災害にも強い組織のコミュニケーションの秘訣とは？

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“ビジネスプロダクティビティ製品チーム” でMicrosoft Office 365 を担当しております米田です。先々週発表された第24回日経ニューオフィス賞にて当社の品川本社オフィスが『経済産業大臣賞・クリエーティブオフィス賞』をいただきました。大変ありがたいお話ですが、これは当社オフィスで実施している様々な先進的な施策が評価されたものと思っています。

 

東日本大震災を品川オフィスで経験

ところで、この新しいオフィスに、新宿から今年2月に移ってきてから1ヶ月たった3月11日に当社も東日本大震災を経験することになったわけですが、幸い数時間のうちに社員の大部分の安否確認を終え、対策本部の立ち上げとオフィスにいらっしゃったお客様の誘導、業務指針と優先度の設定が速やかに行われました。日本マイクロソフトで震災後の対応が速やかに行われた理由の1つに、品川オフィスで本格的に導入された「どこからでも電話やインスタントメッセージ、オンライン会議ができる仕組み」があったことが大きいと思います。

マイクロソフトの社員は品川オフィスに来てから内線電話が「廃止」され、その代わりPCとインターネットがあれば社内外にかけられる電話や、社員同士でリアルタイムに音声、映像、資料などを交えコミュニケーションができる Lync というツールが導入されています。マイクロソフトの社員はオフィス内でも自宅からでも外出先からも、さまざまな連絡に対してすぐに応答できる仕組みを日頃から活用しています。

 

複数のコミュニケーション手段を持っていたことが幸いした

震災が起こった時に固定電話や携帯電話は非常につながりにくい状態が続きましたが、あらかじめ災害に強いように設計されているインターネットは生きていました。日本マイクロソフトでは、インターネットやイントラネットを使っての電話やリアルタイムのテキストメッセージなどを駆使して、さまざまな場所に人がいるにもかかわらず常に最新情報を共有して状況を把握し、次の一手について迅速に意思決定と伝達をすることができました。

一方、当社もサードパーティ製の安否確認システムを入れていましたが、あまりにも大規模な災害だったために日本全国からアクセスが殺到したのかポータルにつながらない状態が数時間続きました。ひとつのソリューションに頼っていると、いざというときにそれが機能しないと打つ手がなくなってしまう、そんなことを思い知らされた災害でもありました。

災害時のコミュニケーション手段の確保ということを考えた時に、1つ目に重要なことは電話やメール以外にも通信手段を複数確保しておき、いざというときに生き残っている通信手段を使ってコミュニケーションができるようにしておくことです。メールもインターネットを利用する仕組みですが、サーバーが社内にある場合に場合によってはダメージを受けている場合があります。その時に、別の場所にLyncのようなシステムを建てておくとコミュニケーション手段の冗長化を図ることができます。自分でサーバーを建てることが難しい場合は、海外にサーバーがあるクラウド サービスの検討を行ってもいいかもしれません。

 

日頃から複数のコミュニケーション手段を使いこなすことが重要

2つ目に重要なことは、用意したコミュニケーション手段を非常時だけでなく、日頃から使っておく、ということです。災害が起こってからマニュアルをひっぱり出してきているのでは仕組みを効果的に使うこともできません。また、状況に応じて複数のコミュニケーション手段を普段から使い分けることは普段の仕事の生産性を向上させることにもつながります。

たとえば、Lyncは相手が今どこで何をしているのかを様々な情報ソース、たとえばOutlookの予定表、接続先のIPアドレス、PCを触っているかの状態、最後にPCを触った時間、などをもとに割り出してアイコンの色で分かり易く提示してくれます。相手が外出中であれば、電話をしても移動中で出れないかもしれないのでメールだけ入れておこう、とか社内で会議中であれば、会議の邪魔にならないようにこっそりテキストメッセージでひとつだけ質問してみよう、とか、相手の状態を思いやった上で適切な手段でコミュニケーションをとることができるのです。

今回は日本マイクロソフトにおいて社員が震災時に迅速に行動できたことと、その理由として普段から導入していたツールによるところが大きかったことをご紹介しました。文中でご紹介をしましたように、インターネット/イントラネットの回線網を駆使した複数のコミュニケーション手段を用意して、日頃から利用することで、非常時にも生き残ったいずれかの手段を使って迅速にコミュニケーションを進めて対策を立てられることにつながります。次にいつくるかもしれない災害に備えてコミュニケーションの基盤を整備しておくことも今やるべき重要な事項であると感じている今日この頃です。

 

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