Google Apps ユーザーの「ノックダウン」


(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 6 月 13 日に投稿された記事の翻訳です)

クラウドでサプライヤーが管理するアプリケーションを使用している場合でも、社内 IT 担当者が管理しているアプリケーションを使用している場合でも、サービス停止は発生します。最近のニュースのいくつかが、Google Apps サービスの停止に関するものでした。ただし、就業日に生産性を確保できる手段があれば、クラウド サービスが停止しても、特に深刻な定期的に発生するサービスの中断 (Google のものは最終的に約 480 万人のユーザーに影響しました) によって不便が生じない限り、それほど痛手は被りません。Google サービスがダウンした場合、そのユーザーは苛立ちを募らせ、"ノックダウン" される可能性があります。

 

出典: Google Apps ステータス ダッシュボード、2012 年 6 月 11 日午前 11 時 (太平洋時間)

私と同様に、情報をやり取りして分析し、共有して表示するための生産性アプリケーションが必要です。専門家として、電子メール、スプレッドシート、ワード プロセッシング ツール、プレゼンテーション ツールを使用します。毎日使用するツールもあれば、毎週または毎月使用するツールもありますが、これらのツールを使用して作業を行っています。

 

電子メールへのアクセス
先週、電子メールの可用性が多くの人々の問題になりましたが、好むと好まざるとにかかわらず、毎就業日に電子メールを使用する必要があります。Gmail にアクセスできずに不便をかこった人たちは、Office 365 にオンライン アクセスできなかった人々に比べると、厳しい道のりをたどることになりました。Office 365 のお客様は、25 GB の電子メール履歴にオフラインでアクセスできます。これは個人の数年分の電子メールの容量にあたり、確かに私の場合も数年分の容量になっています。マイクロソフトのサービスが中断した場合、Office 365 ユーザーは自分の電子メールを管理および参照できます。一方、Gmail が停止したとき、Gmailがオンラインで使用できるようになるまで待っている間、ユーザーは約 500 のメッセージ、つまり約 1 週間分の容量にしかアクセスできず、その結果、電子メールを使用した作業が制限されることになりました。

 

Office 365 を使用したオフラインでの生産性ツールへのアクセス
プラン E を選択した Office 365 のお客様は、最大 5 台のデバイスで Office デスクトップ ソフトウェアを使用できます。私の場合はラップトップを 2 台使用しており、まだ 3 ライセンス残っているので、いつでもどこでも Office ツールを使用して、構成し、分析し、作成することができます。他の Office 365 のお客様は、デスクトップ ライセンスを保持することを選択すれば、オフラインでも生産性を確保できます。インターネット アクセスは結局いつでもどこでも可能なわけではありません。

オフライン時に、過去の電子メールを見て情報を見つけ、チームの月例レポートを作成します。既存のグラフを取り出して更新し、プレゼンテーションに挿入します。続いて、新しい表を作成し、画像を選択して挿入し、要約のスライドを作成して、PowerPoint でレポートを仕上げます。

 

オフライン時の Google Apps での制約
Google Apps のオフライン モードで生産性を確保したいと考えた場合、何をする必要があるでしょうか? ロウソク、まき、マッチを仕入れる、あるいは発電機を動かすことになるかもしれません。こちらに示したような不便が生じるのです

Gmail、Google カレンダー、および Google Docs をオフラインで使用するには Chrome が必要になるので、Chrome ブラウザーをインストールしていない場合は、不運な目に遭うことになります。運が良ければ、IT 担当者が先見の明を持って、Chrome がコンピューター、または少なくとも現在使用しているコンピューターにインストールされていることを確認しているでしょう。IT 部門は確かにいつも多忙な中、ユーザーの Google Apps が機能するために必要なツールを集めるのに費用を費やしています

あなたが私のように、上司に提出する月例レポートのために情報をまとめる必要のある Google Apps ユーザーで、Google Apps がダウンしたと想像してみましょう。オフラインでは約 1 週間分のGmail にしかアクセスできないと仮定すると、チームが先月の間に電子メールで送ってきた進捗状況レポートの 4 分の 3 を確認できないので、進捗状況を評価することができなくなります。

オフラインで Gmail と Google カレンダーを使用する場合、ユーザー インターフェイスがオンライン インターフェイスと異なっているので、混乱を招きます。オフライン時は Google Docs は読み取り専用になるので、ドキュメントから表を取得し、それを編集して、今月のレポートの作成を開始することができません。図面やフォームにアクセスできないので、これらのツールで情報を参照して読み込み、レポートの一部を構築することもできません。Google Presentations にアクセスできないので、プレゼンテーションにアイテムを挿入してレポートをまとめることもできません。レポートを作成できないことに気がついて不満が募り、さらに先の計画を立てるために予定を編集することも作成することもできないことがわかります。

 

生産性を維持するためのオプション
ビジネス ユーザーは、ツールにオフラインでアクセスする必要があるだけでなく、一連の使用シナリオのサポートも必要としています。ユーザーは、さまざまなブラウザーと、選択したクラウド アプリケーションおよびデスクトップ アプリケーションの両方を使用します。私もオフライン時に、自分のアドレス一覧にアクセスし、電子メールをキューに入れています。また、プレゼンテーション、スプレッドシート、ドキュメントを作成し、既存のドキュメントにアクセスして更新します。オフライン時にも今後の計画を立て、必要に応じて予定を作成します。オンラインでもオフラインでも生産性を確保するためのオプションが必要なので、私はマイクロソフトの生産性ツールを使用しています。

 

 

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