Microsoft Lync 2010 次世代のコミュニケーション – IM


電子メールがもたらすコミュニケーション ロス

前回もご紹介の通り、電子メールはもはやビジネス コミュニケーションの標準ツールとなっています。しかし、電子メールの利用が増えるほど、各個人のメッセージ管理は大変困難になります。1 日に受け取るメールの量が数百通にも上るようになると、メールの処理だけで膨大な時間を要することになります。メールは手紙と同じで、その性質上、開封してみないと内容がわかりません。受け取ったメールの要不要を確認するには、開封してみるしかないのです。もちろん、送り主や送り先、件名などである程度アタリはつけられますが確実な仕分けは不可能です。

電子メールは相手の行動を邪魔しないため、非常に気軽に呼びかけられるツールです。それがゆえに、顧客からの重要な用件と、同僚や友人からのプライベートな呼びかけが区別なく紛れ込んでいます。また、電話なら質疑応答の繰り返しですぐに解決するような問題までメールが使われることも多く、ほんの数人により延々と続けられるメールのやり取り (チェーン メール) を、大多数のほぼ無関係のユーザーが受け取り続けなければならないこともあります。さらに、文章は会話よりもニュアンスが伝わりづらく誤解を招くことがありますし、やりとりの初期の段階で顧客など外部のユーザーが含まれていたことが失念され社内コミュニケーションが外部に漏れてしまうような事態も起きています。そしてこれらの膨大なメッセージの山から重要な情報を見つけ出すのは相当に困難です。

これは、メールの手軽さと、非同期ツールでありリアル タイムなコミュニケーションに向いていないという特質から生まれる非効率性です。したがって、メールよりもさらに手軽でリアル タイムなコミュニケーション ツールがあれば回避できます。

 

Microsoft Lyncの IM はリアル タイムなメモ交換ツール

企業内でのインスタント メッセージング (IM) 導入に懐疑的な方もまだいらっしゃるかもしれません。しかしすでに多くのユーザーが Windows Live Messenger などのインターネット上のパブリック IM ツールをプライベートで使っており、企業内に導入しても違和感なく使い始めることができるでしょう。そしてパブリック IM とは違い、Lync の IM はガバナンスの効いたツールであり、前述のようなコミュニケーションの無駄やリスクをなくす切り札となります。

電子メールが手紙だとすれば、IM はメモのようなものと考えていただければわかりやすいでしょう。IM でメッセージを送った時、相手が席にいなければそれはまさに伝言メモとして、相手の PC 上にポップアップされた Lync 2010 クライアント上に表示されます。IM でメッセージを送った時、相手が席にいたならば、メモのすばやいやり取りによってリアル タイムな会話ができます。メールとは違ってすぐに相手に届きますし、電話とは違ってデバイスに縛り付けられることはありません。チェーン メールになりがちな、細かな質問のやり取りも、IM なら簡単に解決できます。

 

 

Lync の IM では、テキストだけでなく、添付ファイルの送受信もできます。メールを使わずにちょっとしたファイルを相手に送ろうとすると、どこかの共有フォルダーにそのファイルを保存し、フォルダーのアドレスを伝えるといったいくつかのステップを踏まなければなりません。Lync の IM ならば、メッセージ入力エリアにファイルをドラッグ アンド ドロップするだけで、そのファイルが相手の IM に届きます。さらに、マイクを使った音声や Web カメラを使ったビデオ映像の通信や、アプリケーションやデスクトップの共有ができますので、相手の声色や表情をうかがいながら、複数人での密なコミュニケーションを図ることができます。そしてこれらのさまざまなコミュニケーション手段は、1 つの Lync 2010 クライアント上で、スムーズに切り替えることができます。たとえば最初はテキストでの IM を行い、必要に応じて音声やビデオを呼び出し、他のユーザーを招待し、自分の Excel を他のユーザーにも操作してもらいながらディスカッションを深める、といったことがすばやくワンクリックでできるのです。この今までにないコミュニケーション方法は、ユーザーの生産性を大幅に向上し、コミュニケーション ロスのリスクや移動などにかかるコストを大幅に削減します。

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