会議の効率化と有意義化で会社を変える
1 週間のうち、会議にどの程度の時間を使われているでしょうか? この場合、お客様や社外のビジネス パートナーとの会議は除いて考えてみます。
コミュニケーションがいつの時代にも課題である、ということは前回も取り上げました。会議はビジネス コミュニケーションの最も重要な場の 1 つです。にも関わらず「無駄な会議が多い」、という点はいつも改善課題の上位に出てくるポイントです。
会議を改善するには、もちろん会議参加者のスキルの向上と意識の改善が必要です。しかし、それを IT がサポートすることも可能です。スキルの中には、会議前、会議中、会議後に何をするべきかについてを、ツールがサポートすることで確実に実行することができるようになります。会議には会議のアジェンダとゴールを設定しておくと良い成果があがる、という意識付けも、ツールがサポートすることができます。会議の資料や議事録を簡単に共有することはツールが得意とするところです。
会議の質を上げるためにツールで簡単にできることは以下のような点です。
- 容易なスケジュール調整
- アジェンダの提示と共有
- 議事録の作成と共有
- 資料の共有
- 会議不参加者への会議内容の共有
会議のスケジュール調整、アジェンダの共有、会議資料の共有などを同時に 1 か所で!!
Outlook と Exchange Online、SharePoint Online を組み合わせることで会議の質を向上させるための作業を確実に簡単に実施することができます。
スケジュール調整は Outlook の最も得意とするところです。会議出席依頼を送る同じ画面で、スケジュール調整が完結します。
その招待の中にアジェンダを書いておけば、それぞれの参加者に送られたスケジュールにアジェンダがいつも表示されます。
また、SharePoint Online には、会議ワークスペースという会議の情報共有の場を Outlook の会議出席依頼の中から作成することができます。
それがこちらの画面です。会議出席依頼から会議ワークスペースの「作成」ボタンを押し、適当な場所を指定すると、すぐにこの会議のさまざまな情報を共有するためのサイトが SharePoint 上に作成されます。このサイトのアクセス権限は、最初は会議のメンバーに限られますので安心して会議資料を置くことができます。もちろん後からアクセス権の変更することもできます。
次の画面が実際にできている会議ワークスペースです。
このワークスペースで、出席者の情報や議事内容、会議の資料など必要なものはすべて共有することができます。
議事録を簡単に
会議が重要であればあるほど、議事録も重要です。マイクロソフトには OneNote という議事録を記録するのに適したアプリケーションがあります。
非常に簡単なアプリケーションで、OneNote を開けばすぐに入力でき、そのまま閉じても記録されているノートのようなものです。
Outlook と連携した OneNote による議事録とその共有についてはこちらをご覧ください。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/2010/business/training/tips/onenote03.aspx
より進んだ利用についてご紹介しましょう。
OneNote には、同期機能があります。先の会議ワークスペースに、会議のための OneNote ファイルを置き、それを自分の OneNote と同期させておけば、自分の OneNote で記録したノートは自動的に会議ワークスペースの方に同期されます。他のメンバーも同期設定をしておくと、すべての OneNote 上で議事録が最新のものになります。共同で議事録をしあげることができるわけです。
実際にできている会議ワークスペースです。このワークスペースで、出席者の情報や議事内容、会議の資料など必要なものはすべて共有することができます。
不参加者を含む資料の共有
先のように SharePoint Online 上に会議用のワークスペースを作成しておけば、仮に会議に参加できなかったメンバーがいたとしても会議の状況を把握することが容易にできます。
また参加者が後から会議内容を見直す必要がある場合にも簡単です。
さらに会議ワークスペースには、定例の会議の場合、こちらの画面のように、開催の日付を並べて表示する機能もあり、とても便利に利用できます。
まとめ
ユーザーの皆様が利用するアプリケーションが、ばらばらに利用されていたのではなかなか効率は上がりません。マイクロソフトのアプリケーション群は Exchange Online や SharePoint Online と組み合わされることでそれぞれが結びつき、非常に高い生産性を実現します。
SharePoint Online についての情報はこちらを参照ください。
Exchange Online についての情報はこちらをご参照ください。