもつながる教育環境を利用して、時間や場所を選 ばす、グループまたは個人で、より生産的に作業を行えるようになりました。

また、Exchange Online を最初のターゲットとしたのは、他にも理由があります。それは、クラウド コンピューティングによって、大学コミュニティ間のコミュニケーションが活性化することを期待したからです。教職員どうしのコミュニケーションは、クラウ ドへの移行の過程でとても重要なことです。学生にいたっては、移行にまったく抵抗がないようでした。彼らはただ、エンタープライズ クラスの生産性プラットフォームを利用できることを楽しんでいました。学部生に Exchange Online の提供を開始すると、院生もすぐに興味を示し始めました。Office 365 ProPlus のメリットを説明したところ、すべての学生が Office 365 ProPlus の利用を希望したため、全員に最新の Office を配布しました。Office 365 ProPlus は PC、Windows 搭載のノート PC/タブレット、Mac、iPad、Android 搭載タブレットという 5 種類のデバイスに対応しており、学生は自分が持っているデバイスにダウンロードして使用することができました。

しかし、学生に受け入れられるだけでは十分ではありません。教員や職員といった幅広い大学コミュニティにアプローチし、 十分に話し合う必要がありました。特にプライバシーや機密性についての考え方は人それぞれであるため、そうした心配を解消することもこのプロジェクトの重 要な課題でした。この問題を解消するために、私はワシントン州クインシーにあるマイクロソフトのデータセンターを訪れました。足を運んでみてわかったの は、情報はローカル環境に保存するよりも、クラウドで管理したほうが高い安全性が確保できるということです。この事実には本当に驚かされました。クイン シーで行われているようなセキュリティ対策を本学で再現するのが難しいことは明白でした。

他にも、セキュリティ上のリスクは、データの保存場所よりも電子メールの取り扱い方や情報共有の仕方に大きく左右される ため、この点でもクラウドに利があります。重要なのは、教職員が Amazon EC2、Dropbox、Google Docs などのストレージ サービスに、適切な契約やリスク軽減策がなされないまま本学の機密情報を保存してしまうリスクを考えることです。Office 365 ではオンライン ストレージとして OneDrive for Business を採用しており、メール ヒント、Information Rights Management、データ暗号化といったセキュリティ機能を活用して、必要なセキュリティ ポリシーをユーザー レベルで決定することができます。

ベ ンチマーク テストを実施したり、他の大学関係者と話をしたりして、その結果からヒントを得ることも大切です。私の場合、トロント大学の IT 部門について、同大学の職員から話を聞きました。また、ハリファックスのダルハウジー大学の職員には、オンタリオよりもプライバシーに関する規則が厳しい この地域で、どのようにセキュリティやプライバシーの問題に対応したのかを尋ねました。 マイクロソフトが公開しているさまざまな資料も参考にしました。ガレージ シリーズ (英語) で公開されているビデオでは、24 時間 365 日いつでもテナントにアクセスできるしくみについて学び、その知識を大学コミュニティにも共有しました。また、マイクロソフトの技術カンファレンスにも出 席し、本学での Office 365 の採用を後押しするための参考情報やアイデアを持ち帰りました。

私は、キャンパス内でのコミュニケーションを活発化させるために奔走しました。キャンパスに電子的なつながりを構築する ことで本学の設備がどれほど使いやすくなるかという点を力説したところ、この声がコミュニティの共感を呼びました。他にも、本学の社内新聞である 『Gazette』やブログ向けに記事を書いたり、Office of the CIO (英語) という私の Web ページには、よくある疑問に対する回答を載せたりしました。Office 365 を無理やり押し付けたいわけではありません。既に学生や上級管理職を始めとする多くの人から支持を頂いていましたが、それでもゆっくりと時間をかけて話し 合い、調査や経験者の体験談も含めて議論を尽くしました。その結果、今に至ります。Office 365 の価値を考えれば、これは当然の結果ではないでしょうか。

—Bo Wandschneider

このケース スタディの全文は、こちらのページ (英語) でお読みいただけます。クイーンズ大学の教職員と学生の両方に Office 365 が受け入れられた経緯を掲載しています。