Google Apps の共同作業に関する偽装工作


(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 9 月 7 日に投稿された記事の翻訳です)

今日の職場において、インフォメーション ワーカーのコア コンピテンシーは共同作業を行うことができることです。結果として、多くの時間を会議に費やすことになります。また、ミーティングを円滑に進めるための準備や、これらのミーティングの結果発生したアクション項目の実施など、単独作業に多くの時間を費やすこともあります。Ken Blanchard Companies のある調査では、54% の回答者が作業時間の約 30% をチームでの作業に費やしていることがわかりました。残りの 70% の時間は単独で作業を行っていることになります。

Microsoft Office 365 を利用すれば、リアルタイムのチーム作業だけでなく、単独作業、そしてその中間の作業をすべて円滑に進められるようになります。SharePoint のソーシャル機能、スイート全体にわたるユーザー プレゼンス、および Lync のリアルタイムの会議機能を利用して、生産性を高めながら共同作業を行うことができます。単独で作業を行い、都合に応じて情報を共有し、情報と承認を収集し、フィードバックをまとめることもできます。その間常に機密情報は保護されています。

Google Apps サービスは、完全なコラボレーション スイートを装った、シナリオが 1 つしかない共同作業支援機能です。

Google Apps に足りないもの

では、Google Apps に欠けているものとはいったい何でしょう? このブログ投稿では、ドキュメント関連の作業について Google Apps が提供できないいくつかの重要な機能を中心に説明します。

変更の追跡: 1 つのドキュメントについて他のユーザーと共同作業を行っているときに、作業を同時に行っているのではない場合、ドキュメント内の変更内容を知るにはどうしたらよいでしょうか。

マイクロソフト

Google

Microsoft Office では、他のユーザーとドキュメントを共有し、これらのユーザーが加えたすべての変更を追跡できます。他のユーザーの助言、フィードバック、変更内容を受け取ったら、これらの変更全体を確認して、それぞれを反映したり、削除したり、編集したりすることができます。他のユーザーが変更を加えたり、提案したからといって、それを反映したいとは限らないためです。

Google Apps では、それぞれ別の時間に他のユーザーと共同作業を行った場合に、ドキュメント内の変更を簡単に確認できる方法はありません。編集権限を持つユーザーはドキュメント内でどのような変更でも自由に行うことができますが、それらの変更を受け入れたり、拒否したりする方法はありません。削除された内容や変更された内容はすべてドキュメント上から姿を消します。唯一の選択肢は、ドキュメントのアーカイブにアクセスし、そのドキュメントの前のバージョンを探し、適切なバージョンが見つかれば、そこから古い内容をコピーして現在のバージョンに貼り付けることです。

ドキュメントの調整: ドキュメントが複製され、1 つ以上のバージョンが出回っている場合は、どうしますか? 分岐したバージョンを元どおり 1 つにするために、どのようなツールを利用できるでしょうか?

マイクロソフト

Google

Office では、Word のドキュメント結合機能を利用して、ドキュメントの 2 つのバージョンを簡単に結合して元どおりにすることができます。直感的なユーザー インターフェイスで、2 つのドキュメントの違いを確認し、どちらの内容を最終的な結合されたバージョンで維持するのかを判断できます。

Google Apps には、ドキュメント結合機能はありません。手作業で 2 つのドキュメントを確認し、自力で合成したドキュメントを作成するしかありません。

通知: ドキュメントに対し変更や更新が行われたかどうかを積極的に確認する方法はありますか?

マイクロソフト

Google

ドキュメントとリスト アイテムに対する変更の最新状況を常に把握したい場合、方法は 2 つあります。1 つ目はドキュメント ライブラリ、フォルダー、個々のファイルに対する更新を電子メールで警告として受信する方法です。2 つ目は、ドキュメント ライブラリで RSS フィードとして警告を受信する方法です。どちらの方法でも、受信する情報量をカスタマイズすることができます。

Google の生産性アプリの 1 つであるスプレッドシートで通知を設定することしかできません。さらに、電子メールによる通知しかありません。

ワークフロー: より複雑なプロジェクトの場合に、コードを作成したり追加ソフトウェアを購入したりせずに、生産性を高めることができる簡単なツールはありますか?

マイクロソフト

Google

Office 365 には、プロセスやコンテンツのルーティングを自動化するためにすべてのユーザーがすぐに利用できる一連のワークフローがあります。これにより、プロジェクトの効率を高めたり、承認の正式な記録を作成したりすることができます。このために高度な開発や他の特殊技術は必要ありません。

ドキュメントにワークフローを追加するには、Google Apps スクリプトを使用してワークフローのコードを作成するための JavaScript の基本知識を備えていなければなりません。また、サードパーティ製ソフトウェアを購入して、Google Docs と統合し、ワークフローを提供することもできます。

セキュリティ: 機密性の高いコンテンツが保護され、チームや会社の外部で共有されていないことを容易に確認できますか?

マイクロソフト

Google

Office 365 は、エンド ユーザーが同僚や外部関係者と情報を共有できる柔軟性を提供すると同時に、IT 担当者によるデータ アクセスの制御を可能にし、監査機能を提供します。企業は、コンテンツをさらに保護し、機密情報の保護を確実なものにするために、Office 365 と共に Information Rights Management を実装することを選択できます。

Google Docs には、ドキュメントへのアクセスと外部共有をユーザーが制御するための二者択一の制御しかありません。IT 担当者向けのコンテンツの監査や追加のデータ制御機能はありません。Google Apps には Information Rights Management 機能はありません。

コンプライアンス: 本質的に機密性の高い共同作業について、保持または訴訟ホールドとしてマークする方法はありますか?

マイクロソフト

Google

SharePoint Online では、コンテンツのタグ付け、保持スケジュールの適用、レコードの宣言、および訴訟ホールドの適用を簡単に行うことができます。これらの手段により、組織ではコンプライアンスのニーズに対応し、情報のアーカイブ時や破棄時に間違いが起きるリスクを軽減できます。

Google Apps では、一元管理型のドキュメント アクセス制御、保持管理、訴訟ホールド、破壊の管理、廃棄の管理は提供されません。Google は、Google ドライブに格納されているデータにアクセスするための、Google ドライブ ソフトウェア開発キット (SDK) を提供しています。顧客は、コンテンツ管理とドキュメントのコンプライアンスのためにカスタム ソリューションを開発するか、サードパーティ製ソフトウェアを購入する必要があります。

 

慎重にご確認ください
上記の証拠を見れば、Google がそのマーケティングの大半を少数のリアルタイム共同作業支援機能に集中させていることは驚くにはあたりません。Office 365 と比べると、その差は際立っています。

たった 1 つの共同作業シナリオにのみ焦点を当てることで、Google Apps は組織のより大きなニーズを見落としています。実際のところ、ほとんどの企業は、あらゆる分野で共同作業を必要としているのです。惑わされることなく、あなたのニーズをすべて満たす共同作業ソリューションをお選びください。

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