ユーザーがビジネス用に Gmail ではなく Outlook を選ぶ 12 の理由


(この記事は 2013 年 9 月 26 日に Office 365 for business Blog に投稿された記事の翻訳です)

 

 私が仕事で最も嬉しいのは、お客様と直接会話をする機会があることです。弊社の製品やサービスについてお客様からお話を伺えることは光栄ですし、とても楽しいです。時には厳しいご意見に心が折れることもありますが、お褒めの言葉をいただいて自信がつくこともあります。できるなら、お客様と一日中お話しをしていたいほどです。

ビジネス用のソリューションを Google Apps から Office 365 に切り替えたという話を聞いたときには、嬉しさは通常の 2 倍です。Outlook を好んで使用されるお客様やパートナーの数は、今どんどん増え続けています。そうした企業の従業員の皆様からは、「組織全体の生産性を維持するためには、Office 365 の導入は正しい選択であった」と、満足の声が上がっています。お客様との会話の中でわかったのは、Gmailにはいくつか不足している機能があるということです。この記事では、お客様が Gmail ではなく Outlook を選んだ主な理由をご紹介していきます。

1. 電子メール、カレンダー、連絡先の統合 -- 電子メールは、現代のビジネス コミュニケーションには欠かせない重要なツールです。Outlook ならビジネス上のコミュニケーションを 1 つの場所から効率的に済ませることができると、ご感想をいただいています。Outlook は、会議のセッティング、連絡先の詳細情報の検索、電話会議への通話、オンライン会議への参加などを行うためのハブ (中継点) としての役割を果たしています。また、受信箱の操作方法が一貫している点も、「何も考えなくても自然に操作できる」と、お客様に好評です。Outlook を起動 (英語) すると、必ず同じ画面が表示されるので、いちいち新しい操作方法を習得したりする必要がありません。Gmail では、操作性に影響する機能更新が頻繁に行われているため、新しい新規メール作成画面 (英語)新しい受信トレイ (英語) の操作方法を更新のたびに習得する必要があります。

2. オフライン時の電子メール利用会議の度に必ず取り上げられるのが、インターネット接続の有無にかかわらず、お客様に電子メールを安心してご利用いただけるようにする点です。飛行機での移動中、業務の一環として古いメールの整理を行うお客様がよくいらっしゃいます。そうした方のほとんどが、外出先でも Outlook を使用しており、Outlook ならインターネット接続されたオフィスの PC で作業しているのと同じように、外出先でもメールの閲覧や返信といった作業が行えます。インターネットに再接続された時点で、メールが自動的に送信されるのです。Gmail をインターネット接続のないオフラインの状態で使用すると、1 か月前までのメッセージまでしか表示できません。また、オフラインでは Chrome ブラウザーか Safari ブラウザーでしかメールにアクセスできません。Outlook ではこのような制限はありません。

3. 電子メールを思うままに整理整理整頓の方法は、人によってさまざまです。フォルダーをアルファベット順に並び替えるのが好きな人もいれば、そうでない人もいます (英語)。また、メールを単に検索できれば十分な人もいれば、特定の範囲に限定して検索できる機能が必要な人もいます。Outlook のフォルダーは、このような場合に対応力があります。Gmail ではメールの管理方法が限られていて、メッセージにラベルを追加することしかできません。メールの管理方法を習得しなおしてもらうというのは、ユーザーにとって迷惑なだけです。これに対し、「その場しのぎの方法で作業を進めようとするようなものだ」という声も聞かれています。

4. 電子メールを分類して整理 Outlook では、メール、予定表のイベント、タスクなどの各アイテムに分類項目を割り当てることができます (英語)。1 つの対象に複数のカテゴリを割り当てられるので、さまざまな形で分類することができます。また、視覚的にわかりやすくするために、分類項目に色付けすることも可能です。予定表上でイベントが色分けされていれば、どの分類項目のイベントにどれだけの時間を割いているのかをひと目で把握できるようになります。分類項目機能や色付け機能を使用し始めると、もはやそれらの機能なしでは作業できないと感じるようになります (英語)。Gmail の受信箱内のメッセージやタスクを色分けしようとしても、機能に限界があります。アイテムに複数の色を関連付けることができないのでは、この機能はユーザーにとってあまり意味がありません。

5. 電子メールを複数の方法で検索メールを検索する際、複数の方法を使って検索する必要がある場合があります。検索機能を使用するとき、ユーザーはほとんどの場合、何を手掛かりに探せばよいか心当たりがあります。しかし、時には手掛かりがないこともあり、その場合にはメールの保存場所を頼りに探すしかありません。検索条件がはっきりしない場合、日付やサイズでメールを並べ替えたり、期間を指定したり、検索範囲を限定したりと、さまざまな手段を使うことになります。Outlook では、検索機能、フォルダー、分類項目、受信箱のメールの並べ替え、フォルダーの検索など、さまざまな方法で検索することができます。Gmail では、メールの並び替えをサイズ順 (英語) や日付順、送信者別に行うことができず、ただ検索することしかできません。

6. フラグで電子メールの重要度を変更Outlook では、メールにフラグを設定して注意を引くことができます。ユーザーからは、受信箱に赤い「!」マークの付いたメールがあると、緊急のものだとひと目で理解できる、という声が聞かれます。Gmail にはこの赤い「!」マークがないため (英語)、どのメッセージが重要なのか区別がつきにくく、ユーザーが困惑することがあります。これは、メールの作成時にこのマークを設定することができず、受信者にメッセージの重要度を正しく伝えることができないためです。一方、Outlook ではこの赤い「!」マークを簡単に設定できるだけでなく、すぐに返信が必要な場合はフラグを設定したり、急を要さない場合にはメッセージの重要度を「低」に変更したりすることができます。些細な機能にも見えますが、これらの機能を備えていない Gmail を使用するのに比べ、日常的な生産性は大きく向上するという意見があります。

7. 受信箱を整理するためのルール Outlook を愛用するお客様からは、受信箱のメールをさらに管理しやすくしてほしいというご要望があります。これにお応えするために、マイクロソフトは日々奮闘しています。お客様の中には、メールをフォルダーに移動したり、分類項目を割り当てるというルールを作成して、受信箱を管理している方もいらっしゃいます。こうすることで、不要なメールを削除しやすくなり、受信箱の中身を最大限整理することができます。Gmail にはフィルター機能がありますが、この機能ではフィルタリングする以外、実質的に何もできません。Outlook では送信者別に重要なメッセージにフラグを設定できるので、お客様からは Outlook の方がルールを作成するのが簡単だと評価をいただいています。

8. 連絡先情報が豊富 – Outlook では、連絡先カードを見るだけで、だれがオフィスにいるのかを把握できます。Outlook の連絡先カードでは、ユーザーのさまざまな情報を知ることができます。連絡先カードには写真が付いているので、相手の顔と名前が一致します。プレゼンス情報を確認すれば、「取り込み中」、「オフライン」など、ユーザーの状況を把握できます。他にも、連絡先の相手とその場で簡単にチャットを開始したり、カレンダーに予定を加えたり、瞬時に電話をかけたり、オンライン会議を開いたりすることが可能です。Gmail ではできませんが、Outlook の連絡先カードには、ユーザーの役職、部署、地理情報を登録することもできます。

9. 会議室の予約 Outlook では、会議室やプロジェクターなどのリソースを簡単に予約することができます。方法は、自分が設定した会議にそれらのリソースを追加するだけです。リソースは、任意の参加者と同様の機能を持つため、会議出席依頼への自動応答やスケジュールの空き状況の表示なども可能です。Gmail にこれと同様の機能を求めようとしても、非常に複雑で挫折してしまう可能性があります。Gmail の会議リソースのスケジュール設定では、メインのカレンダーと予備のカレンダーで複数の手順を実行しなければならず、とても面倒です。

10. メール ヒント1 人だけに送るつもりが、誤って多くのユーザーを含むメーリング リスト宛てにメールを送信してしまった経験のある方はいませんか? 私のように、皆様の中にもこのような経験をされた方は多いのではないかと思います。私を含むそうしたユーザーにとって、Outlook のメール ヒントは救世主となります。メール ヒントを使用すると、メールの作成時にメッセージがポップアップ表示 (英語) され、宛先にメーリング リストが含まれていることを知らせてくれます。これは、意図せずそのような設定になっていた場合、重大な警告となります。このように、メール ヒントを利用すると、生産性を維持しつつも間違った操作を予防することができます。他にも、メールの受信者が休暇中であることを知らせるメッセージを表示させたり、自動応答を有効にしたりすることができます。メール作成時に、そのメール内に受信者に送信する自動応答メッセージが表れるため、相手から休暇中である旨の自動返信メールが返ってくるのを待ったり、その後の対応を考えたりする時間を節約できます。Gmail から切り替えたお客様は、緊急のメールを送信しようと思った相手が数日間不在であることを Outlook のメール ヒントが事前に通知してくれる点をとても気に入っています。

11. 会話の無視 会話の中には、無視したいものもあります。そのような会話の多くは、誰かの見落としであったり、最終決定者が不明なものであったりします。Outlook では、そのような不要な会話を無視するよう簡単に設定することができます (英語)。単純なクリック操作で、特定の会話に関する既存のメッセージや新規のメッセージをすべて削除済みアイテム フォルダーに移動できます。こうすることで、受信箱の中身を整理し、すぐに対応が必要な重要なメッセージに目が届きやすくなります。また、最新のメッセージを含むすべてのコメントが付いたスレッドのみを保持して、それ以外のメッセージを削除済みアイテム フォルダーに移動できる「クリーンアップ」オプションも便利です。このとき、枝分かれした会話もすべて保持されるため、1 つの場所から全コメントにアクセスできます。Gmail には会話のミュート機能がありますが、この機能はどこにあるのか見つけにくいうえ、受信者がメッセージの To 行に追加されるとミュートが解除されてしまいます

12. 予定表の共有と委任 複数の予定表の管理を担当する管理補佐のユーザーからは、「Google カレンダーの管理は非常に厄介な仕事の 1 つである (英語)」という声が聞かれます。Google カレンダーは、「カレンダーの散乱」を招く取り扱いが面倒なツールと低く評価されており、管理のために、紙の予定表を使用しているケースまであります。Google カレンダーでは、予定表の詳細すべてを共有するか、予定の有無のみを共有するかのいずれかしか選べず、ある特定のイベントへの参加の有無のみを共有することはできません。共有する対象を詳細に制御するための機能が不足しているのです。Gmail から切り替えると、Outlook の方が予定表の管理機能がはるかに充実している (英語) ことがわかります。たとえば、ある特定のユーザーが、あるテーマの会議に「参加するか」、「参加しないか」のステータスを共有できます。また、テーマ、参加者、場所など、会議に関する詳細情報をすべて共有するかどうかを選択することもできます。また、いったん予定表の管理を委任されると (英語)、管理者補佐は、委任された予定表を簡単に管理 (英語) できます。個人の予定表と横並びに表示してわかりやすくしたり、別の予定表の情報を変更してしまうようなミスをなくし、混乱を最小限に抑えることができます (英語)

昨年は Google Apps から Outlook に切り替えた大勢のお客様にお話を伺いました。そしてそこから、Outlook が好まれる理由が 1 つではないことがわかりました。個人の役割や組織のニーズによって、Outlook を求める理由はさまざまでした。Outlook が皆様にもたらす主なメリットは、業務の生産性を向上させる優れた機能性です。管理者補佐がリーダーをサポートする場合にも、部長がチーム メンバーに重要なメールを通知する場合にも、そのメリットが発揮されます。この対応範囲の広さと柔軟性が、お客様に Outlook が不可欠なものと感じていただけている理由です。

スライドショーをクリックして、Outlook と Gmail の違いをご確認ください。

 

 

--Sanjeevini Mittal

 

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