ヒソヒソ話で経営会議を改革! Lync を使った会議の効率化


ホワイトカラーの仕事の中で無駄に時間を費やしがちなのが「会議」です。ICT を導入することで、この会議の無駄にメスを入れることができます。会議の効率化には「あらかじめ議題を決める」「期限を決める」「時間を区切る」など会議の進行に関するソフトスキルの部分を高めることは重要ですし、Microsoft Lync のオンライン会議を使って、離れた拠点からも会議に参加したり、時間的に参加できない人のために議事録の録画を撮っておいたりすることもできます。しかし、派手な機能ではないですが意外と見落とされがちな Lync の効用として「ヒソヒソ話による効率化」があることをご存知でしょうか? Lync を実際に使ってみると、オンライン会議も確かに便利なのですが、相手が PC で応答できるかどうかをあらわす「プレゼンス (在席情報)」 や、そこからリアルタイムで「ヒソヒソ話」が可能なテキストチャット機能が意外と便利で、コミュニケーションを効率的に進めることができることに気づくでしょう。今回の記事では、この「ヒソヒソ話」の効用についてみていきたいと思います。

 

Lync を入れている会議と入れていない会議の違い

従来から組織内で行われている会議は、その場で活発に議論をかわすというよりは、あらかじめ決めておいた議題とシナリオに従ってその場にいる意思決定者達の承認を得る、という要素が強い場合が多いのではないでしょうか。会議は事前準備やネゴがとても大切なので、事前準備はきちんとしておくべきなのですが、もし会議中にシナリオにない言動や意見があった場合はどうなるかについてみてみましょう。この場合は、従来の会議では、あらかじめ決めていない事柄についてはすぐに議論することができません。参加者の間のコンセンサスはもちろんのこと、必要な情報も不足している場合が多く、その場で議論をしたとしても、かみあわなかったりすぐに同意を取るのが難しかったり情報がなかったするため、次回の会議に先延ばしする、ということになります。ただし、いろいろなものがとても速いスピードで進んでいく今のビジネス環境においては、少しの決断の遅れが大きなロスになることもあります。

 

たとえば、会社で社長をはじめとするさまざまな部門の会議を行っている場合を考えてみましょう。社長が突然「来月の売上」という会議のシナリオにないことに質問をすると、生産部門、需要予測部門、事業計画部門はコンセンサスが取れずに結論は次の会議に持ち越しとなってしまいます。

ところが、各メンバーが会議に持ち込んでいる PC に Lync が入っている場合、会議室で行われる「リアルなやり取り」に加えて、各メンバーは各メンバー同士、もしくは会議室の外にいる人とも個別に「ヒソヒソ話」をすることができます。Lync の「プレゼンス (在席情報)」機能を使うと、会議室にいないメンバーでもリアルタイムにやり取りが可能かをプレゼンスの色ですぐに判断することができるため、その場で適切なメンバーを捉まえて「ヒソヒソ話」を始めることができます。このヒソヒソ話が「リアルなやり取り」と並行して活発に行われることで、各メンバーは最新の情報を外部から得たり、メンバー同士で情報の交換を行ったり、それをもとに合意を行ったりすることが可能になります。このやり取りの結果、社長に突然聞かれたことに対しても生産部門、需要予測部門、事業計画部門の考えをその場でまとめて適切な答えをその場で出すことも可能になります。これにより、次の会議まで待たなければ進まなかったことが、その場で解決してしまうということになり、会議の効率化、意思決定スピードの迅速化につながります。

ちなみに、Lync を導入している日本マイクロソフトでも、このヒソヒソ話は活発に行われています。Lync が使われていなかった時と比べて、意思決定のスピードが格段に速くなっていると感じます。

 

営業のお客様提案でも Lync が活躍

Lync の「ヒソヒソ話」機能によって、組織内の会議だけではなく、営業のお客様への提案活動においても、プロセスを早めるのに役立っています。営業は会社のいろいろな商品を販売するため、必ずしもすべての商品に精通しているわけではありません。お客様に聞かれた質問が、たまたま自分が知らないことだったら、次回の訪問まで回答できないと案件が遅れてしまったり、競合に対して不利になってしまうこともあるでしょう。そんな時に、Lync でオンラインになっている会社の同僚や製品部の人間をつかまえて正しい答えをその場で得られたら、案件もスピーディに進むでしょう。また、お客様にも、何かあっても迅速に対応できることをアピールできることでしょう。

  

海外とのコミュニケーションもお気軽に、時差があっても家からちょっとやり取りできる

Lync でテキストチャットができると、ちょっとした要件で海外とやり取りするときにも便利です。たとえば時差があって夜、家から連絡をしないといけない場合でも、電話ではなくテキストチャットであれば、声を出さずに「ヒソヒソ話」で静かに必要なコミュニケーションだけを行うことができます。

いかがでしたでしょうか。Lync を導入することで、オンライン会議による出張費削減だけでなく、テキストチャットによる「ヒソヒソ話」が意外と役に立つことがお分かりいただけたでしょうか。Lync についてのその他の情報も含めた製品情報は以下の場所からご覧いただくことができます。クラウドバージョンの Lync Online の 30 日無料試用版もお申込みいただけますので、ぜひご利用ください。

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