生産性を落とさずクラウド移行する 3 つのポイントとは


“ビジネスプロダクティビティ製品チーム”でMicrosoft Office 365 を担当しております米田です。インターネット回線や携帯電話の通信回線の普及によって可能となった、”雲の向こう” のコンピューティング リソースを借りて利用するという「クラウド コンピューティング」という考え方には、資産購入を行い運用も自社で行って従来のコンピューティングにはない様々なメリットがあります。企業におけるクラウド コンピューティングの利用は、大企業がけん引する形で具体的な検討フェーズに入ってきています。クラウド コンピューティングの浸透度 (認知、理解があるか) は大企業においては 75% に達します。特に東日本大震災以降、多くの企業がほぼ何らかの形でクラウド コンピューティングの導入を検討しています。

企業におけるクラウド コンピューティングの活用は、利用価値や効果がみえやすい、情報共有環境をサポートするグループウェア (コラボレーション アプリケーション) から導入が進んでいます。グループウェアの導入効果には、「情報の相互共有」、「社内コミュニケーション向上」、「業務効率化」などがありますが、昨今の厳しい経営環境を背景に、現場業務の改善と企業の業績向上が強く求められるようになり、企業におけるグループウェア活用への期待が高まっています。現に、この1年でメールなどのグループウェアを実際に導入している企業が急激に増加しており、メールの市場シェアにおいても無視できない大きさを占めるようになってきました。

クラウド検討、その前に...
このように実際にクラウドを採用する企業が増える一方、必ずしもすべての企業でいい結果がでているわけではないようです。クラウド サービスは従来の内部設置型のサーバーにはないメリットがたくさんありますが、一方、データはすべてクラウド上に格納され運用管理にも直接手を出すことができなくなるため、サービス選定をする際にポイントを押さえておかないと従業員の生産性が低下したり、データを失ってしまったり、想定していたことと違う結果になってしまいかねません。

クラウドはコスト削減の観点だけで導入を進めてしまうことがあるのですが、最終的にクラウドの導入が社員力の強化につながらなければ新しいインフラを導入する意味も薄れてしまいます。そこで、グループウェアのクラウドを導入する際に、生産性を落とさないように注意する重要なポイント上位3つを挙げてみましたので参考にしてください。

【ポイント1】メールの整理と検索が直感的かつ簡単にできる
メールからクラウド コンピューティングを採用するパターンは非常に多いですが、この時にクラウドはブラウザーから使うものだと、今まで使っていたメールクライアントをやめてしまうケースが多く見受けられます。メールは「毎日半分を費やしている作業をクラウドで効率化」でもふれたように、ホワイトカラーの作業時間の中で一番多くの時間を占めており、生産性を考える上でとても重要です。

最近はブラウザーや、その上で動くアプリケーションの性能も向上していますが、それでもリッチクライアントに比べるとドラッグ&ドロップなどのマシンの性能をフルに生かした操作ができない、ちょっとした誤操作でブラウザーが終了してデータが消えてしまう、など、実際にブラウザーのみで導入を行うとエンドユーザー部門から戸惑いの声をもらうことが多いようです。

また、ブラウザーからの利用がメインになると、サービスプロバイダーが提供しているユーザーインターフェイスの質に大きく依存することになります。たとえそのインターフェイスが気に入らなくても我慢をして使わなければなりません。いままで利用していたフォルダー、分類項目や仕訳ルールを使ったメールの整理ができるか、検索をする際に添付されているドキュメントの中まで含めて検索対象になっているかなど、生産性にかかわる基本的な操作については導入前にきちんとした検証を行っておく必要があるでしょう。

【ポイント2】ブラウザー以外からも利用でき、オフラインにも対応できる
クラウドは、すべてのデータが “雲の向こう” に格納されてしまうため、データセンター自体が障害に合ったり、あるいはネットワーク回線がつながらなくなったりすると、仕事ができなくなってしまいます。データセンター自体が障害にあうことは滅多にないでしょうが、WiFiなどのネットワーク障害や、移動中にトンネルに入るなどオフラインになることはよくあることです。いままでは、POPクライアント、ノーツ、Outlookなどの何らかのメールクライアントを使っていたことが多かったと思いますが、これらのツールがオフラインの時でもたとえばメールの読み書きができるような柔軟性を提供していたはずです。クライアント アプリケーションを引き続き利用できるようにしてこのような状況に対応したり、スマートフォンから利用できるようにして外出先からも利用できるように利便性をあげる、などの施策をクラウド導入と同時に推進する必要があります。

【ポイント3】ユーザーインターフェイスが頻繁に変更されず、かつ仕様変更が事前に通知される
結構見落とされがちなポイントですが、クラウド サービスの場合、サービスプロバイダーによっては継続的に小規模なアップデートを日々適用していく場合もあるようです。使っているツールが日々進化していくことがクラウド サービスの醍醐味であると考える方もいらっしゃるかもしれませんが、大部分の従業員にとっては、日々使っているツールが突然予告なく変更されることはストレスにしかなりません。また、ユーザーインターフェイスが変わったことで毎回社内のヘルプデスクが問い合わせでパンクするといったことも避けたいところです。サービス仕様の変更ポリシーについては事前にきちんと確認をしておき、エンドユーザーにもIT部門にも負担にならないようにする必要があります。

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いかがでしたでしょうか。これらの 3 つのポイントを最低限おさえておくことが、グループウェアのクラウド サービス導入で失敗しないために重要な検討事項です。検討項目についてさらに詳細に聞いてみたいという方がいらっしゃいましたら、マイクロソフトの社員が日本各地で行っているセミナー “新しい働き方をサポートする、最新クラウド サービス「Office 365」のご紹介” を受講されることをお勧めします。無償で参加できますので、Webから登録をしたうえでお気軽にご参加ください。
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