Planilhas que vem e vão... Aprenda a criar Listas no WSS a partir do Excel

Freqüentemente vemos processos onde as pessoas enviam planilhas com “informações atualizadas” umas para as outras. Este método de publicar informações tem alguns problemas como, por exemplo: A informação pode não estar atualizada no momento do uso, lotam-se as caixas postais, criam-se inúmeras versões da verdade e isso ocasiona fatalmente erros nos mais variados processos. Aprenda aqui a criar listas no Windows SharePoint Services a partir de planilhas do Excel e desta forma manter planilhas sempre atualizadas.

Mão à obra...

Enviar planilhas a uma lista de pessoas com certeza não é a forma mais segura de disseminar as informações. Mesmo que estes dados sejam públicos, os usuários nem sempre podem estar trabalhando com as informações mais atuais e podem acabar tomando decisões com base em dados desatualizados. Veremos nesta matéria como é fácil criar listas no Windows SharePoint Services (WSS) a partir do Excel. Desta forma podemos manter as planilhas “linkadas” a esta lista e as informações sempre estarão atualizadas no momento do uso.

Suponhamos que exista na empresa a necessidade de publicar as informações de uma planilha de câmbio.

O primeiro passo é formatar estes dados como uma tabela. Para isso, basta clicar em alguma célula que contenha dados e clicar em “Table” dentro do menu “Insert”.

É importante formatar corretamente os tipos de dados para que a exportação mantenha a lista a ser criada conforme o documento original.

Após isso, Clique em “Table Tools”, em seguida em “Export table to SharePoint List…”

Em address, aponte para o site do SharePoint onde deseja criar a lista. Dê um nome e uma descrição à lista a ser criada e clique “Next”. No nosso exemplo, deixaremos checado o botão “Create a read-only connection…” para que usuários de posse desta planilha possam atualizá-la com o conteúdo do SharePoint.

É importante que os tipos dos campos tenham sido corretamente formatados no Excel para que no próximo passo os tipos de dados estejam corretamente definidos. Clique em “Finish”.

Pronto, a lista foi criada no SharePoint e todos os dados da planilha foram inseridos nesta nova lista.

Seguindo o link apresentado veremos a lista no SharePoint.

Pronto, as informações que antes eram disseminadas via email agora estão centralizadas na intranet da empresa.

Como criamos um link read-only entre a planilha e a lista recém criada. Quando alterarmos algum dado na lista, os usuários poderão a qualquer momento ter as atualizações. Veja o exemplo abaixo.

Quando o usuário clicar em “Refresh” no Excel. Os dados serão atualizados.

Agora podemos basear as decisões sempre com base nas informações mais atuais apenas usando o comando “Refresh” do Excel.

Autor: Rodrigo da Fonseca Paixão Pinto