Office Delve にボードを導入 — 新しい方法でドキュメントの整理と共有が可能に
(この記事は 2015 年 1 月 7 日に Office Blogs に投稿された記事 Introducing boards in Office Delve—a new way to organize and share work の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
Office 365 のビジネス ユーザーの皆様に対して Office Delve の提供が進む中、皆様がこの新しい革新的なエクスペリエンスをどのように利用して、ご自身やチームの業務に関連するコンテンツを見つけ、把握しているのか について、ご意見をお伺いすることができ、たいへん嬉しく思っています。Delve では、Office 365 上のコンテンツや会話に機械学習を適用するインテリジェントなファブリックである Office Graph が使用されており、ユーザーは適切なドキュメントに再びアクセスしたり、共有された関連性の高いコンテンツを見つけ出したり、興味のあるテーマに関連する 情報を検索したりできます。
次のステップとして、Delve に表示されるすべての有用なコンテンツを簡単に整理できるようになりました。今回ご紹介する Delve の新機能「ボード」は、コンテンツを整理するための機能です。これを利用すると、必要なときにすぐにアクセスできる状態になり、他のユーザーとの共有も簡単に行えます。
Delve では、ボードを使用して、関連ドキュメントをグループにまとめ、共有できるようになります。たとえば、ボードを作成して、チームが取り組んでいる特定のプ ロジェクトに関連するすべてのドキュメントを収集、整理できます。組織内のすべてのユーザーは、既存ボードの表示や編集、新しいボードの作成を行うことが できます。ただし、表示したり、開いたりすることができるのは、アクセス権限を付与されたドキュメントのみです。
ボードを活用して Office 365 のさまざまなコンテンツを整理する方法については、以下のビデオをご覧ください。
[embed]https://www.youtube.com/watch?v=YjBEm-WH4mw[/embed]
自分のボードに追加する、新しいボードを見つける
他のユーザーと共同作業を行うと、情報が錯綜してしまいがちです。しかし、心配はありません。ボードを使用すれば、簡単かつ効果的な方法でアイデアやトピックを整理できます。そのためには、[ + Add to board] をクリックし、新しいボード名を入力するか、既存のボードの一覧から選択します。
ドキュメント、サイト、ビデオなど、Delve に表示されるあらゆるカードをボードに追加できます。
ボードを使用すると、トピックやプロジェクトに関連するコンテンツ を把握できるほか、重要なコンテンツに再びアクセスすることも簡単になります。Delve では、ボードを検索したり、ボードをフォローして最新情報を随時入手したり、他のボードを見つけたりできます。いずれの場合も、個々のコンテンツの保存場 所を把握する、あるいは記憶しておく必要はありません。
自分のボードにはいつでもすぐにアクセス可能です。自分のボードに追加したり、新しいボードを見つけたり、ボードをフォローして最新情報を随時入手したりできます。
協力して自由にアイデアを収集する
すべてのボードは、それぞれがアイデアや情報をまとめた、ただ 1 つだけのグループであり、他のユーザーが検索および編集することができます。Delve の他のビューと同様に、ボードには閲覧権限を持つコンテンツのみが表示されます。
また、共同作業も簡単になります。ボードの URL を共有するか、ボードから直接 [Send a link] をクリックすると、チームと共同作業を行えます。やがてチームが作業を進め、ドキュメントを更新したときにも、ボードには常に最新の状態が反映されます。
今後の予定について
ボードに関する取り組みは、Delve を使用してドキュメントの共同作業を行ったり、新しいコンテンツを見つけたりした際に、情報の整理に役立つ機能を実装したいという思いから始まりました。今後は、Office 365 Video の導入に伴い先日概要が発表された次世代ポータルのビジョンに沿って、[Add to board] 機能をベースとした Office 365 における新しいコンテンツのキュレーションやナレッジ管理などのシナリオを実現できるようになる予定です。
Office 365 チームでは、皆様のご意見をお待ちしております。ぜひ Office 365 コミュニティ ネットワーク (英語) にご参加いただき、また、UserVoice ページ (英語) にフィードバックをお寄せください。
よく寄せられる質問
Q. Delve でサポートされ、ボードに使用できるコンテンツの種類を教えてください。
A. Delve では、Office Graph が提供するインサイトに基づいて関連性の高いコンテンツが表示されます。Delve で見つかるコンテンツはすべてボードに追加できます。先行リリース プログラムに参加されている Office 365 ユーザーの皆様への Delve の提供を進めている期間中は、Office Graph に Office 365 全体からのシグナルと、主に OneDrive for Business、SharePoint Online チーム サイト、新しい Office 365 Video ポータルの各コンテンツが取り込まれます。今後数か月の間に、電子メールの添付ファイルや Yammer のソーシャル ニュースフィードといった追加のシグナルおよびコンテンツも取り込まれるようになる予定です。
Q. 私の Office 365 環境では、 Delve および新しいボード機能はいつから利用できるようになりますか。
A. Office 365 先行リリース プログラムに参加されているお客様には、Delve が提供される際に、Delve の一部としてボードが提供されます。既に先行リリースに参加されている場合は、今後数日以内に新しいボード機能が表示されます。先行リリースのお客様への 提供が完了した後、2015 年初頭までには、対象となるすべての Office 365 ユーザーの皆様に Delve をご利用いただけるようになる見込みです。
Q. 今後、ボードはどのように Office 365 全体に統合される予定ですか。
A. ボードに関する取り組みは Delve を使用して共同作業を行ったり、コンテンツを見つけたりした際に、コンテンツのキュレーションや整理に役立つ機能を実装したいという思いから始まりまし た。今後は、さらに幅広い種類のコンテンツをサポートすることで Office 365 の他のエクスペリエンスにもボードが統合されるほか、既存の SharePoint のメタデータ管理機能も活用できるようになる予定です。