外部ユーザーを招待して実現する効率の向上

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Microsoft Office 365 には、for Enterprise と for Small Business の 2 つのエディションがあることは以前にご紹介しました。今回は、どちらのエディションでも実現する、新しく、すばらしい機能をご紹介します。
SharePoint Online の重要な機能のうちの 1 つとしては、さまざまな資料を効率よく蓄え、必要に応じて共有することです。一般的にこれらの機能は、社内ユーザーに限定されていることがほとんどです。社外のユーザーとはメールに添付して資料を共有する、というようなやり方が一般的ではないでしょうか?
Office 365 からは、SharePoint のサイトやドキュメント ライブラリ単位で、外部ユーザーと共有することができるようになりました。月間 50 ユニーク ユーザーまで、無料でご利用いただけます。外部のビジネス パートナーとスムーズに情報共有や共同作業が可能となり、これまで以上に俊敏なビジネスを実現することができます。

 

外部ユーザーの招待

最初に外部ユーザーの招待の方法をご紹介しましょう。

共有したいサイトやドキュメント ライブラリから、[サイトの操作]→[サイトの共有]を選択します。そうすると下の画面が出てきます。招待する相手の方に閲覧だけしてもらうには、[閲覧者]の方にメール アドレスを、修正などの権限も付与する場合には、[メンバー]の方にメール アドレスを入力します。そのメール アドレス宛に招待のメールが送られます。[メッセージ]の欄には、必要なメッセージを入力することができます。

招待の承諾

招待した相手の方には、下の画像ようなメールが送られます。このメールの[招待を承諾してください]をクリックすると、さらに下にある画像のような画面が現れます。

画面からわかるように、招待を承諾するには、次の 2 つの選択肢があります。

 

相手の方が Office 365 を利用している方であれば、その利用しているメール アドレスで簡単に承諾できるわけです。そうでない場合は、当該メール アドレス Windows Live ID を取得することになります。すでに Windows Live ID を取得していることがわかっている場合は、ただ当該メール アドレスで認証を受ければいいことになります。

ここで認証されれば、当該のサイトに招待者がアクセスできるようになります。

 

月 50 ユーザーまで無料で招待可能

for Enterprise でも for Small Business でも、月 50 ユーザーまで無料で招待することが可能です。これまで組織外のメンバーとコミュニケーションや資料の共有、共同作業をするには面倒な手順が必要でしたが、SharePoint Online で共有することで、非常に簡単かつ安全に共有や共同作業が実現できるわけです。
また、for Enterprise は追加費用を支払うことで、招待ユーザーを増やすことができます。for Small Business は、追加の外部ユーザーを購入することができませんのでご注意ください。

 

まとめ

Office 365 は、今回ご紹介したような情報共有や共同作業の幅を広げる機能を備え、ビジネスのスピードアップに貢献するクラウド サ－ビスです。
ベータ版でもこれらを確認することができるので、ぜひ登録して試してみてください。

 

ベータ版の登録はこちらから。

https://www.microsoft.com/ja-jp/office365/online-software.aspx