今のメール環境をOffice 365 に統合して利用

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すでに何度かお伝えしていますが、Microsoft
Office 365 はメールシステムを含む情報共有やコミュニケーションのためのクラウドサービスのセットです。従来のメールシステムに不満はあるけれども、乗り換えるのはとても面倒である、とお考えの方に良い方法をご紹介します。今回ご紹介する内容は、小規模の組織であくまでそれほど大きくないメールシステムを利用の方を対象としておりますので、あらかじめご了承ください。大規模の場合には、しかるべきプロセスを経て移行をしていただくのが正しいと考えております。

Office 365 にメールを取り込みましょう

Office 365 のメールシステムを担う Exchange Online には 「統合アカウント」という機能があります。これは、ユーザーが利用するOffice 365 のメールボックスに複数のメール環境を取り込む機能です。

Office 365 にサインして、Outlook のタブをクリックすると、Outlook Web App の画面が出ます。その画面の右上に [オプション] というリンクがあります。それはドロップダウンでメニューを選べるようになっていますが、そのなかで [すべてのオプションを表示] を選んでください。[マイ アカウント] が表示されているはずですが、上部にあるその隣の [接続されているアカウント] を選択してください。

その際に表示される画面がこちらの画面ショットです。ここではすでに一つのメールアカウントが設定されています。

 

ここにある [新規作成] をクリックしていただくと、取り込むメールアドレスの情報を入力する画面が現れます。その画面がこちらの画面ショットです。設定は簡単です。ここに取り込むメールアドレスとそのメールアドレスで利用されているパスワードを入力します。その上で [次へ] をクリックすれば完了です。メール情報が認証されれば、メールの取り込みが始まります。

 

ここで取り込むことの出来るメールアカウントは最大5つまで可能です。フリーのメールアドレスや、有償で利用しているメールアドレスもすべて取り込んで一元管理しながら利用することができるわけです。

こうして取り込むことのメリットは次のような点が考えられます。

  • ウィルス・スパム対策
    Office 365 のメールシステムは大変強力なウィルス・スパム対策の仕組みが標準で組み込まれています。スパムメールの数が激減することは間違いないです。
  • 25GBのメールボックス容量
    メールボックス容量が小さくて、何度もローカルにバックアップを取る、というような作業をしていないでしょうか?　Office 365 で管理すれば、そうした作業を相当量減らすことができます。
  • 「検索フォルダ」を利用すれば、複数のメールアカウントのメールを取り込んでも自分で整理することなく、自動的に仮想のフォルダに表示することができるので、ここでも無駄な作業を省くことができます。さらに、特定の条件で複数のメールアカウントを横断的に表示されることも可能なので、利便性が飛躍的に高まります。
    検索フォルダについてはこちらをご覧ください。
    https://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HP007328474.aspx
  • まとめてスマートフォンなどで読み書きもできるので、スマートフォンユーザーにもとても便利になります。

さらに、この仕組みの優れているところは、返信するメールアカウントも選択できることです。Office 365 のアカウントによる代理送信という形ですが、この機能も大変便利にご利用いただけるものと思います。

詳細はこちらのサイトにも記載がありますので併せてご覧ください。

https://help.outlook.com/ja-jp/140/dd181953.aspx?sl=1

 最後に、Office 365 for　Professional and Small Business をこうした用途に利用した場合のメリットを付け加えておきます。

  • Exchange Online の機能をフルに利用できるようになることも大きなメリットです。
  • Exchange Online に限らず、ストレージやインスタントメッセージングなどの機能をすべて利用して、利用者一人あたり月額600円という格安で利用可能です。

ものは試しで、是非試用版で試してみてください。試用版の利用にあたっては課金に関する情報などを入力する必要はないので、必要なければ放置すれば自動的に削除されます。試用版に登録するのは下記のサイトからお願いします。

https://www.microsoft.com/japan/office/365/default.mspx

引き続きMicrosoft Office 365 をよろしくお願いします。