情報を構造化し、活用レベルを上げる

できること

情報検索の際に、複雑な条件式やキーワードを組み合わせなくても、適切な文書ファイルやその情報についてよく知っている人を素早く探し出し、活用できるようになります。

解決したい課題

近年多くの企業や組織において、紙文書の電子化や業務フローのシステム化が進み、インフォメーションワークの生産性は爆発的に向上してきました。今や IT システムなしに業務の継続は困難と言っても過言ではありません。それに伴い、社内に蓄積される文書ファイルなど、電子化された情報の量もまた、指数関数的に増加しています。その結果、必要な情報を探し出す際に、いくつかの問題に直面するようになっています。

多くの場合、電子化された情報は、業務や部門ごとに最適化されたシステムに沿って蓄積されていくため、情報を一元的に探し出すことができません。エンタープライズ検索ツールを導入するケースも増えてきていますが、インターネット上のコンテンツとは異なり、企業内に蓄積されている情報は「検索される」ことを想定して作られていないため、重要な情報が見つけられなかったり、逆に雑多な情報が数多くヒットすることで本当に必要な情報をより分けるのに時間がかかってしまったり、といった状況が発生しやすくなります。またどうしても発見できない情報、不足している情報については、それらを持っていそうな社内の専門家を探し出す必要がありますが、部門や役職だけを手掛かりに真のエキスパートを見つけるのは大変困難です。この結果、組織内の個人に蓄積された知識や経験、ノウハウも、十分に共有されてきませんでした。

2010 シリーズ Office 関連製品群で解決

SharePoint Server 2010 と FAST Search for SharePoint 2010 を組み合わせて利用すれば、システムを横断して、必要な情報や、その情報について詳しく知る人を一度に迅速に探し出すことができるようになります。SharePoint に格納されたコンテンツだけではなく、ファイル サーバーやロータス ノーツ／ドミノ文書なども検索可能です。さらに文書だけでなく業務システム内のデータも、迅速かつ安全に検索することができます。これにより各業務システムに格納されている様々な情報へのアクセスを、物理的にリポジトリ統合することなく、検索システムだけで一元化することができ、ユーザーや IT 部門の業務生産性が大幅に向上します。

SharePoint Server 2010 と FAST Search for SharePoint 2010 では、文書ファイルの作成者や作成日時、格納場所など属性情報、および文書内の様々な要素 (製品名や型番等) などを自動的に抽出し、それらを用いて検索結果を分類、体系化することができます。これにより、検索結果から簡単かつ的確に目的の情報を絞り込むことができるため、検索結果が多すぎて必要な情報を結局探し出せなかったり、絞り込みのためにキーワードを連ねすぎて検索結果がゼロ件になってしまったり、という無駄な時間を浪費することがなくなります。

入力した検索キーワードについてよく知る人を同時に検索することもできます。SharePoint の標準機能である「個人用サイト」に自分の持つスキル、専門領域、関心のある分野等の情報を入力することで、それらの情報を用いてエキスパート検索 (Know-Who） を行うことができます。

SharePoint Server 2010 と FAST Search for SharePoint 2010 は高度な検索機能により、人の頭の中の知識も含めて社内に散在する情報を一元化、それらをさまざまな要素で分類、体系化することで、ユーザーが必要としている情報に迅速にアクセスできるようにし、情報を探し出すコストと時間を大幅に削減することができます。社員個々人の生産性の向上だけではなく、人と情報、人と人とを結びつけることで、組織全体の知力を高めることができる、強力なビジネスプラットフォームなのです。