機微な情報を含む電子メールを不適切な相手に送信することを回避


できること

Outlook と Exchange Server、Active Directory Rights Management サービスの連携により、うっかりミスによるメールの誤送信を防ぎ、機密情報が入ったメールを自動的に暗号化することが可能になります。

 

解決したい課題

今や電子メールはビジネスにおいて必要不可欠なツールですが、誤送信にまつわる問題は絶えません。社内のメンバー同士のやり取りのスレッドに含まれる機微な情報を、うっかり社外の顧客に転送してしまうことで、ビジネスに深刻な影響を与えるような事態に発展することもあります。

 

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Outlook と Exchange Server の連携機能である ”メールヒント” により、宛先に外部ユーザーや数多くのユーザーが含まれている場合、メール送信前に画面上部に警告メッセージを表示します。この機能でうっかりミスによるメールの誤送信を防ぐことができます。

また、Active Directory Rights Management サービスとの連携を追加することにより、メールに特定の文言が含まれていた場合や、送信先や送信元などの条件に応じて、自動的にメールを暗号化し、転送禁止やコピー禁止などの権限設定をすることも可能となります。ユーザー各自の判断や手動での権限設定に依存することなく、組織内で同一の設定を展開することができます。

また、宛先や含まれる文言等の条件によって、最終的なメール配信には、上司の承認が必要である、といったメールの流れをコントロールするフローを作成することができます。この場合は、上司はメールの中身を確認後、承認または却下を選択できます。Outlook と Exchange Server の組み合わせは、使いやすさの追求はもちろんのこと、現代のメッセージング環境に求められるセキュリティ対策も追及しています。


 

 

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