Office 2016 im Review


Office 2016 ist das neueste Werkzeug aus der Office Reihe. Was kann dieses neue Toolset und welche Neuigkeiten verbergen sich in dieser Office Version? Lohnt sich ein Umstieg?

Im normalen Office Alltag vieler Unternehmen ist Microsoft Office nicht mehr wegzudenken: Das neue Office-Paket bietet die gewohnten Funktionen wie Outlook, Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Präsentationen und vieles mehr. Bei jeder neuen Version werde ich von unzähligen Unternehmen gefragt: „Lohnt sich ein Umstieg? Ich verwende heute maximal 10% des gesamten Funktionsumfanges, für meine Ansprüche reicht das.“ Für Standardanforderungen wie Texte schreiben reicht eine ältere Version genauso gut, das neue Office 2016 ist jedoch einen Blick wert, da es – vor allem in Kombination mit Office 365 – den Anwendern hilft, neue Produktivität zu verwirklichen.

Moderne Dateianhänge

Schluss mit dem Versand von Dateianhängen – das könnte mit einer neuen Funktion aus Outlook 2016 bald Realität werden. Dokumente, die in OneDrive for Business gespeichert wurden werden damit nicht mehr versendet und damit in unzähligen Versionen abgespeichert, sondern mit Hilfe der modernen Dateianhänge verteilt. Wird ein Link zum Originaldokument eingefügt und kann der Anwender noch entscheiden, ob das Dokument editierbar ist oder nicht.

Ein solcher Dateianhang wird mit dem kleinen Wolkensymbol rechts unten im Dokumenttyp-Symbol visualisiert.

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Für das Dokument können Berechtigungen gesetzt werden. Somit kann der Empfänger entweder lesen oder bearbeiten. Wird das Dokument geöffnet, öffnet es sich vom Originalablageort und wird dort bearbeitet, was viel Zeit spart.

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Eine weitere neue Funktion ist die Möglichkeit, Dateien direkt aus Office heraus freizugeben. Ein geöffnetes Dokument wird damit mit einem anderen Anwender geteilt und per E-Mail versendet.

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Co-Authoring

Word, Excel und PowerPoint bringen Funktionen mit, um gemeinsam an Dateien arbeiten und gleichzeitig Änderungen durchführen. Während der Bearbeitung wird gekennzeichnet, woran der jeweils andere Anwender arbeitet. Diese Funktionalität wurde aus Office 2013 übernommen und weiterentwickelt. Co-Authoring ist nicht nur mit den Web-Versionen von Office, sondern auch mit den Desktop-Versionen möglich. Leider gilt das jedoch (noch) nicht für alle Mitglieder der Office Familie. Co-Authoring von Excel ist beispielsweise nur über die Office Online Version möglich.

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Co-Authoring ist über Skype for Business möglich. Während eines Onlinemeetings können gemeinsam Änderungen an einem Dokument durchgeführt werden.

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Sollte es mit der Zusammenarbeit nicht gut geklappt haben, hilft Office 2016 direkt aus der jeweiligen Applikation auf eine frühere Dateiversion zurück zu gehen.

Neue Office Layouts

Office 2016 hat neue Layouts erhalten, sogenannte Themen. Es stehen drei unterschiedliche Farben zur Verfügung, das von Office 2013 gewohnte „Weiss“, ein buntes Thema bringt höhere Kontraste und Farben, die je nach Applikation unterschiedlich sind, das Dunkelgraue Thema schont die Augen.

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Neue Assistenten und „Einblicke“

Office Programme warten mit einer neuen Hilfestellung auf und sollen Anwender unterstützen, Aufgaben in Office schneller zu erledigen. Der Anwender gibt seine Fragen in Form von Text in ein Suchfeld ein und erhält daraufhin die am besten geeigneten Antworten um eine bestimmte Funktion zu verwenden.

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Mit der Funktion der intelligenten Suche erhält man sogenannte Einblicke. Mit dieser Funktion können Fragen direkt aus der Applikation herausgestellt und beantwortet werden. Diese Funktion wird von der Bing Suchmaschine bereit gestellt und kann beim Editieren von Texten hilfreich sein.

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Neue Diagramme in Excel

Excel bringt neue Diagrammtypen und eine Prognoserechnung mit sich: Sunburst, Treemap, Wasserfall, Pareto, Histogramm und Kastengrafiken helfen bei Auswertungen und stellen Daten besser verständlich dar.

 

Das Sunburst Diagramm eignet sich zur Anzeige von hierarchischen Daten. Jede Hierarchieebene wird durch einen Ring oder Kreis angezeigt. Der innerste Kreis ist die oberste Ebene der Hierarchie. Damit wird die Beziehung der Hierarchieebenen grafisch dargestellt.

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Das Treemap Diagramm stellt ebenfalls Hierarchien dar, dieser Diagrammtyp eignet sich am besten zur Darstellung von Verzweigungen. In diesem Diagrammtyp werden Größenverhältnisse gut dargestellt und sind auf einen Blick vergleichbar. Das Treemap Diagramm hilft bei der Mustererkennung, Kategorien werden nach Farbe und Nähe dargestellt. Das Treemap Diagramm kann auch problemlos mit umfangreichen Daten umgehen.

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Das Wasserfalldiagramm hilft bei der Darstellung von Werten und wie diese durch positive und negative Werte beeinflusst werden. Gewinn- und Verlustrechnungen sind etwa ein Beispiel für die Darstellung des Wasserfalldiagrammes. Das Histogramm zeigt die Verteilung einer Anzahl an Elementen nach Häufigkeit an. Im Pareto Diagramm wird dargestellt, wie die Häufigkeit in der Verteilung aussieht. Ein Beispiel hierfür wäre etwa ein Restaurantbetrieb, der wissen möchte, was die Gründe für seine fallenden Umsätze sind und seine Kunden befragt. Die Antworten reichen von kaltem Essen bis zu langen Wartezeiten. Im Pareto Diagramm sortiert der Restaurantbesitzer die Antworten und erkennt dadurch sofort, dass 80% der Ursachen sind, dass die Wartezeiten zu lange sind und es zusätzlich zu wenige Beilagen gibt.

Das Kastengrafikdiagramm stellt wie das Histogramm Häufigkeiten dar und zeigt in diesem Fall Ausreißer und Mittelwerte. Dieses Diagramm ist für statistische Auswertungen gut geeignet.

Excel erstellt aus zeitbasierten Verlaufsdaten eine Prognoserechnung. Eine Prognoserechnung kann helfen, zukünftige Werte zu schätzen, etwa erforderliche Lagerbestände oder langfristige Investitionen. Konfidenzintervalle helfen bei der Genauigkeit der Prognoserechnung.

Outlook und Clutter

Ein deutsches Wort für Clutter zu finden, ist schwierig. Das Wörterbuch übersetzt Clutter mit Störung, Stördaten oder Durcheinander. Dass es keine gute Übersetzung für Clutter gibt, hat sich wohl auch Microsoft gedacht und den Begriff nicht eingedeutscht. Am ehesten trifft noch Durcheinander zu. Clutter ist eine Funktion, die helfen soll, E-Mails, die mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht gelesen werden, bereits vorab zu erkennen und auszusortieren. Clutter in Outlook funktioniert nur in Verbindung mit einem Office 365 Abonnement, da Exchange Online mitverfolgt, welche Nachrichten gelesen werden und welche nicht und diese damit nach und nach automatisch aussortiert.

 

Clutter ist definitiv eine Funktion, die jenen Personen hilft, die sehr viele Nachrichten in Ihrem Posteingang haben. Damit kann aus technischer Sicht besser nachvollzogen werden, ob Nachrichten wichtig oder unwichtig sind. Gehören Sie zu den Glücklichen, die ihren Posteingang toll aufgeräumt und leer haben, hat Clutter nichts zu lernen und wird nicht gut funktionieren. Ansonsten bringt Clutter einen erheblichen Mehrwert. Clutter entfernt Nachrichten aus dem Posteingang, die als unwichtig klassifiziert werden. Clutter ist lernfähig. Der Anwender kann Nachrichten als unwichtig einstufen oder sie als wichtig darstellen indem sie vom Clutter-Ordner in den Posteingang zurück geschoben werden.

Office 365 Gruppen

In Office 2016 ist die Zusammenarbeit über Applikationsgrenzen hinweg das zentrale Thema. In Office 365 finden sich die neuen Office 365 Gruppen –und nur dort, denn diese Funktionalität gibt es nicht in On Premises Installationen von Exchange und SharePoint. Diese Gruppen erhalten eine eigene E-Mail Adresse, einen Kalender, ein Notizbuch und OneDrive for Business als Dateiablage. Gruppen haben eine eigene Kommentarfunktion, Benutzer können sich schnell austauschen, chatten und Nachrichten mit „gefällt mir“ markieren. Mit einer eigenen mobilen Applikation ist der Anwender mobil mit seiner Gruppe verbunden.

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Gruppen sind damit das perfekte Werkzeug für die Teamarbeit. Jede Gruppe kann E-Mails empfangen, Themen können diskutiert werden, Nachrichten werden geteilt, Gruppenmitglieder können in Gruppen ein- und wieder austreten. Mit Office 365 Gruppen zeigt Microsoft, dass Anwender ihre Zusammenarbeit auch Applikations-übergreifend organisieren können. Gruppen können sowohl von normalen Anwendern als auch von Administratoren erzeugt werden. In Outlook sind Gruppen perfekt integriert, was die Zusammenarbeit stark vereinfacht.

 

Office wird mobil

Office ist auf allen mobilen Plattformen vertreten, egal ob man iOS, Android oder ein Windows Telefon hat, Office ist überall verfügbar. Kürzlich geöffnete Dateien sind auf jedem Endgerät schnell gefunden und abrufbar.

Die Bearbeitung komplexer Excel Dateien mag hierbei nicht das Ziel gewesen sein. Durch Office auf mobilen Geräten hat der Benutzer die Möglichkeit, Änderungen schnell vorzunehmen und zu ändern. Für mich stellt sich die Frage, ob ich in Zukunft statt mit meinem Notebook zu präsentieren, stattdessen ein Windows Phone mit Windows 10 und Continuum verwenden werde und damit in Microsoft Office arbeite.

Lizenzvarianten

Office 2016 steht in den unterschiedlichsten Lizenzvarianten zur Verfügung. Microsoft bemüht sich, für jeden Anwender das passende Lizenzmodell bereit zu stellen. Über die Lizensierung mittels Office 365 gibt es ein bequemes Mietmodell, welches mir –nach verwendetem Lizenzmodell –die Mehrfachnutzung auf mehreren Geräten, unabhängig davon, ob es MacOS oder Windows ist, auf Android, iOS und Windows Phone anbietet.

Zu unterscheiden sind Einzellizenzen und solche, die über Office 365 als Mietvariante gekauft werden. Die Lizensierung für Unternehmenskunden wäre ein weiterer, hier nicht behandelter Bereich.

Im Office Store können derzeit folgende Einzelprodukte gekauft werden:

  • Office Home & Student 2016 (Einzellizenz zu kaufen)
  • Office 365 University (nur für Studenten, für 4 Jahre)
  • Office 365 Personal (Einzellizenz in Miete)
  • Office 365 Home (5 Computer/Macs/Tablet in Miete)
  • Office Home & Business 2016 (Einzellizenz zu kaufen)
  • Office Professional 2016 (Einzellizenz zu kaufen)

In folgenden Office 365 Plänen ist Office enthalten. In diesen Plänen finden sich nach Auswahl Mehrwertdienste wie E-Mail, SharePoint Online, Yammer, Skype for Business Online

  • Office 365 Business (5 Computer/Macs/Tablet in Miete)
  • Office 365 Business Premium (5 Computer/Macs/Tablet in Miete)
  • Office 365 ProPlus (5 Computer/Macs/Tablet in Miete)
  • Office 365 Enterprise E3 (5 Computer/Macs/Tablet in Miete)

Dazu eine tabellarische Übersicht

Name

Miete/Kauf

Enthaltene Produkte

Wie oft installierbar

Unterstütze Plattform

Zusätzlich

Office Home & Student 2016

Kauf

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

1 Gerät

Windows

Mac

Office 365 University

Kauf – gültig für 4 Jahre

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

Access

OneDrive

Skype

2 Geräte

Windows,

Mac,

iPad

Android-Tablet

Windows-Tablet

1 TB cloud Speicher auf OneDrive

60 Skype Gesprächsminuten pro Monat für 1 Benutzer

Fortlaufende Updates

Office 365 Personal

Miete

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

Access

OneDrive

Skype

1 Gerät

Windows,

Mac,

iPad

Android-Tablet

Windows-Tablet

1 TB cloud Speicher auf OneDrive

60 Skype Gesprächsminuten pro Monat für 1 Benutzer

Fortlaufende Updates

Office 365 Home

Miete

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

Access

OneDrive

Skype

Je 5 Geräte (PC und Tablet)

Windows,

Mac,

iPad

Android-Tablet

Windows-Tablet

1 TB cloud Speicher auf OneDrive pro Benutzer

60 Skype Gesprächsminuten pro Monat pro Benutzer

Fortlaufende Updates

Office Home & Business 2016

Kauf

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

1 Gerät

Windows

Mac

Office Professional 2016

Kauf

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

Access

1 Gerät

Windows

Office 365 Business Essentials

Miete

OneDrive for Business

Skype for Business Online

Exchange Online

kein Office für den Client

Windows,

Mac,

iPad/iPhone

Android-Tablet / Android Phone

Windows-Tablet/Windows Phone

Office Online

1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer

Office 365 Business

Miete

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

OneDrive for Business

Je 5 Geräte (PC/Tablet/Phone)

Windows,

Mac,

iPad/iPhone

Android-Tablet / Android Phone

Windows-Tablet/Windows Phone

Office Online

1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer

Office 365 Business Premium

Miete

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

OneDrive for Business

Skype for Business Online

Exchange Online

Je 5 Geräte (PC und Tablet)

Windows,

Mac,

iPad/iPhone

Android-Tablet / Android Phone

Windows-Tablet/Windows Phone

50 GB Mailbox mit Exchange Online,

Office Online

1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer

Skype for Business Online

Yammer

Office 365 ProPlus

Miete

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

Access

Skype for Business Online

Je 5 Geräte (PC und Tablet)

Windows,

Mac,

iPad/iPhone

Android-Tablet / Android Phone

Windows-Tablet/Windows Phone

 

Office 365 Enterprise E3 / E5

Miete

Word,

Excel, PowerPoint, OneNote

Outlook

Publisher

Access

Skype for Business Online

Je 5 Geräte (PC und Tablet)

Windows,

Mac,

iPad/iPhone

Android-Tablet / Android Phone

Windows-Tablet/Windows Phone

50 GB Mailbox mit Exchange Online,

Office Online

1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer

Skype for Business Online

Yammer

E-Mail Verschlüsselung

E-Mail Archiv

Intranet Site mit SharePoint Online

Fazit

Office 2016 legt deutlich Wert auf eine bessere Zusammenarbeit. Damit wird es Anwendern leicht gemacht, zusammen zu arbeiten. Meine Lieblingsfunktionen finden sich in den modernen Dateianhängen, da diese helfen, die Produktivität zu steigern, indem Dokumente via E-Mail versendet werden und nachträglich zusammengeführt werden müssen.

Mit dem Co-Authoring sind Benutzer in der Lage, in Echtzeit Änderungen an Dateien vorzunehmen, was eine Zeitersparnis darstellt. Office hat sich damit von einem Werkzeug für einzelne Anwender zu einem Toolset für Alle entwickelt.

Dem Trend zu mobilen Geräten wird Rechnung getragen: die Strategie Microsoft’s, seine Applikationen auf allen Plattformen anzubieten zeigt, dass durch Offenheit und Zusammenarbeit neue Marktanteile gewonnen werden können. Damit ist klargestellt, dass nicht das verwendete Endgerät ausschlaggebend für Produktivität ist, sondern das Endgerät in den Hintergrund rückt. Wichtig ist nicht, was man verwendet, sondern wie man am Liebsten arbeitet. Denn das (gemeinsame) Arbeiten soll auch Spaß machen.

Comments (1)
  1. Hallo Martina,

    ein sehr interessanter aus ausführlicher Artikel!

    Ich habe noch eine Frage:
    Kann man eine Studentenversion von Project und/oder Visio 2016 erwerben, etwa bei Office 365 University?
    Leider stellt meine Bildungseinrichtung (Deutschland, IHK Oberfranken) keinen DreamSpark-Zugang zur Verfügung.

    Oder gibt es zumindest eine Evaluation-Version von Project und/oder Visio 2016?

    Gruß
    Johannes

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