クラウドによって変わる中小企業の今後 : ワークスタイルの視点から

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最近「ワークスタイル」という言葉がはやっているようです。マイクロソフトではワークスタイルの改革を提唱し始めてすでに10年近くたっていますが、ワークスタイルの改革というのは必ずしもにわかには理解いただけない難しい言葉です。

そもそもワークスタイルとは何でしょうか？　もちろん誰でも気づく大きな変化は、今では多くの皆様が携帯電話を仕事に利用していることでしょう。さらにそれはスマートフォンに拡大しています。これらはこれまでとは異なるワークスタイルをもたらしていることは間違いないはずです。同じことを実現するのに異なる方法を利用する、という意味です。例えば、メールの確認をするのに会社まで戻ってパソコンを開くことで確認することが普通であったものが、スマートフォンを利用すれば移動中に確認出来るわけです。こうした変化をワークスタイルの変化と呼ぶことが出来ると考えています。

 

クラウド時代のワークスタイル

それでは、クラウドコンピューティングの進展はワークスタイルにどのような変化をもたらすのでしょうか？　クラウドコンピューティングの広がりは様々なところに及んでいますが、ここでは、Microsoft Office 365 が提供しているコミュニケーションとコラボレーションの領域に限定して考察してみます。

コミュニケーション手段の多様化

            スマートフォンとクラウドコンピューティングの相性は抜群です。メールやスケジュール調整はパソコンを開く必要はほとんどなくなりました。スケジュール調整も必要な時に直ちに実行することが出来るようになっています。会社にもどって空き時間を確認したら、すでに別の予定が入っている、というような可能性はとても低くなりました。もちろん簡単なメールの返信であれば、スマートフォンから簡単にできます。残念ながら長い返信メールを核のであればやはりPCの方がスムースに出来ることは間違いないでしょう。こうした環境の変化に伴って、コミュニケーションのスピードが上がっていることは間違いありません。これは非常に大きな仕事のスタイルの変化を伴っているはずです。

また、日本ではまだ普及度は低いとは言え、いわゆる「リアルタイムコミュニケーション」という分野もクラウドコンピューティングの拡大に伴って浸透を進めています。ビジネスチャットやオンライン会議などの新しいコミュニケーション手段です。ビジネスチャットもすぐに情報を入手したいときに有効に利用出来ますし、オンライン会議によって出張をしなくても簡単に効果の高いコミュニケーションを実現できるようになりました。これまでの電話やメール以外のコミュニケーションの手段によって、明らかに新しいワークスタイルが実現していることは間違いありません。その典型といえるのは在宅勤務です。大震災以降在宅勤務の可能性を検討されるケースが多くなっていますが、IT という観点から言えば、こうしたリアルタイムコミュニケーション抜きには実現しにくいワークスタイルでしょう。

 コラボレーションの多様化

            コラボレーションの領域でも大きな変化が発生しています。第一に、オフィスの中でしか仕事が出来ない環境をクラウドコンピューティングは破壊しつつあります。前述した在宅勤務は、もちろん資料をどこでも参照、編集できるようにならないと実現出来ませんが、クラウドコンピューティングの進展によって、追加のIT 投資なく、だれでもそうした環境を手に入れられるようになってきています。

もちろん在宅勤務で可能なことは、モバイルワークとして可能です。それにより例えば、日報なども会社に戻らずPC 環境とネットワークがあればどこからでも提出出来るようになってきています。これは単に移動時間を削減するという効果だけではなく、夜のプライベート時間を増大させ、ライフスタイルにも影響する、大きな変化をもたらします。

共同作業の仕方も変わってきています。これまで作成した資料は、他のメンバーが印刷して赤を入れるとか、メールでやり取りをしたものを直接修正してまたメールでやり取りするというような方法でした。そのうち新しいファイルがどれだかわからなくなってしまうようなことも発生していたと聞いています。

今では共同作業のやり方も変わります。まずメールでの添付はもう古いでしょう。クラウド上に保存しておいて、リンクだけをメールでやり取りすればみんなが同じファイルを修正することが出来ます。また以前であれば他の人が作業をしていると自分が編集できないなどの制約がありましたが、今では、複数のメンバーが同時に同じファイルを開いて一緒に作業をすることが可能となっています。

こうした技術の変化もメールやファイルサーバーに頼ったワークスタイルから、新しいツールを活用したスタイルへと変化させるものであり、メンバーの不要なストレスを削減し、より楽しく仕事ができる環境を提供することとなります。

 より楽しくて快適なワークスタイルを

これまで述べてきたようなものは、すでに大手企業では実現しつつあったものでした。大きなIT 投資により、これらを実現するためのIT 環境を実現出来たからです。しかし、クラウドコンピューティングは、これを中小企業さらに一人で仕事をする専門職の世界にまで同様のIT 環境を提供するようになったわけです。

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https://www.microsoft.com/ja-jp/office365/learning/buy-office365.aspx