関心のあるテーマについての最新情報を自動的に受け取る


できること

自分から情報を探しに行かなくても、関心のある話題や自分と関係の深い専門分野、同僚などに関係する情報など、自分との “つながり” の先にある更新を購読し、最新の情報を自動的に受け取ることができます。またこれらの “つながり” はメールやチャットなどのやり取りの情報をもとにアップデートされます。

 

解決したい課題

組織内では日々膨大な情報が作成され、流通しています。これらの情報の中から、自分にとって価値あるものをキャッチし活用することは、現代のビジネス パーソンの生産性に大きく影響を与えますが、容易なことではありません。日々発生する業務情報は、ビジネスが動いている部分で発生し、その活動のために最適化された形で活動に近い場所に保管されるため、再利用性を高めるために、たとえば保管するフォルダやサイトを決めて情報を共有するなど、系統立てた運用はユーザーに大きな負荷をかけることとなり、事実上その実施は困難です。検索システムの導入によりその問題の多くを解決することはできますが、ただし検索は情報が必要になる都度実行しなければならず、また具体的なキーワードがなければ、つまり必要となる情報が決まっていなければ情報の入手はできません。

しかし現実には、組織内で共有される文書はインターネット世界とは異なり「検索されること」を意識して作成されていないために、特定のキーワードによる検索結果の上位にヒットしなくても、そのキーワードにとって重要な情報が含まれた文書が数多く存在します。また新しいビジネス上のアイデアが、当初の目的とは異なる形で花開き、成果に大きく貢献することもしばしばです。これらの貴重なビジネス チャンスの発掘は、偶然に頼るしかありませんでした。

 

2010 シリーズ Office 関連製品群で解決

SharePoint Server 2010 には、組織やプロジェクトのような公式なネットワークには含まれない、非公式なソーシャル ネットワークをサポートする様々な機能が搭載されています。

新たに登場したタグ付け機能を利用することで、文書ファイルやページなど、SharePoint 上のコンテンツに目印をつけ、再利用性を高めることができます。中央の管理者が統制する用語辞書を使ってコンテンツを構造的に管理、共有する「タクソノミー」形式と、ユーザーがコンテンツに対して自由に任意のタグをつけることで自身による情報の再利用性、および人を経由した情報発掘をサポートする「フォークソノミー」形式の2種類のタグ形式を持ち、目的に合わせた効果的な情報管理と活用が可能になります。

 

また、自分の興味分野や仕事仲間などを「購読」設定しておくことで、自分の興味のある分野における情報更新や、仕事仲間がつけたタグ、プロファイル変更や “つぶやき”、メモ掲示板への書き込みなどをリアルタイムに把握することができます。この機能によりユーザーは、情報を必要としていない、あるいは必要な情報が分からない場合にも、最新の価値ある情報をつかみ取ることができるようになります。情報を「探し当てる」のではなく、自分にとって重要な情報を「教えてもらう」ことができるため、価値ある情報を素早く的確に入手できるようになります。

Comments (0)

Skip to main content