アメリカがん協会: Office 365 を使用した効率化の促進と救命プログラムの効果拡大


(この記事は 2014 年 6 月 6 日に Office Blogs に投稿された記事 American Cancer Society uses Office 365 to facilitate efficiency and boost the impact of lifesaving programs の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)


今回は、アメリカがん協会の CIO を務める Jay Ferro 氏の寄稿記事をご紹介します。

アメリカがん協会は、コミュニティに根差した草の根団体です。全米各地に何千ものコミュニティがあり、各地のスタッフが、がん患者の減少と延命というミッションに取り組んでいます。それが当団体の特徴の 1 つです。がんの影響を受ける地域には、必ず私どもが存在するのです。実際に、患者の皆様と直接的な接触を持つことは、当団体の研究、資金調達、支援活動など、協力して命を救うための活動の根底を成しています。

この草の根的な性質は、成功の基盤となる一方で、デメリットもあります。100 年以上の歴史の中で、当団体はジョージア州アトランタに本部を据え、11 の支部を持つまでに発展しました。Microsoft Office 365 に移行するまでは、各支部が個別に運営し、独自のビジネス プロセスとテクノロジ スタックを使用していました。また、資金調達やミッション実現のためのプログラムの多くは、どの支部でも同じ内容となっているにもかかわらず、まったく異なるものとして実施されていました。その一例が、世界最大の資金調達イベントの 1 つである Relay For Life® プログラムです。各支部が担当地域で Relay For Life プログラムを主催していますが、各地の事務局では異なるプロセス、レポート ツール、関連資料が使用され、さらにはコミュニケーションや共同作業のテクノロジも統一されていませんでした。


アメリカがん協会は、可能な限り多くの寄付金を救命プログラムおよび研究に費やすことを誇っていますが、上記のような組織構造が原因で、基金を無駄に使用するようになっていました。こうした状況の中、スタッフも困難を抱えていました。コミュニケーション ツールや共同作業支援ツールが使いにくいために、患者や他のスタッフ、支援者、ボランティアと関わる時間が奪われてしまったのです。

IT 面では、国内各地に Lotus Notes をサポートした物理サーバーを 200 台近く備えていました。使用していたテクノロジは、連携が不十分で、サポートが難しく、コスト効率の悪いものでした。そして約 2 年前、11 の支部と本部での業務統合を決定しました。課題となったのは、1 つの組織として協力することでメリットを生み出すと同時に、団体の特徴である草の根的、直接的な接触を維持することでした。そのために、市場に提供されている複数のソリューションを検討しましたが、すぐに Office 365 が最適な選択肢であるとわかりました。

現在では、当団体で使用しているすべてのデバイスと統合した、クラウドベースのコミュニケーション ソリューションを導入しています。Office 365 ソリューションによって、業務環境は一変しました。たとえば、私のチームでは週次会議に Microsoft Lync Online を使用し、国内各地の主要メンバーに簡単に参加してもらえるようになりました。Office 365 を使用して、スプレッドシート、ドキュメント、Microsoft Project ファイルに対する共同作業を行い、チーム メンバー同士でデスクトップを共有することで情報を見直し、予定どおり、予算どおりに進行していることを確認できます。また、チームだけでなく、私自身の生産性も向上しました。現場の同僚と連絡を取る必要がある場合は、オンライン状態にある相手をひとめで確認し、会議を開始して、すぐに専門的なフィードバックを得ることができます。

また、コスト面 (具体的にはハードウェア、ソフトウェア、メンテナンス、更新の各費用) については、毎年約 150 万米ドルを削減できる見通しです。その分、多額の資金を救命プログラムに充当できるようになりました。

Office 365 の導入は、リスクの軽減にもつながっています。IT チームでは、がん研究データや複雑な財務情報など、アメリカがん協会全体の機密情報の保護に努めています。現在では、世界規模のリソースによって情報の安全性が維持されているという安心感を得られるようになりました。Office 365 を使用することで、データのセキュリティに関する業務をマイクロソフトに託せるようになったのです。マイクロソフトは、私たちよりも適切かつ迅速に、低コストでデータの維持管理を行ってくれます。

今後は、さらに楽しみな展望が予定されています。2014 年夏には、さらなる時間とコストの節約を目指して、Office 365 の 2 つの機能を追加導入します。世界中に存在する協力パートナーは、間もなく Lync Online のフェデレーション機能を活用できるようになります。このコミュニケーション プラットフォームによってパートナーとつながれば、当団体の知識や専門スキルを全世界規模に拡張する絶好の機会となるでしょう。

詳細については、アメリカがん協会の導入事例 (英語)をご覧ください。

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