限界を超えるグループウェア

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グループウェアの制約

さまざまな理由で、社員どうしが普段毎日顔を合わせることが少なくなると、顔を合わせなくても実現する情報交換、共有が必要になり、IT もそれに対応するアプリケーションを用意するようになります。たとえばグループウェアです。
会社がある程度の人数以上になると、グループウェアの導入率は飛躍的に高まっていきます。まさに前述の状態が導入の必要性を高めていると思われます。

他方で、グループウェアに対する不満も少なくありません。グループウェアは機能という視点から見た場合に、さまざまなものを提供します。代表的な 10 の機能を下記に記しました。

  • 電子メール
  • ポータル
  • 掲示板
  • スケジュール
  • 連絡先管理
  • To Do リスト
  • 検索
  • ワークフロー
  • 文書共有と管理
  • アンケート

問題は、これらのさまざまな機能が、別々の入り口から提供されたり、機能間の連携が密でなく、余計な工数がかかったりということが、原因の 1 つとして考えられます。その結果、折角のグループウェアが宝の持ち腐れとなってしまって、あまり利用されなくなります。

 

マイクロソフトのグループウェア

マイクロソフトのグループウェア製品は何か、ご存じでしょうか? クラウドの場合、次の製品群で構成されます。
Exchange Online + SharePoint Online + Office (+ Office Communications Online + Office Live Meeting)

ここに挙げたものはクラウド サ－ビスとして提供される製品群で、オンプレミス (社内設置) での提供の場合は、”Online” を “Server” と読み替えてください。クラウドでもオンプレミスでも提供できるのはマイクロソフトの強みの 1 つです。

これらすべてによって、クラウド グループウェアは構成されます。ご記憶いただきたい点が 2 点あります。

  1. これらには Microsoft Office が含まれるということ
  2. Web 会議やインスタント メッセージングを、グループウェアの機能と考える場合には、( ) 内に記した Office Communications Server と Office Live Meeting が含まれるということ

 

「ビジネス スキルを向上させる Outlook の威力」で、Office 製品群の 1 つである Outlook が、Exchange Online と強く結びついてビジネス スキルの向上に役立っていることをご紹介しました。Outlook が Exchange と連携することで実現する機能は、先ほどの 10 のリストのうち次のものです。

  • 電子メール
  • スケジュール
  • 連絡先管理
  • To Do リスト
  • ドキュメント共有

先ほどのリストのうち、半分は Outlook + Exchange で実現するわけです。さらにこの他に、広い意味での文書管理については、Outlook や他の Office と連携します。たとえば次の画面をご覧ください。

 

 

これは、Outlook で SharePoint List という機能を利用して、文書管理機能全体を提供している SharePoint Online 上で設定されている、「ワークスペース」というファイルを保存する場所と同期をしている状態です。これには 3 つのメリットがあります。

  • イントラネット上の特定の場所を訪れる、という作業をせずに、Outlook といういつも利用しているアプリケーションから、利用頻度の高いファイルにすぐにアクセスできる
  • オフラインで利用可能。これらのコンテンツはローカルにダウンロードされるので、いちいちオンラインにする必要はありません。
  • 自動的に同期される。SharePoint 上のライブラリに変更がある場合、オンラインになったときに最新のデータにアップデートされます。

 

会議の効率化をめざして

複数の機能が一体となって、仕事の質を上げる方法を提供する例をご紹介しましょう。

下の画面は、Outlook を利用して会議依頼を出す際に、同時に SharePoint Online 上にその会議についての資料を共有する、「会議ワークスペース」を作成する手順です。
会議依頼時に「会議ワークスペース」をクリックし、SharePoint Online のどこに作成するかを指定し (一度指定すれば、後は選択するだけです)、送信するだけです。そうすると、会議参加者にその会議に必要な資料を共有する場が SharePoint Online 上に作られるわけです。

会議ワークスペースでは規定で次のようなパーツが自動的に用意されます。

  • 会議の趣旨
  • 出席者リスト
  • 議題
  • ドキュメントライブラリ

会議の質を上げ、効率を高めるための基本的項目です。

これは、電子メール、スケジュール調整、文書共有などの機能を、会議依頼という機能に併せ持たせることで実現するしくみです。

 

Microsoft Office の役割

冒頭でグルーブウェアを構成する製品として Microsoft Office を挙げました。
Office がグループウェアを構成する理由はいくつもあります。

  • グループで共有する多くの文書が Office で作成されている。文書共有は、共有する文書があるから成立します。その文書が、だれもが利用方法を知っている Office によって共有されることの意味は大きいはずです。
  • Office には、SharePoint Online などと連携する機能を持っている。Office の最上位 Editionでは、SharePoint Online に直接保存するなどの機能を持っていて、ビジネスで文書を扱うのに適した機能を提供しています。
  • OneNote のように、使いやすく共同作業に適したアプリケーションは SharePoint Online などと、とても相性の良い機能をもっている。
  • SharePoint Online には、Office 文書を効率的に管理する機能がある。
  • Office Communications Online + Office Live Meetingなどのリアルタイム コミュニケーションとの連携が優れている。

これらは一例でしかありません。使い込んでいくうちに、Office がいかにグループウェアの一部として、有効に機能しているかにお気づきになるはずです。

 

まとめ

グループウェアが独立しているのではなく、日々の業務で利用するアプリケーションの延長に位置づけられることで、その使い勝手は大変良くなります。

現在のグループウェアに不満を抱いている、まだグルーブウェアを利用していない皆様、ぜひ Microsoft のクラウド サ－ビスで提供されるグループウェアを試してみてください。

クラウド グループウェアとしての Microsoft Online Services は、30 日間の無料トライアルが可能です。

ここでご紹介したことをぜひご自身にてお試しいただき、その効果について実感していただければさいわいです。

トライアル キャンペーンについてはこちら。
https://ac.ebis.ne.jp/tr_set.php?argument=FWG9mMAb&ai=a4d4a1c75a9372