散在する文書ファイルを、メタデータを使って柔軟に管理し素早く活用


できること

保存された文書ファイルに「タグ」を付けることで、保存場所や形式に関わらず、必要な文書ファイルを素早く簡単に入手できるようになります。

 

解決したい課題

文書ファイルを使った共同作業のシーンが増えるにつれ、ネットワーク上に大量の文書ファイルが散らばるようになってきました。多くの企業や組織では、ファイルサーバーに共有ファイルを格納し、フォルダやファイルの命名規約を設けるなどして、保存した文書ファイルを再利用できるようにしてきました。これは紙の書類の保管方法と近いため、ユーザーに戸惑いが少なく、またファイルサーバーがいっぱいになっても、ディスクや新たなサーバーを単にネットワーク上に追加するだけで済むため、非常に好まれる方法です。

しかし、この方法では、時間の経過とともに、目的に応じてどんどんフォルダの数が増えていくことになります。さらにファイルサーバーの追加なども行われるようになると、次第に必要なファイルを見つけにくくなっていきます。特定のキーワードを使って、ファイル名や文書ファイルの内容を検索するという方法も考えられますが、それらにキーワードが含まれているからといっても、果たしてその文書ファイルが目的にかなうものであるかどうかは分かりません。

 

2010 シリーズ Office 関連製品群で解決

SharePoint Server 2010 を使えば、文書ファイルなどのコンテンツに「メタデータ」と呼ばれるタグを付けることによってコンテンツを特性や分類によって管理、コンテンツの物理的な置き場所や命名ルールに頼ることなく、必要な情報を素早く引き出せるようになります。

メタデータには「タクソノミー」と「フォークソノミー」の 2 種類があります。タクソノミーは中央で集中管理されるメタデータで、管理者があらかじめツリー状の用語構造を定義しておくことで、ユーザーはコンテンツの作成または編集の時に、決められた候補の中から最適なメタデータを選択することができます。フォークソノミーはユーザーが自由に追加できるタグで、自分がそのコンテンツを再利用するために付加するブックマークのような役割を果たします。

タクソノミーを使えば、コンテンツを素早く見つけるためのナビゲーション メニューを作ることができます。SharePoint Server 2010 のドキュメント ライブラリでは、画面左側に「メタデータ ナビゲーション」ツールを追加し、あらかじめ定義されたメタデータの一覧を表示することができます。このメタデータはフィルタの役割を果たすため、一覧から任意のメタデータを選択すると、サイトに保存されている様々なドキュメントなどのコンテンツの中から、適切なコンテンツのみを選別して画面中央に表示します。またメタデータは階層構造で定義することができるため、例えば “製品グループ” – “製品名” – “型番” のように親子関係があるメタデータをツリー状に編成しておくことで、必要なコンテンツの掘り下げが簡単にできるようになっています。これにより、コンテンツの実態がどのようなフォルダ階層に保存されているのかをまったく意識することなく、必要な情報の選別が非常に容易になります。

 

 

フォークソノミーは情報の構造的な整理には不向きですが、ユーザーがどんな情報を作り出しており、どんな情報を欲しているのかをすぐに把握することができます。ページやコンテンツで「お気に入り」ボタンを押すと、ユーザー自身が再びそのコンテンツへのアクセスすることが簡単になりますが、それだけではなく、どのようなユーザーがこのコンテンツに興味を持っているのかを測る重要な手掛かりともなります。また「タグクラウド」を使って組織全体で関心の高いコンテンツに素早くアクセスしたり、「個人用ネットワーク」を使って同僚や自分と同じ興味分野を持つ人がどのようなコンテンツにタグを付けたのかを知ったりすることもできます。

 

 

このように SharePoint Server 2010 のメタデータは、新しい情報活用スタイルを提供します。構造的なコンテンツの管理性と活用レベルを向上し、組織内部に埋もれがちな情報を素早く発掘する手段を提供するメタデータにより、情報活用とコミュニケーションが一段と活性化されます。

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