生産性向上をサポートする Lync

(この記事は 2014 年 5 月 21 日に Office Blogs に投稿された記事 Lync, your productivity wingman の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

今回は、Lync チームのプロダクト マネージャーを務める Tim Woo の記事をご紹介します。

私の前職はコンサルタントでした。そのころはホテルが私の家で、クライアントのオフィスが私の職場でした。自分のチームのメンバーとは、同じ部屋どころか、同じ町にいることさえほとんどない状態だったので、共同で業務を行うことは困難でした。当時の会社が Lync を導入していたら、さぞ便利だったと思います。Lync は Office 製品の 1 つで、コミュニケーションや共同作業の促進により生産性向上を実現します。しかし、多くのユーザーにとって、Lync はもっと大きな意味を持っています。共同作業を行ううえで非常に頼りになる、言わば、仮想的な「同僚」、「親友」、「相棒」のようなアプリケーションとして活用されているのです。今回の記事では、まだ Lync の使用経験のない方や、これから使用してみようという方に向けて、Lync の機能を簡単にお伝えします。共同作業を行う際にこの貴重な相棒がどのように役立つかをご理解いただければ幸いです。

お好みの方法で、すばやく、手軽にコミュニケーション

Lync を使用すると、コミュニケーションに関する情報とチャネルをすぐに手にすることができます。たとえば、誰がチャット可能であるかについて悩んだり、それを把握するために何かの手順を行ったりする必要はなく、プレゼンス情報を確認するだけでチャット可能な相手がわかります。Lync では、連絡先のユーザーの状態が “Available”、“Busy”、“In a Meeting” などと表示され、会議中や離席しているときには自動的に変更されます。さらに、自分のコンピューターの画面をプレゼンテーションに使用している場合、自動的に “Do Not Disturb” に更新されます。このとき、終業後の飲み会について友人から送られてきた IM などはブロックされるので、クライアントが見ている画面上にポップアップが表示されることはありません。

連絡先のユーザーの状態が表示され、しかも自動的に更新されます。

また、Lync ではさまざまな種類のコミュニケーション手段が使用できるため、他のユーザーとやり取りする際には目的に応じて最適なものを選ぶことができます。たとえば、すばやくやり取りをする必要がある場合にはインスタントメッセージングが向いています。Lync では世界規模のリアルタイム チャットが使用できるため、同僚と連絡を取ってスピーディに疑問を解消してもらうことができます。同僚の回答がすぐに必要な場面に遭遇したときは、電子メールで質問するのではなく (整理されていない受信トレイの中では見落されてしまいがちです)、Lync を使用して IM を送ってみてください。

IM で質問すると、スピーディに回答を得られます。

インスタント メッセージングは便利な機能ですが、電話で話をしたい場合もあるでしょう。Lync を使用すると、お使いのコンピューターで他の Lync ユーザーと音声通話が可能です。このとき、受話器を取って番号をダイヤルする必要はなく、クリックするだけで発信できます。

もっと直接的かつダイナミックにコミュニケーションをとりたいときには、たとえばビデオを使用して、相手の表情やジェスチャをオンラインで確認することができます。Lync ではこのオプションも用意されていて、ワンクリックで他の Lync ユーザーと HD ビデオ通話が実行可能です。1080p のフル HD のビデオを通じて相手を見ながら会話できます。背後のホワイトボードに余計なことが書かれていないことなどを確認してからご利用ください。

Lync が生産性向上を実現

私にとって、ドキュメント関連の作業をチーム メンバーと効率的に行ううえでの最重要事項は、生産性でした。Lync では、このための方法が複数用意されていて、デスクトップや PowerPoint プレゼンテーションを共有したり、仮想ホワイトボード セッションを開始したり、その他のアプリケーションを共有することができます。かつて編集作業のために電子メールで幾度となくプレゼンテーションを送り合っていたことを考えると、身がすくむ思いがします。このプロセスは、Lync で共有しリアルタイムで共同編集するだけで大幅に合理化できるものでした。

スライドを共有し、生産性の高いオンライン ミーティングを実施できます。

また、生産性を大幅に向上させる優秀な共同作業支援ツールであるビデオ会議も、Lync では簡単に使用できます。ビデオ会議についてお客様にたずねると、「ビデオ会議専用の部屋を予約しなければならず面倒」という声をよく耳にしますが、Lync ではデスクトップやモバイル デバイスがあればそこがビデオ会議室になります。オンライン会議の開催もオンライン会議への参加も、場所を選びません。

Lync では、社外にいる相手や Lync ユーザーではない相手でも、必要な人とつながることができます。Lync のフェデレーションを使用すると、インターネットを通じて安全に顧客やサプライヤー、パートナーと Lync や Office Communicator、Skype でやり取りできるようになります。さらに、Lync Web App では Lync 環境や Skype 環境を持たないユーザーに対して、ブラウザーからの Lync 会議への参加、IM、音声通話、マルチパーティのビデオ通話、データの共同作業や共有など、充実したオンライン会議エクスペリエンスを提供します。

Lync は場所を選ばず使用可能

Lync は、お好みのプラットフォームやデバイスで使用できます。馴染みのある一貫したエクスペリエンスが Windows PC、Windows Phone、iPhone、iPad、Mac、Android フォン、Android タブレットなどの各種デバイスで提供されるため、簡単にコミュニケーションを行えます。

また、Lync では仮想プライベート ネットワーク (VPN) は必要ありません。すべてのトラフィックやメディアは暗号化されるため、VPN にサインインしなくても、企業ネットワーク、ホーム ネットワーク、フリー Wi-Fi スポットを備えている街角のカフェなどの場所で、連絡先のユーザーと安全につながることが可能です。

この記事では Lync の機能について簡単に説明しました。一度お使いいただければ、共同作業のときには手放せなくなることと思います。

ここで説明した一部の Lync 機能について、ガイド形式のチュートリアルをご用意しています。ぜひご利用ください。

次回の記事にもご期待ください。

—Tim Woo (@therealtimwoo)