Planilhator de controle de custos domésticos

Início de ano é sempre um bom período para começar um controle financeiro. Não, não estou falando do controle financeiro relativo à governança de TI. Estou falando do controle pessoal.

Em 2000 eu já usava o Microsoft Money e achava aquele controle muito bem bolado, cheio de gráficos e tendências. Entretanto eu queria ter mais controle sobre meus tipos de gasto e arrumar mais uma planilha para fazer. Sou um viciado em Excel e sempre estou procurando resolver algum problema com essa ferramenta.

O resultado foi uma planilha que desenvolvi e utilizo como controle financeiro. Ela fez um relativo sucesso entre meus amigos, e alguns já utilizam versões customizadas dela. Por isso resolvi compartilhar essa planilha com vocês, e um pequeno manual de como utiliza-la.

A planilha trabalha com dois tipos de fluxo: fluxo de caixa e fluxo de competência. O fluxo de caixa é o mais praticado e deve refletir exatamente o que entra e sai da conta corrente. Neste caso, se você gastou 1000,00 no cartão, o valor aparece como gasto de cartão de crédito, sem maiores detalhes.

O fluxo por competência trabalha a informação relativa aos gastos no mês. Por exemplo, se no dia 22/01 você paga R$ 80,00 no posto de gasolina no cartão de crédito, provavelmente vai pagar por esse valor no mês de fevereiro, mas a competência desse custo é do mês de janeiro. Por isso é muito importante pegar o extrato do cartão de crédito para conciliar os gastos por competência, assim você vai saber qual mês se gasta por categoria.

Entrada de Dados

Para evitar o retrabalho a entrada de dados é bem simples. Na TAB extratos você coloca o extrato da conta corrente (pode ser mais de uma se for o caso) e dos cartões de crédito. Eu geralmente vou via Internet e exporto o extrato para um arquivo texto e importo na planilha, mas se você não se sentir seguro pode digitar os registros. O preenchimento de cada campo é fundamental para o correto funcionamento da planilha. Abaixo o que é cada campo:

• Origem: Define a origem do registro. Pode ser de uma conta corrente (sempre iniciada por CC) ou de um cartão de credito.
• Data: A data do registro. MUITO IMPORTANTE estar correta. Cuidado com as configurações de regional settings que podem trocar o mês com o dia. Outro ponto importante é quando você importa de um arquivo TXT. Verifique se o campo está como data.
• Histórico: Quando você importa o extrato do banco ele vem com um histórico que pode ser interessante guardar, como o número do cheque ou o caixa eletrônico onde houve uma retirada de dinheiro.
• Descrição: Aqui você coloca sobre o que foi o gasto ou informações pertinentes.
• Valor: Não preciso detalhar esse aqui certo? Verifique sempre se o campo esta com vírgula ou ponto. Quando você importa do arquivo TXT pode vir trocado e a planilha vai acusar erro.
• Categoria e Tipo: Esses são os campos que você usa para reconciliar os registros. A categoria é um agrupador maior, como carro. O Tipo detalha mais o gasto dentro do agrupador, no exemplo pode ser gasolina, seguro, etc. Quando você clica no campo categoria um drop-down te pergunta qual a categoria que você quer.

Exemplo

A melhor maneira de explicar é com um exemplo, então vamos lá.

A TAB configuração é onde são definidos as categorias e o nome das contas e cartões. Toda conta DEVE começar com CC, e o nome dos cartões pode ser como você quiser. Não pode repetir nome.

Obs: Caso você mude o nome de uma categoria aqui é necessário mudar na TAB CAIXA, COMPETENCIA e também no "name manager", que é onde o Excel define o nome de variáveis.

Uma vez com a configuração correta, o campo Origem deve estar preenchido de acordo com a TAB de configurações. Em nosso exemplo, temos a conta CC BancoABC e o Cartao1.

Vamos imaginar que estamos em fevereiro e a TAB de extratos está com abaixo:

Nesse exemplo temos 2 extratos de conta corrente e 2 de extrato de cartão de credito. A categoria e tipos já estão todos preenchidos. No mês de Janeiro, o fluxo de caixa foi de 1000 reais de receita contra 700 de despesa. Fevereiro foi 1000 de receita também e 1700 de despesa. Percebe-se que a conta de cartão de credito do mês anterior que foi o grande vilão.

Na TAB caixa, onde temos fluxo de caixa teremos o seguinte cenário:

Uma descrição das despesas por categoria e o balanço da conta (ou das contas) nesse caso as despesas das contas aparecem somadas, mas o saldo é dividido por conta.

A TAB de competência mostra outros valores, que são os gastos realizados nos dias do mês, independente se foram de cartão ou pagos a vista.

A informação dessa planilha mostra que o gasto foi bem maior em Jan, mas esse foi refletido em fev no fluxo de caixa. O gasto por competência é muito bom para identificarmos os itens que derrubam o orçamento.

Por hoje é só, e espero que a planilha seja um ponto de partida para o controle financeiro de cada um de vocês. A planilha se chama Pessoal 2009, formato Office 2007.