文書を簡単に管理して無駄を最小限に


仕事の効率化を妨げる 1 つのわかりやすい例が、文書の管理ではないでしょうか?

  • なかなか目的の文書を探せないことはありませんか?
  • 作りかけの資料が失われたことはありませんか?
  • 複数名で作業をしていたらどれが最新かわからなくなり、作業をやり直したことはありませんか?
  • メールで文書をやり取りして、同じように最新版がわからなくなり、無駄な時間をかけて探したことはありませんか?
  • だれかが間違ってファイルを更新してしまい、戻すのに苦労したことはありませんか?
  • ファイルを開いてみたら、期待していたものと違っていたということはありませんか?

こうしたことは、ひとつひとつが無駄な時間を積み重ねることとなり、明らかに個人としての生産性を下げるだけでなく、組織としての効率を下げることになります。難しいのは、これらの無駄は通常顕在化しないことです。こうした潜在的無駄を取り除き、大切な仕事に集中できる環境を用意することは IT の役割です。

 

ファイルを探しやすくする方法

ファイルを探すには、もちろん検索をかける、という方法が一般的でしょう。SharePoint Online 上に必要なファイルはすべて置いて、横串で検索をかけることは容易です。ここでは、それ以外にいろいろと可能な便利機能をご紹介しましょう。

 

カスタム プロパティでファイルの内容を簡単に把握する

ファイルの一覧があっても、ファイル名だけでは内容を正しく把握できないことが多々あります。「カスタム
プロパティ」という機能を利用してファイルに付加情報を追加して、ファイルの説明を加えておくことで、そのファイルの内容が把握できるようになります。これによってファイルを開いてから目的のものと異なるという無駄をずっと少なくすることができます。

 

フィルタと並び替え

同様に、プロパティにちょっとした情報を追加しておくことで、フィルタリングや並べ替えを利用することができます。たくさんのファイルが並んでいても、これらの機能を利用することで、目的のファイルにたどり着きやすくなります。

この他に、「ビュー」を切り替えて、状況や目的に応じて見え方を変えることもできます。

 

 

バージョン管理で無駄を省く

複数のメンバーにメールでファイルを添付する方法は、同じファイルを拡散し、どのファイルが最終のバージョンなのか混乱させる大きな原因です。メール サーバーを圧迫し、ネットワークに負荷をかける要因でもあります。
ファイルを共有したい場合は、SharePoint Online に置き、そこへのリンクをメールで送る、という方法で回避することができます。
さらに、バージョン管理を有効にしておくことで、最初にあげた課題の多くは解決します。何か期待しないことが起こった場合には、古いバージョンにいつでも戻すことができます。

 またこうした機能があることで、恐れることなく自由にファイルに手を入れることができるようになり、より良いアイディアが生まれる可能性も高まります。

 

「ゴミ箱」の安心

SharePoint Online では、ファイルを削除すると自動的に「ゴミ箱」に入るようになります。一定期間「ゴミ箱」に保存された後に、自動的に完全に削除されます。間違って削除しても簡単に元に戻せますし、場所を圧迫することもありません。だれにでも自由に SharePoint Online を利用してもらうことができます。

SharePoint Online についての情報はこちらを参照ください。

活用のシナリオについてはこちらから規模別にてご確認ください。

無料トライアルにて実際に試してみていただくにはこちらをご覧ください。

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