日本マイクロソフトが品川新オフィスで実現した次世代ワーク プレイスとは!?

2011 年 2 月、マイクロソフトは日本法人として 25 周年を迎え、私たちはこの節目を契機に、より「日本に根付き、信頼される企業」を目指し、社名を「日本マイクロソフト株式会社」に変更し、都内 5 拠点を品川の新本社に統合しました。社員一人ひとり、業務によって働き方は異なります。日本マイクロソフトでは「場所を選び自分の行いたいことの生産性を最大限に」することを目指しています。

新本社では、マイクロソフトのテクノロジーを活用して、私たちひとりひとりが生産性を向上させ、人とのつながりを大切にしながら、革新的な働きができる新しいワーク スタイルの実現へ取り組みを進めています。BCP・省電力・ワーク ライフ バランスなどさまざまな観点からワーク プレイス・ワーク スタイルの在り方が見直されています。日本マイクロソフトでの取り組みが、みなさまの新しいお取り組みのお役にたてば幸いです。

省電力に向けた取り組み

エネルギー使用量削減に向けた取り組み

日本マイクロソフトでは、今回の引っ越しのタイミングで 2007 年度比 30% のエネルギー使用量削減に取り組んでまいりました。具体的には、次の 6 つの項目での取り組みになります。

1. 電灯 : LED 活用とセンサーによる自動消灯
2. 空調 : 空調制御、外気活用および風流量管理
3. 複合機 : ID 管理による無駄の削減
4. ゴミ分別の徹底
5. 仮想環境の推進 : 検証用デスクトップ PC の仮想環境移行
6. 社員の意識向上 : 部門ごとの消費電力可視化など

これらの取り組みにより、統合前 5 拠点の消費電力合計と比べて約 34% の電力削減が実現できました。その後、震災後の電力供給量不足に際して更なる電力削減の取り組みを行っております。

電灯 : LED 活用とセンサーによる自動消灯

オフィス フロア内の会議室へのモーション センサーの導入と、机上面照度を入居設計時のビル標準 1000-900lux を 350lux に照度ダウン。更に震災後 25% 削減を行い、現状、机上面 250lux ± 50lux にしています。各オフィス フロア内の会議室に関しては 500lux に設定しています。こういった対応により、従業員に負担を強いることなくかなりの削減が実現できています。

複合機 : ID 管理による無駄の削減

以前のプリント環境での課題は、各オフィス フロアのプリンタに出力していたため、利用するごとにプリンタのセットアップが必要で、いざプリントするとなると設定が必要という状態でした、また、出力ミス、出力資料の取り忘れなどが発生しており、紙媒体をスキャンする際には、毎回メール アドレスを手入力しなければなりませんでした。品川本社移転に伴い ID カード認証対応プリント環境の導入を実現しています。 ID カード認証を搭載した省エネ型複合機の設置により、プリンタで認証を行い始めて出力開始されるといった形での運用を開始しています。これにより出力文書に対するセキュリティの強化のみならず共通プリンタ ドライバー対応により機種の違いを意識することなく簡単かつセキュアな出力環境を構築できています。消費電力・紙の消費ともに昨年対比に比べて削減できています。

在宅勤務とオフィス クローズ

新本社に移転した際に、Microsoft Lync という統合コミュニケーション プラットフォームが採用され、約 6 割の社員がフレキシブル シーティング (フリー アドレス) へと切り替わりました。3 月 11 日の東日本大震災後には、このコミュニケーション環境が導入されていたこともあり、翌週から約 85% の社員が在宅で勤務を行うという経験をしました。在宅勤務中にどの程度電力消費が削減されるのかという試算ができる状態にもなっていました。こういう現状を受け、今年の夏も全館休館日を 7 月と 8 月に月 1 回。フロアごとに 1 週間のフロア クローズ日を設定し、節電にも取り組んできました。Lync の活用により、社内または社外どこにいても、個人にかかってきた電話を取ることができ、オフィスにいるときと同様にコミュニケーションが実現できます。また、更にテキスト メッセージ、電話、Video チャット、WEB 会議といった社内の環境をフル活用することで、オフィスの自席にいるかのようにシゴトを行うことが可能です。

こういった取り組みにより、従業員に大きな負担をかけることなく震災前の 5 拠点系に比べて 34% の電力削減を実現できています。

電力消費可視化に向けた取り組み

詳細な電力消費可視化に向けたの取り組み

品川移転に際しては、これらの活動に比べて「部門別の消費電力の可視化」による社員の意識向上という取り組みも進めてきました。この取り組みについてのご紹介をいたします。今回の取り組みに際しては、「できるだけ低コスト・かつ短期間で将来にわたって利用できる拡張性の高いシステムを、自社テクノロジーを活用して構築する」という目標がありました。可視化に対するニーズに応えるには、部門ごとの電力消費状況を収集するだけではなく、今後発生する組織変更やデータ分析へのニーズなどにも対応できるしくみでなければなりませんでした。

今回は、移転のタイミングで、部門別に消費電力を可視化しなければならないエリア (オフィス フロア) に、計測モニタを設置し、その情報を集約しています。

マイクロソフトにおける電力消費可視化システムの概要

今回構築したシステムは、次のようなシステム構成で構築しています。システムの構築にあたっては、次の 3 つのポイントが重要でした。

1. 機器に依存しないデータ収集
2. 自動化された分析
3. 柔軟なデータ アクセス

それぞれの項目にどのように取り組んだかについてご紹介いたします。

1. 機器に依存しないデータ収集

電力利用量を測定する際に、すべての電力系統 (1 次系、2 次系等) 電源タップまで同じメーカー、同じ計測機器で収集できるということは、難しいと考えています。そのため、計測機器の混在環境、後付による拡張に対応できるしくみでなければなりません。さまざまなメーカー、モデルのセンサー機器への対応が可能か求められますが、機器による単位の違い、積算値、瞬間値 (W、 VA、Wh など)、通信方式の違い、データ フォーマットの違い、データ収集タイミングの違いなどに対応できるしくみでなければなりません。

 
2. 自動化された分析

今回の見える化では、どの部門がどのくらい電気を消費しているのか (1 人、単位面積) 先週、先月、昨年との違い (業務、環境による変動の把握)、時間帯による違い (1 日の業務における傾向の把握) などを、最終的に電力コストの各部門へのチャージも視野に入れて費用分析したいと考えていました。設定した目標値に対する達成率の把握も部門ごとに行うためには、より詳細な分析が自動的に更新できるようにあらかじめユーザー インターフェイスを作っておく必要がありました。

 
3. 柔軟なデータ アクセス

収集されたデータについては、クライアントのプラットフォームを選ばない REST (Representational State Transfer) によるインターフェイスを採用しています。これにより、クライアント側の表示ツール、管理ツールの開発が可能です。更に、ユーザー インターフェイスに柔軟なカスタマイズが加えられるように、Silverlight、 RIA Service を活用することで、ユーザー インターフェイスのデザインとコードの分離、追加ロジックの用意や導入 (分析など) を実施しやすいように構築を行いました。

新しいワークスタイルへの取り組み

新しいコミュニケーション手段 Enterprise Voice ～あらゆるところでの業務が可能に～

これまで一人ひとりの座席に設置されていた固定電話機はなくなり Enterprise Voice を導入。自分のやりたいことに対してどういう形でコミュニケーションすればよいのか、相手の状況を考えながら、IM、ビデオ通話、会議、外線電話、メールなどからコミュニケーションの手法を選択することができます。
また、ノート PC と WEB カメラの活用によりいつでもどこでもビデオ会議が可能です。
常にあらゆるところで会社と同じ環境で働けることによる危機管理、海外からの連絡コスト削減、他拠点での働き方をマスターしておくことで有事の際の対応も可能になります。

 
フレキシブル シーティング～テクノロジーを活用してコミュニケーションの強化も同時に実現～

品川新本社では、個人の座席を特定せずに、業務の目的や内容にもっとも適した場所・テクノロジーを使い分けることで、時間や空間にとらわれない機動性の高い働き方を実現できるようにフレキシブル シーティングを導入しています。テクノロジーとワーク プレイスの相乗効果により新しいワーク スタイルの実現に取り組んでいます。

マイクロソフト製品を活用した会議室予約システム・来客管理システム

来客登録、入館証発行、入館までのシステム化によりお客様の手間・ストレスの軽減と業務効率化を目指し新しくシステムを導入しました。オフィスアプリケーション（メール、IP電話システム等）とのシームレスな連携が実現できています。一方で、来客情報の一元管理による個人情報保護への取り組みも強化しています。

ムービーで解説！新本社での日本マイクロソフト社員の一日とは?

品川新本社での日本マイクロソフトの社員の一日をご紹介いたします。コミュニケーション基盤であるMicrosoft Lyncを中心にさまざまなマイクロソフトテクノロジーを活用し業務を行っています。新しいワークスタイルにむけた取り組みをぜひご覧ください。

エグゼクティブ編: 社長をはじめとした経営陣が、オンライン会議やプレゼンス、IP 電話を活用し、どのように意思決定の迅速化やコミュニケーションの活性化に取り組んでいるのかをご紹介しています。
営業編: 営業担当者が、フリーアドレスやモバイル機器を活用し社内・社外とコミュニケーションをとっている様子をご紹介いたします。すばやく情報を収集し、ナレッジを共有。お客様への迅速で的確な対応を実現するための取り組みをぜひご覧ください。
ファイナンス編: グローバルでの情報共有が不可欠なファイナンス担当者。ビデオチャットやアプリケーション共有を活用し、地理や時間を越えたコラボレーションやテレワークへの対応に取り組んでいます。ワークライフバランスを重視し日々業務を行っている様子をぜひご覧ください。
IT 編: IT 担当者が、アプリケーション共有やオンライン会議、レコーディングを活用し、ユーザーに向けた迅速で効率的なサポートやユーザー トレーニングを提供しているのかをご紹介しています。