Microsoft Lync 2010 次世代のコミュニケーション - オンライン会議

コスト削減だけではない、オンライン会議の効果

出張費や移動費の削減のために、会議をオンラインに移行する企業や組織が増えています。一般的には「テレビ会議」と呼ばれる、大きな画面と高精細度のカメラを使い、太い回線を経由して高品質な画像と映像を送るシステムは、比較的以前から普及し始め、多くの企業や組織で導入済みでしょう。しかし、これらのシステムは使える場所や時間が限られており、利用のための予約や申請が必要なため、一般従業員による日常の会議にはそれほど使われていないのが現状でしょう。これではせっかくのテレビ会議システムも宝の持ち腐れです。

最大の問題は、テレビ会議システムが会議室という「場所」に縛られていることにあります。確かに離れた場所どうしでのやり取りができますので、テレビ会議システムが映し出している相手方に、自分のもとに来てもらう必要はなくなり、その分の移動費は削減できるでしょう。しかし、指定の時間に指定の場所に集まらなければならないのは通常の会議と同じです。会議そのものの生産性には何も手が付けられていません。せっかく IT を駆使して会議をバーチャル化するのですから、会議そのものをより効率的に運営することに注目すべきです。単にお互いの顔を見るためにビデオ通信を使い、スクリーン投影の代わりに画面共有を使うだけでなく、会議の進行をよりスムーズにし、会議の中で適切に意思決定を行い、その結果をアクションに結び付けやすくする工夫が必要です。

Microsoft Lync でデスクトップが会議室に

Microsoft Lync のオンライン会議は、IM の延長線上にある操作性の高いインターフェイスを用いて、すばやくミーティングを実施できます。テキスト チャットだけでなく、音声通話やビデオ通話など、すべてワンクリックで開始できるため、コミュニケーションの幅が広がります。会議はあらかじめスケジュールしておくものだけでなく、その場でアドホックに始めることもできます。IM をインターフェイスに使いますが、1 対 1 だけでなく、複数人数でのチャットや各種通信が可能です。

会議を行う目的は、普段はひとところにはいない人どうしで意見交換し合意をとることにあります。複数人が集まる必要があるため、仕方なく場所と時間を設定しているだけです。Lync を使えば場所の制約がなくなり、またビデオ通話による面と向かったコミュニケーションが行えます。もはやわざわざ会議室に集まる必要などなく、会社のデスクや別の場所、自宅など、あらゆる場所からカジュアルな会議をいつでも実施することができます。これにより、複数の小規模なコミュニティーで多くのことが事前に解決され、会議では、参加者全員にとって本当に重要な議題のみが取り上げられるようになります。

Lync では PowerPoint のプレゼンテーションの共有だけでなく、そのプレゼンテーションへの共同での書き込み、ファイルの共有、デスクトップやアプリケーションの共有と共同での操作、ホワイトボードへの共同での書き込み、アンケートの取得などができるため、画面上でリアル タイムかつ濃密なディスカッションが可能です。PC さえあれば全員が手元で操作できるため、参加者全員が積極的に関与し、適切な意思決定を促進します。

プレゼンテーションの実施や書き込み、音声はすべてレコーディングが可能で、Lync 独自の形式のほか、Windows Media Video 形式にエンコーディングすることができます。会議の模様をすべて後から参照することができるため、どうしても参加できなかったメンバーにもまったく同じ内容の情報を伝えることができます。また、書き込みを行ったプレゼンテーションは、書き込み情報ごと XPS 形式のファイルにエクスポートされるため、レコーディング映像と合わせて、正確な会議記録になります。

このように、デスクトップから参加できる Lync のオンライン会議では、会議に IT ならではの効率性をもたらし、会議のあり方を変えます。