Ciclo de vida de SharePoint en las empresas – Parte 2
En el primer artículo sobre la evolución de SharePoint en las empresas mencioné algunos de las causas más habituales que llevan a las empresas a implementar este producto. Continuo contándoles como veo la evolución natural que se va dando en las empresas, siempre de acuerdo a lo que me ha tocado vivir.
Del Sitio Colaborativo a la Intranet
Había mencionado que es el área de IT la que en general comienza a usar esta herramienta. Y una vez que se consolida en dicho sector, comienza la expansión hacia otras áreas del negocio.
¿Cómo sale de IT hacia el resto de la empresa? Muchas veces lo descubre un usuario que pasaba por IT husmeando las pantallas inquietas del personal del área. Y rápidamente entiende que esa herramienta también puede ser de utilidad en su equipo de trabajo (llega con la novedad al jefe y es premiado por su innovación!).
Otras veces es ofrecida proactivamente por el área de IT cuando se solicita información sobre herramientas de gestión de documentos, colaboración o workflows. Este ofrecimiento en general viene motivado por el pensamiento: “Es un producto gratuito que no nos requerirá invertir en licencias”.
Inicialmente usamos Windows SharePoint Services para satisfacer las necesidades del usuario. Pero la implementación de una Solución sobre el mismo es el punto de inicio para el surgimiento de nuevas necesidades que excederán lo que ofrece nativamente el producto. Y de ahí estamos a un paso de MOSS 2007. Y a un paso de invertir en licencias también.
Se montan soluciones aisladas una de las otras, respondiendo a requerimientos puntuales de cada sector, sin seguir ningún lineamiento. Además de IT, algún sector adopta la herramienta para crear sus Sitios de Colaboración y trabajo en equipo. Y así comienzan a proliferar cientos de sitios de diferentes sectores, con estilos tan disimiles que nos hacen pensar si estos equipos pertenecen a compañías diferentes, algunos incluso con objetivos que no están alineados a ninguna normativa del sector y menos aún corporativa, unos desconectados de los otros y con información importante para otros sectores de la compañía.
Entre las consecuencias de lo mencionado encontramos: información duplicada, dificultad para navegar los sitios y buscar documentación de interés, sobrecarga de trabajo administrativo de los sitios, el soporte al usuario final no puede ser centralizado en un Help Desk debido a la variedad de tipos de sitios y soluciones implementadas sobre los mismos, etc. Consecuencias no visibles (a simple vista): pérdida de tiempo, mal uso de recursos corporativos, mayores costos, etc.
Alguien se da cuenta que algo anda mal… y se comienza a trabajar en la centralización de todos esos sitios en un Portal corporativo. Y podemos evolucionar lo que se conoce como Enterprise Portal: “lugar para integrar información, personas y procesos a través de los límites organizacionales. Provee un punto único de acceso, y ha sido diseñado para agrupar y personalizar la información presentada en componentes específicos”.
Este Portal es mucho más que un punto único de acceso a los Sitios que antes se encontraban distribuidos en la red interna. Porque la implementación del mismo difícilmente no venga asociada a la definición de reglas y responsables para todos los procesos de creación y publicación de contenidos. Además, nos permite ordenar y categorizar la información, simplificar las búsquedas, estandarizar el look and feel de los sitios, etc.
Cada vez con mayor frecuencia, este Portal corporativo termina convirtiéndose en el Sitio oficial de la Intranet de la empresa. De esta manera SharePoint logra llegar al status de Intranet.
Nota: la creación de este Portal no necesariamente implica que todos los sitios caigan dentro de su ámbito. Siempre existirán sitios rebeldes que lucharán por su independencia, y en ocasiones, por temas de confidencialidad de la información y por razones estrictas de seguridad, se decide no integrar ni conectar algunos sitios.
Esta información es muy útil para nuestros socios y proveedores. Se viene la Extranet…o quizás Internet…
Ciertos sitios contienen información que podría compartirse con socios estratégicos y proveedores externos.
¿Podemos publicar sólo algunos sitios de nuestra Intranet? Sí, podemos hacerlo. Y los mecanismos para hacerlo son variados tanto en el tipo de implementación como en su nivel de complejidad.
La necesidad llega, y ante la misma tendremos que buscar la mejor solución en términos de seguridad y costos de mantenimiento.
El trabajo remoto es otra de las causas que nos llevan a publicar sitios en la Extranet. En activo crecimiento el número de personas que trabajan desde su casa, este tipo de publicaciones cada vez se hacen más frecuentes.
Al fin estabilizados! Salió una versión nueva? SharePoint 20…?
Cuando ya nos hemos estabilizado con la versión actual del producto, con una o más soluciones montadas, se lanza al mercado la nueva versión con grandes mejoras, nuevas funcionalidades y posibilidades casi infinitas de configuración y personalización. ¿Qué hacemos? ¿Seguimos trabajando en los proyectos sobre la versión que tenemos?
La factibilidad técnica de los proyectos planificados a futuro y nuevos requerimientos podrían ser evaluados teniendo en mente las bondades de la nueva versión. Sobre los actuales (en los que estamos trabajando)… A menos que la nueva versión nos simplifique sustancialmente la resolución de un requerimiento, en general seguiremos adelante con la implementación en la versión actual del producto. Pero deberíamos hacerlo pensando en la compatibilidad de ese proyecto con la nueva versión.
He escuchado más de una veintena de veces la expresión: “Una versión nueva! Pero con lo que hemos trabajado para llegar a esta solución y ya tenemos que migrar…”, por supuesto que la misma va asociada con una cara de frustración a la vez que fastidio.
Pensemos en positivo! Las personas y las empresas cambian, evolucionan, y surgen nuevas necesidades, paradigmas, teorías y metodologías que aplicar. Y la Tecnología también cambia y evoluciona para responder a las nuevas necesidades de los usuarios, a la nueva realidad que día a día está ante nosotros.
Es para muchos de nosotros un desafío diario el brindar soluciones tecnológicas de alta calidad. Y para hacerlo precisamos de estos cambios tecnológicos, que nos ayudan en la ardua tarea de satisfacer a nuestros usuarios y hacerles la vida un poco más simple.
Enjoy the ride!
Saludos!
Primer artículo: Ciclo de vida de SharePoint en las empresas