Office 365 を取引先同士で使っているとファイル共有がとても便利!


中小企業/SOHO 企業の皆様は、取引先、パートナー企業と情報共有やファイルの交換をするときに、どのような方法をご利用されているでしょうか。おそらく多くの企業は、そんなに大きくないファイルや情報はメールで、1 MB を超えるような大きなファイルは無料のファイル転送サービスや無料のストレージ サービスを使ってやり取りをしているのではないかと思います。

このような方法は、事前のセットアップをせずに気軽にやり取りができるという意味ではよいかもしれませんが、反面、必要なメールや情報が後から見つけづらくなってしまったり、機密情報を信頼を置けるかどうかわからない無料のサービスでやり取りすることにはリスクがあります。詳細は「一般消費者向けクラウドと企業向けクラウドの本質的な違い」の記事に譲りますが、ファイルの中身がスキャンされてほかの目的に利用されたり、稼働率が担保されていない、誤操作により世界中の誰もが情報にアクセスできるようになってしまう、管理者が他のユーザーをコントロールできない、などの問題が生じることがあります。

それでは、気軽さを保ったまま、後からでも情報がきちんと探せ、かつ安全かつ信頼性のある方法で企業間のやり取りを行うにはどうすればよいでしょうか。それは、ファイルをやり取りする取引先、および自社の両方で Office 365 を利用することです。Office 365 を利用すると、大きなファイルでも格納できる Web ベースのストレージサービス (SharePoint Online) を使って、企業間のファイル共有も安全かつ簡単に行うことができます。

Office 365 を使っている企業間でファイルをやり取りするには、外部共有が管理者によって許可されているドキュメント ライブラリにファイルを置き、そのファイルまたはフォルダーの [共有]メニューから、招待したい人の電子メールアドレス (社内、社外両方可能)を入力して、[共有]ボタンを押すだけです。すると、相手は自分が普段使っている Office 365 のユーザー名とパスワードで、社内のドキュメントにアクセスするのと同じ方法で取引先のファイルにアクセスすることができます。この方法であれば、IT にあまり詳しくない人がいても、多くの操作を覚える必要もなく、普通に使いこなすことができるでしょう。しかも、万が一の時は管理者がアクセス権や共有の状況を制御できますので、情報漏えいが起こる前に会社として手を打つことができます。

また、Office 365 に付属している別の機能であるオンライン会議 (Lync Online) のフェデレーション機能を使えば、Office 365 を利用している企業同士なら、やはり社内のユーザーとやり取りをするのと同じ操作で、取引先とオンライン会議を行うことができてしまいます。オンライン会議では、複数人の相手の顔を見ながら、VoIP で音声通話を行い、資料やデスクトップなどの共有も行うことができ、さらにホワイトボードや投票機能など、参加者とインタラクティブにやり取りできる仕組みも備わっています。

取引先と、これらの 2 つのツールを駆使してやり取りをすることで、全体としての作業効率も向上させることができます。また、これらのツールにより、取引先が物理的に離れていたとしても、それを感じさせることなく、共同作業を行うことが可能になります。

これらのサービスは、両方使ってもユーザあたりの月額 410 円と、中小企業/SOHO の皆様に気軽にご利用いただける価格設定になっています。ご興味を持たれた方は、製品のページもぜひご覧ください。

 

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