O início do Projeto - percepções equivocadas?

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Peço que você faça um pequeno teste antes de continuar a ler esse post. Anote em um papel a sua resposta e a de outros colegas para a seguinte pergunta: "O que oficializa o início de um projeto na sua organização?"

Há cinco anos, quando fazia essa pergunta como parte de um levantamento do nível de maturidade da gerência de projetos, a maioria das respostas demonstrava que as pessoas tinham percepções diferentes ou equivocadas de quando um projeto era iniciado na empresa.

Quando o inicio de um projeto não é devidamente oficializado, o mesmo já começa com um problema grave de falha de comunicação e entendimento. Certamente os recursos necessários não serão envolvidos corretamente e a probabilidade de ocorrer atraso, mudança de escopo e aumento de custos é muito alta.

Atualmente, acredito que as empresas estejam mais preparadas devido ao grande número de pessoas que possuem certificações relacionadas à gerência de projetos. Infelizmente, isso não quer dizer que os processos estejam mais fortes ou que não ocorram equívocos sobre o entendimento de quando começa um projeto. Um dos principais benefícios em utilizar as metodologias de gerenciamento de projetos é a utilização de uma nomenclatura única para os artefatos do projeto. Por exemplo, o PMI define o Charter como o documento que oficializa um projeto, e o MSF, o documento de Visão/Escopo.

O documento que oficializa o início de um projeto deve conter uma visão macro do que necessita ser feito. Os detalhes do que fazer e como fazer deverá ser fruto da fase de planejamento. Este documento é um resumo do que se sabe sobre o projeto no seu início.

Um Charter auxilia a:

  • Ter um claro direcionamento para o projeto;
  • Ter um claro entendimento das expectativas;
  • Entender as restrições às quais o projeto está sujeito;
  • Saber quanto de risco é aceitável para o projeto;
  • Saber os limites de recursos humanos e de gastos para o projeto;
  • Saber exatamente quando o projeto termina;

Abaixo um exemplo de seções se que pode conter em um documento de Charter:

  • Objetivos do Projeto
    • Conecta o projeto aos objetivos estratégicos da organização.
    • Apresenta os problemas a resolver ou oportunidades a capturar.
  • Produtos do Projeto
    • Apresenta, explica ou detalha o produto, serviço, processo ou plano que será produzido.
  • Escopo
    • Define quais são as macro atividades que serão realizadas pela equipe do projeto.
  • Requerimentos
    • Lista e explica os requerimentos mais importantes. São as funcionalidades e as funções que se está buscando para cada entregável. Nem todos os requerimentos serão incluídos no charter, apenas os mais importantes.
  • Critério de aceitação
  • Define as condições finais de entrega. Responde as perguntas:
  • Como o cliente decidirá que está satisfeito com a entrega final?
  • Quais métricas serão usadas?

Limites do Escopo

  • Apresenta o alcance do projeto. Onde exatamente o projeto inicia e onde ele termina? O que não está incluído no escopo?

Revisões e aprovações

  • Define um calendário para as revisões e aprovações das entregas intermediárias e finais.

Relatórios de Progresso

  • Define como será controlado o andamento do projeto. Quais relatórios de progresso a gerência quer do time do projeto? Com que freqüência esses relatórios devem ser produzidos?

Composição do time

  • Apresenta a equipe de trabalho. Quem está designado para o time? Quem será o líder do projeto? Algum departamento específico deverá ser envolvido?

Cronograma

  • Apresenta o andamento recomendado. Tipicamente, o único cronograma requerido no charter é o das entregas em uma visão geral. O detalhamento do cronograma é realizado na fase de planejamento.

Limite de esforço do time

  • Define qual é a quantidade limite de tempo que o time interno do projeto pode despender?

Limite de gasto

  • Define, da mesma forma, qual é o orçamento limite para o projeto?

Restrições do Projeto

  • Apresenta alguma outra restrição de recursos que o time do projeto deve conhecer?

Prioridades do Projeto 

  • Apresenta as prioridades do projeto que o time precisa conhecer. Se o time necessitar tomar uma decisão entre mais escopo (mais funcionalidade e mais funções), menores prazos (fazer mais rápido) ou menos dinheiro, quais opções ele pode utilizar?

O charter estabelece a base para todas as atividades de planejamento. O envolvimento correto das pessoas para a confecção, revisão e aprovação economiza tempo e esforço durante o planejamento e garante que o projeto esteja na direção correta. O Charter também é uma ferramenta crucial para o entendimento do projeto por todos os envolvidos e deveria ser entregue a todos os participantes do projeto.