ビジネス スキルを向上させる Outlook の威力


「生産性」というマジック ワード

「生産性」という言葉は多義的で人によって解釈が異なります。他方でその定義はとてもシンプルです。たとえば、「投入に対する産出の比率」です。この比率が大きくなることを「生産性」が増大する、と説明するわけです。

多様なのは、何を投入として定義し、何を産出として定義するかという点にあります。

工場などでの業務の場合、比較的わかりやすく測定ができます。ある製品を作り出すのにかけた時間に対して、産出された製品数の割合を、その製造工程の効率や生産性として表現することができます。

しかし、いわゆるホワイト カラーの生産性に目を向けると理解がとても難しくなります。成果物 (産出) を何で表現するかが困難だからです。一方、投入の評価は、ある業務にかけられた時間で測るというのはわかりやすい基準です。つまり、同じことを実行するのにかかる時間が短い方が効率が高い、生産性が高いに違いないと仮説を持つことができるはずです。

これまでホワイト カラーの生産性向上のために、さまざまな取り組みが検討されてきておりますが、ルーティン プロセスが明確な場合を除いて、時間を節約するための無駄探しはあまり効果を上げていないようです。仕事の進め方、プライオリティの置き方などに個人差があり、その個人差が必ずしも非効率ではなく、むしろそれを許容することで、より良い成果を生み出すことがありうるからです。つまり何を無駄と判断するかはかなり難しい課題だ、ということになります。

「生産性向上」というのは、だれもが納得するマジック ワードですが、その実行は非常に難しい課題を抱えているわけです。

 

初めの一歩

しかし、避けることのできない作業を、よりスムースに実施することができるようになるのは、間違いなく生産性向上に意味があるはずです。

ところで、電子メールがビジネスの基盤になっている現在、電子メールから「タスク」が始まることはたくさんあるはずです。典型的には次のような作業です。

  • 転送する
  • 会議のセットをする
  • 自分のタスクとして振り分ける
  • スケジュール確保をする

もちろん、本来的に大切なのは、これらのタスクの後です。会議をセットすれば会議の準備をしなければならないですし、自分の「仕事」としてタスク リストに加えれば、そのタスクを締め切りまでに終了するための時間を取り、作業をしなければなりません。重要なのは、これらにかける時間であることは明確です。

逆に考えると、前提としての上記のような作業を、できる限りスムースに行えることは、大切なビジネス スキルのはずです。Microsoft Outlook + Microsoft Exchange は、こうしたビジネス スキルを容易に実現するいくつもの機能を持っています。これらのビジネス スキルのツールによる向上は、これを利用する全ユーザーの「生産性」の向上に資するはずです。

具体的な点についてご紹介します。

 

Outlook の威力

フラグによるメールの処理

メールの内容に対して、アクションを起こさなければならないものについては、ワン クリックでフラグをたてることで、仕事 (To Do) のリストに掲載されます。

To Do リストを管理して、仕事の漏れがないようにされる方も多いと思いますが、その際に、別のアプリケーションを立ち上げたり、コピー & ペーストをしたりという手間が一切省けます。Outlook ではワン クリックでリストに追加できます。

再利用のための「分類」

内容を分類したいときには、フォルダに移動するというような必要はありません。何種類も用意されている「分類」を利用して整理しましょう。

フォルダに分ける方も多いと思いますが、その場合には、メールの内容を 1 つの項目に振り分けなければならないわけです。その時に振り分けた場所が適切であるとは限りません。複数のフォルダに置いておきたい、という場合もあるでしょう。ちゃんと整理しているのだけど、結局、後から探すのに時間がかかったり、という経験をお持ちの方も多いと思います。

「分類」は複数つけられるので、とても便利です。デフォルトの「分類」であれば、ワン クリック、その他の「分類」を選ぶ場合でも、ツー クリックで作業が完了します。

 

メール内容からスケジュール確保を容易に!!

メール内容によっては、すぐにスケジュール確保する場合もあるでしょう。スケジュール確保する場合は、スケジュールの内容について記載する必要があります。Outlook であれば、メールをカレンダーの該当の日付にドラッグ & ドロップすると、メールの件名がスケジュールの件名になり、メールの本文に記載されている内容が予定となり、スケジュールの確保に進むことができます。あとは時間を合わせれば完了です。

また、すぐに会議設定をすることも多いでしょう。その場合もドラッグ & ドロップした後に、「会議出席依頼」をクリックするだけです。あとは関係者を入れて、関係者の空き時間を同じ画面で確認して、送信すれば調整完了です。

スケジュール調整をすばやく!!

すでに上述しましたが、スケジュール調整がとても簡単です。

他のメンバーの空き時間を並べて表示することができるので、電話を何度もかけたり、直接聞いたりしながら会議のスケジュール調整をする、というような必要はなくなります。もちろん、スケジュールの内容を、他のメンバーに表示するかしないかは自由に選択できますので、安心してご利用いただけます。お客様やビジネス パートナーとのミーティング セットでも、相手の方をお待たせすることなく、複数の社内関係者を含めたミーティングを、その場で決めることができるので、大変効率的なスケジュール調整が可能です。

 

まとめ

以上、ご紹介したものは、Outlook + Exchange により実現することのできる、生産性向上施策のほんの一部です。
Outlook では、図に示されているように、よく使われる仕事の分類の仕方 (「重要度 + 緊急度」の 4 象限) に従ってワン アクションで分類できるようになっています。効果的、効率的で合理的な仕事の仕方を、Outlook + Exchange は自然と実現するように設計されているわけです。こうした意味の明確なことを、継続的にひとつひとつ実現していくことが大切なのは、過去の歴史が説明しています。
何よりも実際にお使いいただくことが一番です。Exchange Online を始めとした Microsoft Online Services は、30 日間の無料トライアルが可能です。

ここでご紹介したことを、ぜひご自身にてお試しいただいて、その効果について実感いただければさいわいです。

トライアル キャンペーンについてはこちら。
http://www.microsoft.com/japan/online/campaign.mspx

Exchange Online についてはこちら。
http://www.microsoft.com/online/ja-jp/exchange-online.mspx

 

 

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