過去の電子メール紛失とはもうオサラバ!Exchange Online と Outlook で実現する最強のメール バックアップ


(この記事は、Office 365 アドベントカレンダー 2012 の記事としてお送りしています。アドベントカレンダーとは、クリスマスカウントダウンの日めくりカレンダーのことで、一日ずつ Office 365 関連のネタを様々な方が投稿する企画です)

みなさんはおそらく過去に一度は「いままでのメールが消えた!」という経験をしたことがあるのではないかと思います。

 

「PCを新しくしたときに過去のメールデータが取り出せなかった」

「メールを格納しているファイルが破損していままでのデータが吹っ飛んだ」

「メールサーバーのハードディスクが壊れたけど、バックアップを取っていなかった」

「うっかり削除ボタンを押してしまって元に戻せなかった」

「メールボックスがいっぱいになってしまったので古いメールは消さざるを得なくなった」

 

など、理由は様々考えられますが、いろいろなところから「あるある!」といった声が聞こえてきそうです。メールを利用するうえで一番基本的なニーズとして、データが消えずにサクサク使え、かつ安い!といったことがあげられると思いますが、そのような基本的なニーズにきちんと答えられるのが、Exchange Online + Outlookの環境なのです。この組み合わせでは、予定との連携などできることは他にも色々あるのですが、今回はこの基本的なニーズに特化してみてみたいと思います。

 

まだPOP3メールを使っていますか?

通常、メールというと、POP3を使ってOutlook Express、Windows Mail、もしくは他のPOP3メールソフトを使っているかもしれません。POP3だとメールをメールソフトに読み込むとサーバーからはメールが消えてしまいます。また、PCのハードディスクにデータが溜まっていきますが、バックアップを定期的にとらなければこの場所が唯一の情報の保存場所となります。また、他のデバイスから参照することもできません。

メールサーバーがインターネット上からアクセスできるようになっていれば、最近よく使われているスマートフォンからPOP3のメールを読むこともできます。スマートフォンから読み込む場合は、サーバー上のメールを消さない設定になっているため、スマートフォンで見た後にPCからも同じメールをダウンロードすることができます。ただし、スマートフォンに残っているメールとPCに残っているメールは、両者から読み込むタイミングによっては違ったものが残ってしまいます。

メールサーバーがインターネットからアクセスできない場合は、会社のメールを携帯電話やフリーメールのアドレスに転送しておくことになります。ただし、会社の機密情報を、利用規約によって保存データの機密性が守られていないメールシステムに不用意に転送することはリスクになります。

 

Exchange Online + Outlookで実現する「大事なデータをなくさない」メール環境

メールサーバーとして、パブリッククラウドの形態で提供されているExchange Online を利用することで、POP3で課題となっていたいろいろな問題を簡単に解決することができます。Exchange OnlineはOutlook Web AppというWebブラウザーベースの画面だけでも利用できるようになっており、データはクラウド上に格納しておけるので、世界中どこからでも同じデータを参照でき、かつデータは安全に保管しておくことが可能です。さらに、Outlookを組み合わせると追加で便利になることがあります。(Outlookを使ったときのみの追加機能は * をつけています)

  • サーバー側にデータが格納されているので、クライアントPCの買い替えなどに依存せずデータ保持が可能。
  • サーバー側にデータがあると、他のPCやスマートフォンなどから、どこからでも同じデータを閲覧可能。
  • しかも、ストレージは大容量の25GB。オプションで容量無制限のアーカイブを足すこともできます。
  • ごみ箱などから削除しても、(最低)14日間は復元が可能。( * )
  • サーバー側のデータは地理的に離れた2拠点で、それぞれクラスタ構成でデータが同期されて保持されているので、万が一サーバーが壊れてもデータが失われることなく、継続して使い続けることができます。災害対策にも有効。
  • オフライン環境に備えて、データはOutlook側にも保持しておくことが可能。( * )
  • 稼働率は99.9%が保証されている。
  • データはお客様のものであり、マイクロソフトではデータの内容を閲覧しないことが規約で定められている。
  • 値段は電子メールだけの標準価格だとたった330円/ユーザー/月と、同業者の中でもずば抜けて安価。1GBでOutlookが使えないオプションはなんと160円/ユーザー/月。ユーザーに応じてどちらで使うかを選ぶことができ、任意の割合にすることができます。TCO削減に効果があります。

このように、メール機能の原点に戻った基本的な機能について、Exchange Online はきちんと満たすことができます。これが、日頃から安心してメールを使える、という信頼感につながっていき、仕事の効率も向上させます。 

Exchange Online は、Office 365の無料試用版の一部として無料でお試しいただくことができます。
以下のリンクで今すぐ無料でお試しください。

http://www.office365.com

 

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