Yammer mit Exchange Verteilerlisten vergleichen


Vor kurzem habe ich an einer Umfrage teilgenommen, an der eine Gruppe entschieden hat, ob die derzeit bestehende Verteilerliste gegen eine Yammer Gruppe getauscht wird. In den Umfrageergebnissen gab es viel für und wider. Viele der Teilnehmer haben in den Kommentaren genau ausgeführt, warum sie die Exchange Verteilerliste behalten wollen oder warum sie Yammer einsetzen wollen. Dabei gab es viele interessante Argumente und Ansichten, von denen ich die wichtigsten in diesem Blogartikel erwähne und wie man diese in Yammer umsetzen kann.

Das Wichtigste jedoch zuerst: Exchange Verteilerlisten und Yammer Gruppen sind beides Tools die uns bei unseren täglichen Aufgaben unterstützen. In diesem Blogartikel möchte ich vor allem die Benutzer von Exchange Verteilerlisten auf ihrem Weg zu Yammer unterstützen.

Die häufigsten Argumente, die Verteilerliste weiter zu verwenden waren:

  • Es gibt keine Offline Verfügbarkeit / kein Offline Archiv für Yammer
  • Es ist einfacher einem Thread in Outlook als in Yammer zu folgen
  • Yammer hat keine gute Benachrichtigungsmöglichkeit
  • In Yammer kann ich keine Anhänge und Bilder einfügen
  • Es ist schwierig, für mich relevanten Inhalt in Yammer zu finden
  • Yammer sendet zu viele Informationen aus
  • Es wird nur ein Account in Yammer unterstützt

Yammer sendet zu viele Benachrichtigungen aus oder – ich kriege mehr E-Mails als vorher!

Wenn sich Benutzer bei Yammer anmelden laden sie Freunde und Kollegen ein, füllen ihr Profil aus, abonnieren Gruppen und folgen anderen Kollegen und Freunden, die bereits in Yammer vorhanden sind. Nach einiger Zeit bemängeln diese Benutzer, dass sie sehr viele E-Mail Benachrichtigungen von Yammer erhalten – für die unterschiedlichsten Dinge. Um nur jene Benachrichtigungen zu erhalten, die auch wirklich wichtig sind, sollten Benutzer ihre Benachrichtigungen nach eigenen Wünschen adaptieren. Dazu wechseln Sie einfach in Ihr Benutzerprofil und dort in den Menüpunkt Benachrichtigungen. Hier sind sehr viele Checkboxen, damit Sie die Benachrichtigungen ganz nach Ihren Vorstellungen anpassen können.

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Auch für die Zusammenfassung können Sie auswählen, ob diese täglich oder wöchentlich versendet werden soll.

Ich habe diese Zusammenfassung bei den meisten Netzwerken auf wöchentlich gestellt, nur bei den für mich wichtigsten Netzwerken abonniere ich die tägliche Zusammenfassung.

Behandle Yammer wie eine Verteilerliste

Ist Outlook ihr alltägliches Arbeitsmittel können sie es mit Yammer gerne weiter verwenden! Es gibt keinen Grund, Yammer nur über den Browser oder über eine der Yammer Apps zu verwenden (obwohl beides wunderbar funktioniert).

Sie können auch einzelne Gruppen in Yammer abonnieren. Damit erhalten Sie für jeden Post in dieser Gruppe eine E-Mail Benachrichtigung. Wie bereits oben erläutert können Sie in Ihrem Profil unter Benachrichtigungen einstellen, welche Gruppen Sie abonnieren möchten. clip_image002

Der Vorteil dabei ist – ab sofort können Sie Unterhaltungen offline archivieren und Sie können offline darauf zugreifen. Sie können mit Outlook suchen und damit einfach so weiterarbeiten wie bisher.

Jede Yammer Gruppe hat auch eine E-Mail Adresse

Sie können in einer Yammer Gruppe via E-Mail posten. Um die E-Mail Adresse der gruppe herauszufinden, navigieren Sie zu den Zugriffsmöglichkeiten und klicken auf In dieser Gruppe per E-Mail posten.  Die E-Mail Adresse der Gruppe ist normalerweise der Name der Gruppe und der Netzwerkname.

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Wenn Sie in Ihr E-Mail Anhänge einfügen, werden diese Dateien ebenfalls gepostet.

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Auf einen Yammer thread via E-Mail antworten

Wenn Sie auf eine Yammer Diskussion antworten möchten können Sie das ebenfalls via E-Mail tun. Um zu vermeiden, dass der ganze bisherige E-Mail verlauf mitgepostet wird, beenden Sie Ihre Eingabe mit “—“ (ohne Anfürhungszeichen) und alles nach diesen beiden Bindestrichen wird nicht publiziert.

Tipp: beachten Sie bitte, dass Yammer Bilder aus E-Mail Signaturen als Anhänge interpretiert.

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Suchen, Filtern und relevante Informationen organisieren

Sofern Sie nicht die Offlinesuche über Outlook verwenden suchen Sie über die Yammer Suche. Yammer sucht nach Ihrem Suchbegriff innerhalb von Unterhaltungen, Personen, Notizen, Gruppen usw.

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Verwenden Sie Themen

Verwenden Sie Themen in Ihren Posts. Damit markieren Sie Inhalte zusätzlich. Sie können Themen auch zu bereits veröffentlichten Inhalten hinzufügen. Diesen Themen können Sie dann in Ihrer Yammer Inbox folgen.

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Schauen Sie sich den Mehr Link an

Manche Optionen sind unter Mehr zu finden. Möchten Sie einer Unterhaltung folgen, an der sie nicht teilnehmen (markiert sind oder die in einer Gruppe ist, der sie nicht angehören) können Sie dieser trotzdem über Im Posteingang folgen folgen. Ebenfalls hier finden Sie die Option, einen Post zu löschen. Oder Sie senden sich die Unterhaltung per E-Mail. Wenn Sie auf eine Unterhaltung ein Lesezeichen setzen, finden Sie dieses später unter Ihrem Profil wieder und können es später lesen.

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Benutzen Sie Ihren Yammer Posteingang!

Vor allem in großen Yammer Netzwerken kann es leicht passieren, dass Sie sich in Yammer Unterhaltungen verlieren und viel Zeit mit lesen verbringen. Alles ist interessant und schnell ist viel Zeit vergangen.

Um dies zu vermeiden, benutze ich Yammer folgendermaßen:

  • Alles was wichtig für mich ist, landet in meinem Yammer Posteingang und wird auch dort bearbeitet.
  • Am Morgen verwende ich Yammer als meine persönliche Unternehmenszeitung und “blättere” quasi durch alles – für 30 Minuten.

Man kann sich nur mit einem Yammer Accounts anmelden

Sie können sich an Yammer nur mit einem Account anmelden. Meine Lösung dafür ist einfach: ich habe ein Haupt-Yammer Account, welches ich in allen Yammer Netzwerken verwende. Ich habe auch ein zweites Yammer account – dieses verwende ich in einem alternativen Browser. Für mich sit das ein gangbarer Weg, der sehr praktikabel ist. Darüber hinaus bin ich es gewohnt, mit vielen identities zu arbeiten – Azure Active Directory, Office 365 und Yammer.

Bekämpfen Sie Yammer nicht, verwenden Sie es

Ich hoffe, meine Tipps hilft Benutzern, die noch unsicher sind, ob sie Yammer verwenden wollen.

Yammer hilft, wichtige Informationen zu teilen und auszutauschen, Innerhalb Ihres Unternehmens oder in externen Netzwerken. Ob Sie die Benutzeroberfläche mögen oder nicht, das Wichtigste ist nicht die Benutzeroberfläche sondern ob die Inhalte in Yammer relevant für Sie sind. Teil eines Netzwerkes zu sein und dort Wissen zu teilen, Fragen zu stellen und daran teilzuhaben sind wertvolle Möglichkeiten, die Sie mit Yammer erreichen können.

Deshalb: beginnen Sie, Yammer zu verwenden, bleiben Sie smart und Sie werden relevante Inhalte für sich entdecken!

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